tehnoloģijas

Pāreja uz mākoņrisinājumiem pieņemas spēkā

jekaterina — Wed, 08 May 2024 09:40:33 +0000

Pāreja uz mākoņrisinājumiem pieņemas spēkā

Kārlis Skalbe pasakā «Kā es braucu Ziemeļmeitas lūkoties» savulaik rakstīja, ka ziemeļos debesis esot tik zemu, ka tās varot aizsniegt ar roku. Tādēļ vietējie iedzīvotāji mākoņos virs galda glabāja karoti, ko ērti paņēma pirms ēšanas.

Mākoņi ziemeļniekiem acīmredzot ir ļoti tuvi un saprotami, jo arī mākoņpakalpojumu lietošanā viņi ir krietni priekšā pārējiem. Jaunākajā Eurostat pārskatā par mākoņrisinājumu lietojumu Eiropas Savienības (ES) uzņēmumos noskaidrots, ka visaktīvāk jaunās iespējas izmanto Somijas uzņēmēji. 2023. gadā tur mākoņos bāzētās programmas un datu krātuves lietoja 78,3% kompāniju, kamēr vidēji ES – 45,2%. Otrajā vietā Zviedrija ar 71,6%, bet trešie dāņi ar 69,5%.

Puse uzņēmumu mākonī

Ziemeļvalstu biznesa vidē mākoņpakalpojumi tika akceptēti jau pirms pandēmijas un šīs desmitgades sākumā tos jau lietoja vismaz divas trešdaļas firmu. Tādēļ ziemeļniekiem dzīve bez pašu serveriem vai datoros instalētām programmām jau ir labi zināma un pierasta. Bet kā ir ar pārējiem?

Arī citas dalībvalstis mērķtiecīgi virzās mākoņrisinājumu virzienā. Neskaitāmie pozitīvie lietošanās ērtību piemēri, aizvien daudzveidīgāks un kvalitatīvāks piedāvājums, kā arī pārliecības nostiprināšanās, ka augsta līmeņa datu centros uzņēmuma dati ir lielākā drošībā nekā pašu servera telpās, veicina uzticēšanos «mākoņiem». Tas atspoguļojas arī statistikā. Kopš 2021. gada ES mākoņpakalpojumus izmantojošo uzņēmumu īpatsvars pieaudzis par 4,2 procentiem - no 41 % līdz 45,2 %.

Augam strauji

Vēl straujāka izaugsme notiek Latvijā. Pandēmijas gados novērotā «turbo digitalizācija» nu atspoguļojas oficiālajos datos. No 28,5% mākoņservisu lietotājiem 2021. gadā esam tikuši līdz 35,8% 2023. gadā, kas nepārprotami apliecina, ka ejam uz priekšu straujiem soļiem. Straujāks izrāviens padevies vien Polijai, Ungārijai un Maltai. Tiesa nedrīkst ignorēt faktu, ka pat pēc iespaidīgā izrāviena joprojām esam saraksta lejasgalā, 7. vietā no beigām. Pie mums mākoņpakalpojumus izmanto mazliet vairāk nekā trešdaļa no visiem uzņēmumiem, kamēr vidēji ES jau gandrīz puse.

Tomēr arī no šiem faktiem varam «izlobīt» pozitīvas tendences. Proti, gan Eurostat, gan mūsu pašu «Digitālā vadītāja portreta» aptaujas dati apliecina, ka Latvijas uzņēmumu vadītāji izprot mākoņpakalpojumu priekšrocības un cenšas tās izmantot. Attieksmes maiņu redzam arī mūsu grāmatvedības un biznesa vadības sistēmas Jumis Pro lietojumā. Jau divas trešdaļas no visiem klientiem to izvēlējušies kā mākoņrisinājumu, turklāt jauno klientu vidū interese par datorā instalējamu versiju ir pavisam niecīga.

Esam novērojuši, ka, jo lielāks uzņēmums, jo augstāka interese par grāmatvedības sistēmu mākoņrisinājuma formā. Pērn apkopotajā statistikā redzams, ka pilnīgi visi Jumis Pro klienti, kuros strādā virs 250 cilvēkiem, lieto grāmatvedības sistēmu mākoņpakalpojumā, 50 līdz 249 cilvēkus nodarbinošo kompāniju grupā to izvēlējušies 85,7%, bet 10-49 darbinieku grupā – 72,4%. Mazajos uzņēmumos, kuros ir līdz deviņiem algotiem darbiniekiem, šādi rīkojas 62,5% klientu. Aktīvākie mākoņpakalpojumu izmantotāji ir tirdzniecības, nekustamā īpašuma, lauksaimniecības, kā arī grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzēju nozaru uzņēmumi.

Ērtības pārliecina

Uzņēmumi dod priekšroku «mākoņa» versijai, jo zina, ka tajā vienmēr būs jaunākie atjauninājumi, augstākā datu drošība un atbilstība aktuālajām likumdošanas prasībām. Lietotājam nebūs jāuztraucas par tehniskām lietām, atjauninājumus nevarēs palaist garām vai nokavēt, jo par visu rūpējas pakalpojuma sniedzējs. Arī par to, lai datiem tiktu veidotas rezerves kopijas.

Taču tās nav vienīgās priekšrocības. Privāto lietotāju vidū savulaik mākoņrisinājumus ļoti populārus padarīja ērtā pieejamība. Proti, savai krātuvei «mākonī» var piekļūt no jebkuras ierīces, ievadot lietotājvārdu un paroli. Pat ja pie rokas nav darba datora, datus var aplūkot kaut no viedtālruņa. Turklāt nu jau daudzi pakalpojuma sniedzēji piekļuvi piedāvā caur pārskatāmām mobilajām lietotnēm.

Šos labumus novērtē arī uzņēmumi, tādēļ mākoņpakalpojumu lietotāju skaits aug. Nu varam droši teikt, ka process ir neatgriezenisks, un tas ir tikai laika jautājums, kad datorā instalētās programmas pievienosies tādiem savulaik ikdienā nepieciešamiem, bet nu vairs tikai lieliskiem vēstures artefaktiem kā CD lasītājs, USB zibatmiņa vai monitora priekšā novietojams aizsargfiltrs.

jekaterina Wed, 05/08/2024 - 12:40

Patīkamāki un izdevīgāki – produkti ar pievienoto vērtību

jekaterina — Thu, 15 Jun 2023 12:45:06 +0000

Patīkamāki un izdevīgāki – produkti ar pievienoto vērtību

Produkts ar pievienoto vērtību. Šo frāzi droši vien būs dzirdējis ikviens. Kādam tā asociējas ar pievienotās vērtības nodokli, bet citam tas ir iemesls iegādāties tieši šo, un nevis kādu citu produktu vai pakalpojumu. Šodienas pārsātinātajā tirgū patiešām grūti iedomāties labu, atmiņā paliekošu preci, kas tiktu piedāvāta bez jebkādas pievienotās vērtības. Mēs nepērkam vienkārši maizi. Mēs pērkam veselīgāko, ar šķiedrvielām un vitamīniem bagātu maizi. Mēs pērkam viedtālruni ar vislabāko fotokameru. Un mēs pērkam gultas matraci, kas mūs ieskauj kā maigs mākonis. Ja šīs pievienotās vērtības nebūtu, visticamāk, atlases kritēriji būtu pavisam citi, un mēs par daudzām noderīgām lietām pat neuzzinātu.

Atbildīgie rūpējas par klientu

Datorprogrammām nevar piemest šķipsnu garšvielu vai piešķirt valdzinošu aromātu. Taču tās var padarīt interesantākas potenciālajiem klientiem ar dažādiem papildu pakalpojumiem. Tas īpaši nepieciešams, ja tirgū līdzīgu izstrādājumu ir gana daudz. Un tieši to IT kompānijas arī dara. Vienas programmas pircējiem dāvanā iedod vēl otru, piešķir unikālas produkta personalizēšanas iespējas, organizē apmācības un tamlīdzīgi. Lai arī var šķist, ka tas darīts ar vienu mērķi - pēc iespējas vairāk pārdot, patiesībā pievienotā vērtība pastāsta par zīmolu daudz vairāk. Ja uzņēmums ir gatavs veltīt savu laiku un papildu līdzekļus klientiem, tātad tas nebūs vienaldzīgs arī brīžos, kad klientam būs nepieciešams tehnisks atbalsts darbā ar iegādāto programmu vai padoms digitālā rīka efektīvākai izmantošanai.

Ja zīmols nerūpējas par sava produkta pievienoto vērtību, tas visticamāk nozīmē, ka līdz ar pirkuma veikšanu sadarbība un komunikācija izbeidzas. Tālāk katrs cīnās pats saviem spēkiem.

Izglītošana kā vērtība

Grāmatvedības un biznesa vadības sistēmas Jumis lietotāji mūsu pievienoto vērtību labi zina. Tās ir regulāras apmācības, vienmēr pieejams klientu atbalsta dienests un ļoti ātra jaunu likumdošanas prasību ieviešana programmā.

Jau kopš 2004. gada organizējam «Grāmatvežu pēcpusdienas», kurās pulcējam vairākus simtus grāmatvedības speciālistu un stāstām par jaunām iespējām un tendencēm nozarē. Kopš Jumis izveidošanas dienas esam sarīkojuši jau 60 šādus pasākumus, un bijām vieni no pirmajiem, kas radīja iespēju tos apmeklēt ne vien klātienē, bet arī pieslēgties attālināti. Tas notika jau 2011. gadā, un kopš tā laika 28 grāmatvežu pēcpusdienas bijušas skatāmas tiešsaistē. 2010.gadā sākām organizēt arī e-seminārus par Jumis jaunākajām funkcijām, nodokļu izmaiņām un citām aktualitātēm. Sarīkoto tiešraides semināru skaits nu jau sasniedzis 56, un būs vēl, jo ik gadu sarīkojam vismaz 4 vebinārus.

Esam ne vien aicinājuši grāmatvežus pie sevis, bet arī paši devušies ciemos pie klientiem. No 2006. līdz 2009. gadam sarīkojām 16 reģionālos izbraukuma seminārus dažādās Latvijas vietās. Jumis lietotāji varējuši smelties zināšanas lielā konferencē «Gudram grāmatvedim», brīvdabas pasākumā «Zelta Jumis» un divās konferencēs uzņēmumu vadītājiem. Kopējais sarīkoto pasākumu skaits jau pietuvojies pusotram simtam – 136.

Jumis pasākumos pulcējam ļoti lielu skaitu klausītāju. Grāmatvežu pēcpusdienas klātienē apmeklēja vidēji ap 350 cilvēkiem, bet lielākais dalībnieku skaits pasākumā pārsniedza 1100.

Darbam un atpūtai

Mūsu semināros piedalās grāmatvežu vidū atzīti lektori – zvērināti revidenti Sandra Dzerele, Ieva Liepiņa un Nelda Janoviča, sertificēti nodokļu konsultanti Ilze Birzniece un Dana Muceniece, LRGA valdes locekles un savā jomā atzītas speciālistes Ilze Palmbaha-Zvirbule un Lilita Beķere, jurists Kaspars Rācenājs, personāla vadības speciāliste Ieva Kalve, VID un FM darbinieki, kā arī citi savas jomas profesionāļi.

Citiem vārdiem sakot, cenšamies klientus apgādāt ar visu nepieciešamo informāciju sekmīgai strādāšanai mūsdienu mainīgajā biznesa vidē. Jumis lietotāji ik gadu saņem “Grāmatvežu kalendāru” ar tematiski piemeklētu pievienoto vērtību. Dažreiz tie ir atjautības uzdevumi, citreiz vingrinājumi acīm un rokām vai krāsošanas/zīmēšanas lapas relaksācijai. Un mēs nekautrējamies atgādināt saviem klientiem, ka dzīve ir vairāk nekā darbs. Tādēļ 2019. gadā sarīkojām ļoti atsaucīgi uztvertu konkursu par grāmatvežu hobijiem.

Klientu uzskati un rīcība ļauj domāt, ka viņi ir novērtējuši produktu pievienoto vērtību un grāmatvedības programmu izvēlas pēc vairākiem kritērijiem. Pērnajā rudenī veiktā aptaujā noskaidrojām, ka pat mazie uzņēmumi vairs nefokusējas uz lētāko cenu. Izmaksas ir svarīgākais kritērijs vairs tikai 26% respondentu.

jekaterina Thu, 06/15/2023 - 15:45

Digitalizēta grāmatvedība taupa darbinieku laiku

jekaterina — Tue, 04 Apr 2023 09:12:44 +0000

Digitalizēta grāmatvedība taupa darbinieku laiku

Tehnoloģiju attīstība un paradumus mainošu notikumu virtene nenovēršami tuvina pavērsiena punktu, pēc kura uzņēmuma sekmīga darbošanās bez digitālajiem risinājumiem būs vienkārši neiedomājama. Visas pazīmes rāda, ka robežlīnija tiks sasniegta jau šajā desmitgadē. Apzinīgākie uzņēmumu vadītāji jau to ir sapratuši un veikuši vai īsteno digitalizācijas procesu, pārējie tiem agrāk vai vēlāk pievienosies.

Ar modernajām tehnoloģijām mazāk saistītus uzņēmējus visaptverošā digitalizācijas termina skandināšana drīzāk mulsina. Ko gan tas īsti ietver? Vai digitalizācija jāveic vienā piegājienā visā uzņēmumā, vai jādala pa soļiem? Un ar ko īsti sākt?

Pārmaiņas soli pa solim

Labās ziņas ir tādas, ka visaptverošo procesu var saskaldīt daudzos mazos un sākt ar vienkāršāko vai nepieciešamāko. Atkarībā no darbības specifikas, katram tas var būt kaut kas cits. Svarīgākais ir sākt ar rutīnas darbiem, kuru automatizēšana vai digitalizēšana atvieglos darbiniekiem dzīvi un padarīs uzņēmuma darbu efektīvāku. Kādam tā var būt pasūtījumu uzskaites sistēma, citam atteikšanās no simtiem lapu biezu līgumu un citu dokumentu ķīpu drukāšanas.

Pārbaudīts un drošs pakāpiens ceļā uz aptverošu digitalizāciju ir grāmatvedības pārcelšana no papīra loksnēm uz datoru. Daudzos uzņēmumos jau sen tiek izmantotas grāmatvedības programmas, taču pieraduma vai līdz galam neizprastu likuma prasību dēļ lielā daļā no tiem katrs dokuments tiek dublēts uz papīra lapas. Ja no tā atteiktos, varētu grāmatvedim ik mēnesi ietaupīt desmitiem darba stundu.

Likums nosaka: uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē. Un šī norma ir apsveicama, jo palīdz samazināt papīra daudzumu uzņēmumā, ietaupa resursus papīra, printera tintes iegādei, izslēdz pasta izdevumus un tamlīdzīgi. Nemaz nerunājot par zaļāku dzīvi un dabas resursu taupīšanu.

Sākt ar vienkāršāko

Vieglais ceļš uz digitalizāciju paredz sākt procesu ar vienkāršākajām un vienlaikus nepieciešamākajām lietām. Piemēram, ar biznesa klientiem strādājošie var ieviest elektroniski sagatavojamu un mašīnlasāmu rēķinu apriti. To saturs automātiski tiek «ievilkts» grāmatvedības programmā, atbrīvojot darbinieku no datu ievadīšanas un novēršot iespējamās pārrakstīšanās kļūdas. Pie tam dati automātiski tiek apstrādāti un ir izmantojami visa veida atskaišu sagatavošanā.

Savukārt mazumtirgotājiem jau vairākus gadus ir pieejami digitālie čeki, kas agrāk vai vēlāk pilnībā izskaudīs no tirgus ierastās papīra strēmeles. Tas ir neizbēgami gan zaļā kursa ietekmē, gan arī tādēļ, ka digitālajiem čekiem piemīt vairāk priekšrocību nekā drukātajiem – tie nepazūd, nesaburzās, neizbalē, kas klientiem palīdz gadījumos, ja jāvēršas pie ražotāja vai tirgotāja ar pretenzijām ar preces kvalitāti. Šos čekus ir viegli sameklēt kā pircējam, tā pārdevējam, kas paātrina domstarpību risināšanu. Otrkārt, digitālie čeki ir viegli atrodami un pieejami – atliek vien ievadīt meklētājā tirgotāja nosaukumu, un sistēma automātiski parāda vajadzīgos. No grāmatveža skatupunkta, protams, ārkārtīgi svarīgi, ka dati bez palīdzības no malas nonāk grāmatvedības sistēmā un nav jāievada manuāli.

Glabāšanu uzticēt speciālistiem

Digitalizācija risina arī arhīva jautājumu. Vairs nav nepieciešama vesela telpa vai vairāki plaukti gada pārskatiem un citiem finanšu dokumentiem, jo tos var digitālā formātā noglabāt mākoņkrātuvē. Par tās priekšrocībām jau stāstīts simtiem reižu. Grāmatvedības datu izvietošana «mākonī» dod iespēju datiem piekļūt no jebkuras vietas pasaulē ar interneta pieslēgumu, ir iespējams veidot risinājumus, kas datus atspoguļo tīmekļa pārlūkā vai viedtālrunī. Pie tam «mākonī» dati nevar pazust, jo tiem pakalpojuma sniedzējs veido rezerves kopijas, ko glabā dažādos serveros. Pareizi izvēlēts pakalpojuma sniedzējs izmanto sertificētus datu centrus, kuros ir augsts drošības līmenis, dati tiek šifrēti un nepiederošajiem nemaz nav tik viegli tiem piekļūt.

Lai arī uzskaitītie risinājumi iesākumā var šķist mulsinoši, realitātē viss ir daudz vienkāršāk. Pakalpojumu sniedzēji šobrīd jau ir izveidojuši kompleksus risinājumus, kuros par visu ir padomāts. Piemēram, mākoņrisinājums Jumis būtībā sniedz visu, kas uzņēmumam grāmatvedībā nepieciešams: sākot ar attālinātas piekļuves iespēju un automātiskiem atjauninājumiem un beidzot ar visas informācijas noglabāšanu drošos, apsargātos datu centros. Vienā līgumā iekļauti visi nepieciešamie pakalpojumi, un par tiem vairs nav jālauza galva.

jekaterina Tue, 04/04/2023 - 12:12

E-adrese – vienkāršs un drošs veids saziņai un rēķinu saņemšanai

jekaterina — Thu, 24 Nov 2022 11:51:41 +0000

E-adrese – vienkāršs un drošs veids saziņai un rēķinu saņemšanai

Jaunais gads nāk ar jaunām prasībām uzņēmumiem. No 1. janvāra visām juridiskām personām e-adreses lietošana būs obligāta.

Ko tas nozīmē biznesa videi? Ikvienam uzņēmumam būs sava pārbaudīta, oficiāla elektroniska adrese, kurā saņemt svarīgos ziņojumus no valsts pārvaldes institūcijām. Šobrīd vairums uzņēmumu digitālo dokumentu apmaiņā paļaujas uz e-pastiem vai biznesa vadības sistēmām, taču personāla mainības vai prombūtnes dēļ svarīgi sūtījumi nereti nedēļām ilgi neatvērti noguļ elektroniskajā pastkastītē un nenonāk līdz adresātam. Tāuzņēmums var nesaņemt svarīgus valsts iestāžu paziņojumus vai vismaz aizbildināties, ka tie nav nonākuši līdz adresātam. E-adrese šo situāciju mainīs.

Juridiskas personas e-adresi var izveidot divos veidos - valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.lv vai integrējot risinājumu sava uzņēmuma dokumentu vadības vai biznesa sistēmā. To jau tagad var izdarīt arī mūsu sistēmā Jumis, un tas sniedz uzņēmumiem iespēju gan saņemt, gan nosūtīt rēķinus klientiem tieši uz e-adresi.

Jāuzsver, ka no e-adreses nevar sūtīt vēstules iedzīvotājiem vai uzņēmumiem, ja vien tiem nav uzticēta valsts pārvaldes funkcija. Tas nozīmē, ka pašlaik e-adrese nodrošina saziņu starp valsti un pavalstniekiem – kā fiziskām, tā juridiskām personām. Elektroniskās adreses lietotāji jau tagad var saņemt paziņojumus no 3400 valsts un pašvaldību iestādēm jebkurā laikā un no jebkuras atrašanās vietas. Sazināties e-adresē iespējams ar visām iestādēm, kas iekļautas Uzņēmumu reģistra tīmekļa vietnē pieejamajā Publisko personu un iestāžu sarakstā. Tās ir gan valsts iestādes, piemēram, Pārtikas un veterinārais dienests, Valsts darba inspekcija, Konkurences padome un citas, gan pašvaldības, pašvaldību iestādes un pašvaldību kapitālsabiedrības, kā arī prokuratūra, tiesu iestādes, maksātnespējas administratori, zvērināti tiesu izpildītāji, zvērināti notāri.

Juridiskām personām e-adrese ļauj ne tikai sazināties ar valsts un pašvaldību iestādēm, bet arī pieteikt virkni dažādu pakalpojumu, reģistrēt uzņēmumu, pieprasīt un saņemt saimnieciskajai darbībai nepieciešamās licences un atļaujas, nosūtīt iesniegumus un rēķinus, veikt darījumus, saņemt iestāžu lēmumu izrakstus, saņemt informāciju par nekustamā īpašuma nodokli un īstenot citas ar nekustamo īpašumu saistītas darbības.

E-adreses nozīmīgākais pienesums ir ātrāka dokumentu aprite un iespēja valstij ietaupīt līdzekļus uz pasta izdevumu rēķina. Abi ieguvumi ir gan uzņēmumu, gan valsts, gan visas sabiedrības interesēs. Pie tam elektroniskais sūtījums samazina informācijas noplūšanas risku, jo nonāk tieši no sūtītāja pie saņēmēja pa ļoti drošu kanālu, kamēr pat ierakstīta vēstule ceļo caur daudzām rokām. Nedrīkst par zemu novērtēt arī izglābtos kokus, kuri vairs nebūs nepieciešami vēstuļu papīra un aplokšņu izgatavošanai. Tādēļ var droši teikt, ka ar e-adreses ieviešanu Latvija kļūs vēl zaļāka un ilgtspējīgāka.

Lai izveidotu e-adresi, pietiek ar eParaksts mobile risinājumu, ko pandēmijas gados ieviesuši ļoti daudzi uzņēmumi un pašnodarbinātie pakalpojumu sniedzēji. Bez eID kartes var iztikt. E-adreses izveidošanai jādodas uz portālu Latvija.lv, kur jānospiež uz sadaļas «Izveidot savu e-adresi». Pēc tam papildu informācijas lapā jāsameklē sadaļa uzņēmējiem un jāspiež uz pogas «Izveidot e-adresi». Tur tiks prasīts identificēt sevi ar elektroniskā paraksta rīku, un tas būtībā arī viss. Dažu minūšu laikā e-adrese ir izveidota.

jekaterina Thu, 11/24/2022 - 13:51

5 nozīmīgi dokumentu digitālas aprites ieguvumi

jekaterina — Tue, 12 Jul 2022 13:33:03 +0000

5 nozīmīgi dokumentu digitālas aprites ieguvumi

Strādāšana ārpus darbavietas un darba roku trūkums mudina uzņēmējus izmantot ikvienu iespēju padarīt darba procesus maksimāli efektīvus. Viens no praksē pārbaudītiem un sekmīgiem ceļiem šajā virzienā ir dokumentu digitalizēšana un to aprites automatizācija. Ne jau tikai tādēļ, ka digitalizācija ir moderna un interneta laikmetam atbilstoša. Tā sniedz vismaz piecus praktiskus ieguvumus.

Lai gan uzņēmējdarbības vidē joprojām spēcīgas pozīcijas saglabā iesīkstējušais uzskats, ka vislabākais dokumentu glabāšanas veids ir to izdrukāšana uz papīra lapas un ieslēgšana seifā, modernajā pasaulē tas vairs neatbilst patiesībai. Apkopojot daudzu automatizētu dokumentu apriti izmantojošu uzņēmumu pieredzi, identificētas vismaz 5 dokumentu automatizācijas priekšrocības.

Ātrāka datu apstrāde

Datu apstrādāšanas ātrums neapšaubāmi ir viens no digitalizācijas redzamākajiem ieguvumiem. Ja uzņēmumā ir izveidota digitāla dokumentu aprite, tad dokumentu pārvaldes datorsistēma pati paveiks ienākošo dokumentu sortēšanu, iegrāmatošanu un to noglabāšanu vajadzīgajā arhīva mapē. Tas notiks ātrāk nekā spēj izdarīt cilvēks, turklāt precīzāk. Lai cik grūti grāmatvedim vai citam finanšu dokumentu apstrādātājam to būtu pieņemt, statistika rāda, ka datorsistēma pieļauj mazāk kļūdu dokumentu apstrādā. Tā vienīgi mēdz apjukt retajos gadījumos, ja saņem nestandarta dokumentu, un tad ir vajadzīga cilvēka iesaiste. Taču šādu situāciju ir ļoti maz, tādēļ grāmatvedim vairs nav jātērē laiks datu ievadīšanai, un viņš var pievērsties svarīgākiem darbiem. Uzņēmuma tas ļauj efektīvāk izmantot katru darbinieku, kas darbaspēka trūkuma apstākļos ir ārkārtīgi svarīgi.

Uzlabota komandas sadarbība

Dokumentu pārvaldības sistēmas ievērojami atvieglo komandas sadarbošanos. Ikviens dokuments acumirklī nonāk tieši tā darbinieka datora ekrānā, kuram tas ir nepieciešams. Visi apspriedes dalībnieki var vienlaikus izlasīt nepieciešamos materiālus savās ierīcēs, nevis «laist pa apli» vienu izdruku. Līdz ar to vairs nav nozīme, vai sapulce notiek klātienē, vai attālināti. Ikviens var iegūt visu vajadzīgo informāciju, jebkurā brīdī ielūkoties iepriekšējo gadu materiālos un vairs neviens nav jāsūta uz arhīvu pēc papīru ķīpām. Pie tam iesaistītie darbinieki digitālajos dokumentos var veikt piezīmes, rediģēt tos un saglabāt, nesabojājot oriģinālu. Daudzas dokumentu pārvaldības sistēmas pat nodrošina iebūvētas komandas sadarbības funkcijas. Izmantojot šīs funkcijas, projektus ir vieglāk pārvaldīt un tiek uzlabota sadarbība uzņēmumā. Turklāt iespēja piekļūt failiem mākonī un strādāt ar tiem nozīmē, ka ikviens darbinieks var piekļūt līgumiem un projektu failiem, pat ja viņi dzīvo dažādās vietās vai nevar strādāt vienā birojā.

Augstāka dokumentu drošība

Lai arī kiberuzbrukumi valsts iestādēm un uzņēmumiem ir aktuāla tēma, drošās digitālās noliktavās glabātie dokumenti patiesībā ir lielākā drošībā nekā papīra kopijas, kas laiku pa laikam noskenētas vai nofotografētas tiek pārsūtītas pa elektronisko pastu. Lieta tāda, ka dokumentu pārvaldības sistēmas piedāvā labāku slepenu dokumentu kontroli. Dažādas grupas un personas var kontrolēt piekļuvi dažādās mapēs ievietotiem materiāliem, kā arī aplūkot kurš un kad ir skatījies katru saturu. Līdz ar to katrs neautorizētas piekļuves mēģinājums tiek dokumentēts un uzņēmuma vadītāji precīzi zina, kāda informācija varētu būt nonākusi nepiederošu cilvēku rīcībā. Līdz ar to viņi var atbilstoši rīkoties, lai samazinātu risku, ka iegūtā informācija nodara kaitējumu uzņēmumam. Dokumentu pārvaldības sistēmas arī spēj reālā laikā brīdināt saimniekus, ja kāds svešais atvēris slepenu dokumentu.

Savukārt papīra dokumentus var pasargāt vienīgi arhīva telpā uzstādīta signalizācija vai apsarga nolīgšana. Bet ja nu kādam nepiederošajam izdevies iekļūt šajā telpā, tad uzņēmuma pārstāvji var tikai minēt, kādus dokumentus viņš ir redzējis vai paņēmis. Nozagtos vēl uzrādīs masīva revīzija, bet aplūkotos vai nofotografētos neizdosies uzzināt nekad. Pie tam papīra dokumenti var neatgriezeniski ciest nelaimes gadījumos kā ugunsgrēks vai plūdi. Tiem var kaitēt pat ilgstoša atrašanās pārāk mitrā telpā vai pārlieku spilgta gaisma, jo tinte gadu gaitā izbalē.

Datu analīze pārdomātākiem lēmumiem

Datu «izvilkšana» no papīra dokumentiem ir laikietilpīgs un sarežģīts uzdevums. Vispirms jāatrod vajadzīgās lapas, tad jāsameklē pareizās ailes un jāizraksta dati. Tikai pēc tam var ķerties pie to analizēšanas. Mašīnlasāmiem digitāliem dokumentiem šādu problēmu nav. Daži uzsitieni pa taustiņiem un ekrānā jau ir visi vajadzīgie dati, kaut par pēdējiem 10 vai 20 gadiem. Datorsistēma tos izanalizē dažādos griezumos un sagatavo pārskatāmus, vizuāli glītus grafikus. Veroties tajos, uzreiz rodas priekšstats par tendencēm un dažādu lēmumu ietekmi uz uzņēmuma darbību. Ja vēl kaut kas nav skaidrs, var pievienot papildu parametrus un «izvilkt» datus mazliet citādā griezumā. Un tas viss notiek dažās minūtēs, kamēr pie papīra dokumentiem jāsēž stundām un pat dienām. Skaidrs, ka tik plašas analizēšanas iespējas sniedz iespēju pieņemt pārdomātākus, informācijā balstītus lēmumus, kas var nospēlēt būtisku lomu uzņēmuma nākotnē. Analizējot datus un galvenos darbības rādītājus, organizācijas var uzlabot savus procesus, lai novērstu vājās vietas un neefektīvu darbošanos.

Vietas taupīšana

Kamēr uzņēmums ir jauns, par dokumentu uzglabāšanu «galva nesāp». Sākumā papīra loksnes aizpilda vienu plauktu, tad skapi, taču pēc kāda laika nākas uzturēt jau veselu arhīva telpu. Turklāt parasti dokumenti tiek sašķiroti un ievietoti mapēs, kuru iegāde ik gadu izmaksā desmitiem vai simtiem eiro. Tas jau kļūst izaicinoši. Mainot uzņēmuma telpas, visa šī bagātība jāpārved uz jaunu mājvietu un atkal dokumentiem jāiekārto īpaša telpa, kurā jāuztur papīra glabāšanai labvēlīga temperatūra.

Dokumentu digitalizācija atbrīvo no šīm neērtībām. Pat desmitiem tūkstošus lapu var digitālā formātā var ievietot vienā ārējās atmiņas kastītē vai serverī. Pat vairākas atsevišķas iekārtas rezerves kopiju glabāšanai aizņems salīdzinoši maz vietas, un par datu nesējiem vispār nevajadzēs uztraukties, izvēloties uzticama datu centra mākoņpakalpojumu. Tad atliek vien turēt prātā piekļuvei nepieciešamās paroles.

Pilnīga digitalizācija 6,3% uzņēmumu

Neraugoties uz to, ka datori uzņēmumos ir ikdiena vairāk nekā 20 gadus, dokumentu digitalizācija Latvijā joprojām ir visnotaļ zemā līmenī. Mūsu veiktā aptauja liecina, ka uz pilnībā digitālu dokumentu apriti pārgājuši tikai 6,3% Latvijas uzņēmumu, bet visi pārējie joprojām sagatavo atskaites un ziņojumus uz papīra lapām, lai arī grāmatvedības likums to vairs nepieprasa. 12,8% vispār nav ieviesuši nevienu digitālo risinājumu.

Vispopulārākie digitālie risinājumi ir elektroniski sagatavoti rēķini – ar tādiem pērn apmainījās jau 66,2% uzņēmumu, elektronisko parakstu lietoja 60,8% aptaujāto kompāniju un 52,6% respondentu arī līgumus parakstīja un uzglabāja datorsistēmā.

jekaterina Tue, 07/12/2022 - 16:33

Kāpēc uzņēmuma nākotne ir «mākonī»?

jekaterina — Wed, 08 Jun 2022 09:14:03 +0000

Kāpēc uzņēmuma nākotne ir «mākonī»?

Ja vēl nesenā pagātnē daudzi lielie uzņēmumi kategoriski noraidīja mākoņpakalpojumus kā neuzticamu vietu kompānijas svarīgāko datu glabāšanai vai vismaz apšaubīja to lietderību, tad šodien aina ir radikāli mainījusies. Pandēmijas gados novērtējusi «mākoņu» priekšrocības, biznesa pasaule vairs neprasa, vai nākotnē dati un programmas tiks glabāti specializētos datu centros? Tagad vienīgais jautājums ir – kad absolūtais vairākums uzņēmumu būs pārgājuši uz mākoņiem?

Noskaņojuma maiņu uzskatāmi parāda biznesa vadības un grāmatvedības sistēmas Jumis lietotāji. Pilnīgi visi Jumis Pro klienti, kuros strādā virs 250 cilvēkiem, lieto grāmatvedības sistēmu mākoņpakalpojumā, 50 līdz 249 cilvēkus nodarbinošo kompāniju grupā to izvēlējušies 85,7%, bet 10-49 darbinieku grupā – 72,4%. Mazajos uzņēmumos, kuros ir līdz deviņiem algotiem darbiniekiem, šādi rīkojas 62,5% klientu. Aktīvākie mākoņpakalpojumu izmantotāji ir tirdzniecības, nekustamā īpašuma, lauksaimniecības, kā arī grāmatvedības pakalpojumu sniegšanas nozaru uzņēmumi.

Ērtības un drošība

Kas gan pamudina uzņēmumus nosliekties par labu mākoņpakalpojumiem? Pirmais un svarīgākais arguments ir lietošanas ērtības. Tas pamudināja pāriet uz «mākoni» 61% no visiem grāmatvedības programmu lietotājiem. Programmai un tajā esošajiem uzņēmuma datiem var pieslēgties no jebkuras vietas un dažādām iekārtām, arī viedtelefona. Pieslēgšanās notiek ātri un dati vienmēr ir pieejami, ja tikai pa rokai ir kāda iekārta ar interneta pieslēgumu.

Ne mazāk svarīgas ērtības ir arī atbrīvošanās no savu serveru uzturēšanas, jo par infrastruktūru pilnībā parūpējas pakalpojuma sniedzējs. Tas īpaši nozīmīgi ir maziem un vidējiem uzņēmumiem, kuriem serveru uzturēšana un datorspeciālistu algošana datu krātuvju pieskatīšanai ir pārāk lielas un bieži vien grūti attaisnojamas izmaksas. Turklāt vēl pašiem nemitīgi jārūpējas par datu drošību un rezerves kopijām, kas aktīvu kiberuzbrukumu apstākļos paliek arvien aktuālāk. Lielo datu centru IT speciālistu komandas ir pieredzējušas un profesionālas, tās ieviesušas sertificētas drošības procedūras un izmanto atbilstošu tehniku, tādēļ var efektīvāk novērst uzbrukumus nekā neliels uzņēmums pašu spēkiem. Ne velti 36% no grāmatvedības programmu lietotājiem tieši datu drošību uzskata par svarīgāko mākoņpakalpojumu priekšrocību.

Trešais svarīgākais arguments par labu «mākoņiem» ir iespēja vienmēr lietot programmu jaunākās versijas un automātiski saņemt atjauninājumus. To visaugstāk novērtē 28% lietotāju. Atjauninājumi ir ne vien svarīgi drošības apsvērumu dēļ, bet arī paver aizvien jaunas lietošanas iespējas, vēl nebijušas funkcijas un plašāku savienojamību ar citām programmām.

Mākonī vairāk iespēju

Analizējot Jumis lietotāju paradumus, redzams, ka mākoņrisinājumu visbiežāk izvēlas tie komersanti, kuri ikdienā strādā ar digitāliem dokumentiem. Tie, kuri izveidojuši elektronisku čeku, pavadzīmju vai rēķinu apriti, vai arī uztur programmas savienojumu ar bankām vai VID EDS API. Mākoņversiju lietotāji arī daudz aktīvāk izmanto dažādus automatizācijas rīkus modulī Personāls.

Grāmatvedības pakalpojumu sniedzēji labprāt izmanto arī dažādas citas mākoņpakalpojuma iespējas – atļauj klientiem pašiem vadīt datus sistēmā Jumis un tā produktos, piemēram, veidot rēķinus un pavadzīmes, fotografēt un iesniegt čekus, aizpildīt tabeles un veikt citas darbības.

Vēl viens būtisks arguments, kādēļ uzņēmumiem ir vērts apsvērt pāriešanu uz mākoņservisiem, saistīts ar vispārējo tendenci nozarē. Proti, programmu izstrādātāji šobrīd koncentrējas uz sava produkta mākoņa versijas uzlabošanu. Tur ir progresīvāka vide, ātrāk tiek pievienotas jaunas iespējas un veikti to uzlabojumi. Mākoņversijā izveidoto funkcionalitāti daudz ērtāk un drošāk var izmantot arī citos produktos.

Visi minētie notikumi aizvien skaidrāk iezīmē dominējošo tendenci – uzņēmumiem svarīgās programmas nākotnē mājos mākoņservisos. Tuvākajos gados datoros tiks instalēts aizvien mazāk programmu un netālā nākotnē šī prakse tiks izbeigta pavisam. Prognozes rāda, ka jau ap 2025. gadu visi Latvijas uzņēmumi izmantos grāmatvedības programmas kā mākoņpakalpojumu. Tātad arī cita veida programmu pilnīga pārcelšanās uz mākoni varētu notikt tuvāko 3-5 gadu laikā.

jekaterina Wed, 06/08/2022 - 12:14

7 svarīgu rīku veidi produktīvam attālinātam darbam

jekaterina — Wed, 08 Sep 2021 10:28:19 +0000

7 svarīgu rīku veidi produktīvam attālinātam darbam

Nu jau otro gadu attālinātais darbs nav tikai veids, kā patīkamāk strādāt siltajos mēnešos. Tas kļuvis par normu, un personāla speciālisti vērš uzmanību uz lielas daļas strādājošo vēlmi saglabāt iespēju veikt darba pienākumus ārpus biroja. Tas nozīmē, ka uzņēmumiem, kuri attālināto darbu uztvēruši kā pagaidu risinājumu, jāpārskata politika un jāpielāgo procesi šādam scenārijam.

Tas ietver arī tehnisko nodrošinājumu. Kas tad īsti uzņēmumam nepieciešams, lai darbinieki pilnvērtīgi varētu strādāt attālināti?

Mākoņrisinājumi

Ņemot vērā, ka katrs strādājošais fiziski atrodas citā vietā, svarīgi, lai vismaz visi dati būtu vienkopus un «satiktos». Līdz ar to kritiski svarīga nozīme ir mākoņrisinājumiem – kā datu krātuvēm, tā lietojumprogrammām, kas ļauj darbiniekiem tiešsaistē apmainīties ar informāciju un papildināt vienam otra paveikto. Šādu programmu nudien netrūkst. Gandrīz visi populārākie biroja programmu, projektu vadības un klientu attiecību pārvaldības risinājumu piedāvā šādu funkcionalitāti. Atliek vien izvēlēties piemērotāko un darbiniekiem saprotamāko. Vērts pievērst uzmanību arī tam, vai izvēlētais risinājums ietver gana apjomīgu datu krātuvi un vai tas piedāvā iespēju veidot datora datu kopijas, lai ierīces «nobrukšanas» gadījumā dati neaizietu zudumā.

Jumis Pro veiktā Latvijas uzņēmumu aptaujā noskaidrots, ka 44,3% uzņēmumiem ieviestie mākoņrisinājumi ļauj šobrīd sekmīgi turpināt darbu attālināti, un tie arī nākotnē plāno organizēt darbu galvenokārt no mājām.

Interneta pieslēgums

Ja vēl pirms gadiem desmit cilvēkus birojam piesaistīja nepieciešamība pēc interneta kabeļa, tad šodien tas vairs nav nopietns arguments sēdēšanai telpās. Pietiekami ātram internetam var piekļūt arī caur mobilo sakaru tīklu. Visi trīs Latvijā strādājošie lielie operatori piedāvā gan atsevišķus mobilā interneta modemus, gan neierobežotus datu plānus viedteleofnam, ko ar vienu pieskārienu mobilā tīklāja ikonai var pārvērst par rūteri. Tā izplatītajam WiFi signālam no datora var pieslēgties tieši tāpat kā mājas vai biroja bezvadu tīklam.

Pērkot jaunu klēpjdatoru vai planšeti, var izvēlēties modeli ar integrētu SIM kartes pieslēgvietu un tādējādi nodrošināties ar internetu uzreiz ierīcē. Protams, tad darba devējam nāksies apmaksāt vēl vienu mobilo sakaru operatora datu plānu. Taču produktīvi varēs strādāt arī no dārza, terases vai pludmales.

Saziņas rīki

Vai vēl ir kāds biroja darbinieks, kurš nebūtu izmēģinājis Zoom, Teams, Skype vai kādu citu video saziņas risinājumu? Daļai ekrāns ar daudzām kolēģu galvām droši vien jau sapņos rādās. Taču bez videosaziņas lietotnēm uzturēt pilnvērtīgu komunikāciju būs ļoti grūti, jo tās būtībā aizstāj darba grupu sapulču telpu. Noteikti jāizvēlas programma, kas ļauj koplietot savu datora ekrānu, jo bieži vien vieglāk ir parādīt nekā pastāstīt visus sīkumus. Par ļaunu nenāks arī ekrāna ieraksts, lai nākamajās dienās atsauktu atmiņā pārrunāto.

Svarīgi, lai darbinieku rīcībā būtu arī vienota sarakstīšanās sistēma, kurā var komunicēt kā individuāli, tā grupā. Ne vienmēr par katru sīkumu kolēģi jātraucē ar zvanu. Tieši iespēja noslēgties no apkārtējās vides ir viena no attālināta darba priekšrocībām. 29,7% respondentu novērtē to, ka viņus netraucē biroja kņada.

Attālinātā piekļuve

Attālinātā darba pirmie mēneši ļoti izaicinoši bija tajos uzņēmumos, kuri nebija radījuši iespēju darba datoriem piekļūt no ārienes. Līdz ar to darbiniekiem pašiem nācās risināt tehniskās ķibeles, ko birojā parasti novērš IT speciālists. Tā dēvētās Remote Desktop programmas ir neizstājamas, lai šis speciālists pieslēgtos daudzu kilometru attālumā esošam datoram un savestu to kārtībā. Šādā veidā viens sistēmadministrators var paveikt vairāk nekā trīs, kuriem jābrauc pie katra grūtībās nonākušā darbinieka uz mājām.

Biroja programmas

Teksta redaktori, izklājlapas, prezentāciju gatavošanas rīki – bez tiem normāls biroja darbs vairs nav iedomājams. Par laimi šajā jomā ir no kā izvēlēties. Ir pieejamas gan datorā instalējamas programmas, gan mākoņrisinājumi, kuros gatavos materiālus nekavējoties var koplietot ar kolēģiem un piešķirt tiem līdzdarbošanās iespējas. Arī izstrādātāji pandēmijas laikā nākuši pretī lietotājiem, piedāvājot izdevīgākus nosacījumus dažādu lielumu kolektīviem. Un ir pat tīri labi bezmaksas risinājumi.

Vadības sistēmas

Mākoņrisinājumā balstītas biznesa, klientu attiecību un projektu vadības sistēmas ir svarīgas kā gaiss ikvienam vidējam un lielam uzņēmumam. Tāpat kā grāmatvedības sistēma. Kurš gan vēlēsies, lai naudas plūsma uzņēmumā un algu izmaksāšana aizkavējas tikai tādēļ, ka grāmatvedis netiek līdz birojam? Tādas programmas kā Jumis Pro ļauj ne vien attālināti veikt visus norēķinus un aprēķinus, bet arī sekot līdzi naudas plūsmai mobilā tālruņa lietotnē.

Ne mazāk svarīga ir digitāla dokumentu aprite un komunikācija. 50,6% Jumis Pro aptaujas respondentu to nosauc kā vienu no galvenajiem iemesliem, kādēļ tie spēj turpināt attālinātu darbu.

Drošības risinājumi

Lai arī šajā sarakstā minēti kā pēdējie, tomēr vieni no svarīgākajiem uzņēmuma drošā un stabilā funkcionēšanā ir drošības risinājumi. Tā kā katrs dators, planšete un viedtelefons cauru dienu atrodas citā fiziskā vietā un tos nesargā biroja vienotais ugunsmūris, ir svarīgi parūpēties gan par drošu interneta pieslēgumu, izmantojot virtuālā privātā tīkla (VPN) risinājumus, spēcīgas paroles un datu šifrēšanas iespējas, gan pašu ierīču drošību. Bez labas antivīrusa programmas te nekādi neiztikt. Jāpadomā arī par autentifikācijas risinājumiem, lai uzņēmuma datiem varētu piekļūt tikai darbinieki, un arī par datu šifrēšanu, ja jāapmainās ar tiešām sensitīvu informāciju.

jekaterina Wed, 09/08/2021 - 13:28

Kā motivēt sevi produktīvi strādāt arī vasarā?

jekaterina — Wed, 30 Jun 2021 09:30:08 +0000

Kā motivēt sevi produktīvi strādāt arī vasarā?

Kad aiz loga saule karsē tik vilinoši kā šajā vasarā, domāt par darbu ir ārkārtīgi grūti. Taču biznesā ir savi mērķi, kurus nespēj atcelt pat lieliski laika apstākļi. Tādēļ uzņēmumu vadītājiem jārīkojas vēl gudrāk, lai motivētu darbiniekus ne vien turpināt veikt darba pienākumus, bet arī strādāt patiesi produktīvi.

Kā to panākt pašreizējos apstākļos, kad daļa darbinieku joprojām strādā attālināti un pat nav fiziski sastopami? Personāla speciālistiem ir daži ieteikumi.

Elastīgāks režīms

Attālinātais darbs jau ir iemācījis vadītājiem saprotoši attiekties pret darbinieku atšķirīgo dienas režīmu. Vasarā nenāktu par ļaunu kļūt vēl elastīgākiem. Kādēļ gan nevienoties par atpūtai draudzīgāku režīmu? Piemēram, sākt darbu agri no rīta, kaut drīz pēc saullēkta, dienas vidū izsludināt dienvideiropiešiem raksturīgo «siestu», jeb vairākas stundas ilgu pusdienas pārtraukumu, lai siltākajā laikā varētu paplunčāties ūdens tilpnēs vai vienkārši pagulēt diendusu ārā šūpuļtīklā, un pievakarē atgriezties pie darba. Šāds sadalījums rada īsa darba cēliena ilūziju. Pie tam strādāšana agrā rītā tradicionāli ir ļoti produktīva – smadzenes ir atpūtušās un spēj kvalitatīvi pieņemt svarīgus lēmumus, un apkārt ir maz traucēkļu. Citi mājinieki vēl guļ, aiz loga ir salīdzinoši neliela kustība un arī gaisa temperatūra telpā vēl ir zemāka.

Var arī sākt darbu agri no rīta, strādāt 6-7 stundas un jau agrā pēcpusdienā beigt darbu. Šāds uz atpūtu orientēts grafiks pamudinās darbiniekus mobilizēties un pēc iespējas ātrāk paveikt uzdevumus. Arī zinātniski pētījumi apstiprina, ka īsāka darbadiena spēj paaugstināt produktivitāti pat par 50%, pie nosacījuma, ka šāda atkāpe tiek piekopta salīdzinoši neilgu periodu. Piemēram, divus vasaras mēnešus.

Mērķis, atalgojums, jauns mērķis

Izskatīšanas vērti ir arī citi varianti. Piemēram, pāriet uz četru dienu darba nedēļu, strādājot pa 10 stundām dienā, lai trīs dienas būtu pilnībā brīvas. Vai arī dot strādājošajiem pilnīgu brīvību režīma plānošanā, vien nospraužot iknedēļas sasniedzamos mērķus, pie kuriem stingri jāpieturas. Tas rada neierobežotas brīvības sajūtu, taču vienlaikus palīdz neaizrauties ar brīvības pārspīlētu baudīšanu.

Svarīgi vien laikus vienoties par sapulču laikiem, lai visi tos var ieplānot un attiecīgi pielāgot personīgo grafiku. Ņemot vērā, ka darba nedēļas nogalē prāts vairāk nesas uz atpūtu, labākais apspriežu laiks vasaras apstākļos varētu būt, piemēram, otrdienas vai trešdienas priekšpusdiena.

Personāla speciālisti arī iesaka katram darbiniekam izveidot personīgo apbalvošanas sistēmu. Proti, sadalīt dienas darbus vairākos posmos un pēc katra minimērķa sasniegšanas apbalvot sevi ar īsu atpūtu vai izklaidi. Tas mazinās nepārtrauktas strādāšanas sajūtu. Saņemties palīdz arī kāds lielāks mērķis. Piemēram, ieplānotais atvaļinājums pēc divām nedēļām. Apzinot visus līdz brīvlaikam paveicamos darbus un saplānojot tos pa dienām, ir vieglāk sevi motivēt saņemties. Galu galā priekšā taču gaida iespēja atpūsties.

Vairāk laika ārā

Birojā strādājošo noskaņojuma uzlabošanai vasarās var radīt iespēju strādāt uz terases vai pagalmā, aprīkojot šīs vietas ar saulessargiem, elektrības un interneta pieslēgumu. Saprotams, ka jāparūpējas par visām darba pienākumu veikšanai nepieciešamajām datorprogrammām. Līdz ar to attālinātā darba veicēju vidū būtiski pieaug mākoņpakalpojumu loma. To varēja uzskatāmi redzēt pandēmijas sākumposmā, kad pieprasījums pēc iespējas vadīt uzņēmuma dokumentu apriti auga ārkārtīgi ātri. Arī pēc universālās uzņēmuma vadības sistēmas Jumis Pro.

Vides maiņa spēj radīt īstus brīnumus darbinieku motivācijā. Protams, ja vien laika apstākļi ir patīkami. Tveice, spēcīgs vējš vai lietus drīzāk traucēs nevis palīdzēs strādāt ar prieku.

Ne mazāk svarīgi ir padomāt par izklaides iespējām darba laikā. Nospēlējot dažas novusa partijas ar kolēģiem un apēdot saldējumu no uzņēmuma telpās uzstādītā našķa pagatavošanas automāta, viņi ar skubu metīsies darbos, jo prātu vairs nenomāks domas par to, ka vasara tiek izniekota birojā.

Arī attālināti strādājošajiem jācenšas pēc iespējas biežāk pavadīt laiku ārā, jo emocionāli tieši tā notiek vasaras baudīšana. Atrodoties ārā. Pajautājiet sev – kad jums ir radies iespaids, ka vasaras nemaz nav bijis? Atmiņā nāks tie gadi, kad vasara bija izteikti auksta un lietaina, un arī tie, kad tā aizritējusi logam otrā pusē. Tādēļ pat pilna darba diena ar klēpjdatoru dārzā liks justies, ka jūs dzīvojat vasarā, nevis gaidāt iespēju tikt pie tās. Un, kā pierādīts daudzos zinātniskos pētījumos, atrašanās dabā palīdz samazināt stresa līmeni.

jekaterina Wed, 06/30/2021 - 12:30

Rēķinus elektroniski nosūta par 40% vairāk uzņēmumu nekā pērn

jekaterina — Tue, 25 May 2021 08:07:26 +0000

Rēķinus elektroniski nosūta par 40% vairāk uzņēmumu nekā pērn

Radikālās izmaiņas darba organizēšanā aizvadītā gada laikā pamudināja uzņēmumus ātrāk pāriet uz digitālu rēķinu apriti. Šobrīd jau 62% Latvijas uzņēmumu izmanto kādu no elektronisko rēķinu risinājumiem.

«Atskatoties uz iepriekšējos gados iegūtajiem datiem, redzams, ka interese par elektronisku rēķinu apmaiņu aizvien pieaug. Pagājušā gada vasarā rēķinus digitālā formā gatavoja un sūtīja 38,5% Latvijas uzņēmumu, bet līdz ar piespiedu attālinātā darba ieviešanu digitālo risinājumu lietotāju īpatsvars pieaudzis gandrīz par 40%. Aug interese arī par automātiski sagatavoto rēķinu modernāko formu – e-rēķiniem. Jāuzsver, ka uzņēmēji tos aizvien labāk izprot un novērtē priekšrocības,» rezultātus komentē Jumis Pro vadītājs Viesturs Slaidiņš.

«Attālināta darba ieviešana ir palīdzējusi daudziem uzņēmumiem novērtēt ieguvumus, ko sniedz e-rēķinu izmantošana. Pirmkārt, tiek atvieglota grāmatvežu ikdiena, samazinot darbinieku noslodzi. Otrkārt, būtiski samazinās izdevumi, kas saistīti ar rēķinu apstrādi, druku un izsūtīšanu adresātiem. Tikpat svarīgs ieguvums ir ievērojami mazāks cilvēcisko kļūdu risks, jo sarūk manuālā darba apjoms. Domājot par klimata pārmaiņām un ilgtspēju, ir jāuzsver, ka e-rēķini samazina iztērēto papīra daudzumu un nepieciešamību pēc autotransporta izmantošanas. Jo lielāks ir uzņēmums, kas izmanto e-rēķinus, jo lielāks ir ieguvums no sistēmas ieviešanas,” uzsver Latvijas Informācijas un komunikācijas tehnoloģijas asociācijas (LIKTA) prezidente prof. Signe Bāliņa.

Šobrīd jau 62% Latvijas uzņēmumu izmanto kādu no elektronisko rēķinu risinājumiem.

Aptaujājot vairāk nekā simts Latvijas uzņēmumus, biznesa vadības un grāmatvedības programmas Jumis izstrādātājs Jumis Pro noskaidroja, ka vispopulārākais risinājums ir PDF formāta rēķinu izsūtīšana pa elektronisko pastu. To izmanto 43% no visiem respondentiem. Lai arī šis formāts uzskatāms par zemāko digitalizācijas pakāpi, tā sagatavošana, nosūtīšana un apstrādāšana ir krietni ātrāka nekā papīra formāta rēķinu gadījumā. Turklāt elektroniski sagatavotam rēķinam nav nepieciešams vadītāja paraksts, kura iegūšana attālināta darba apstākļos palēnina dokumentu apriti.

Piektā daļa aptaujāto izvēlējušies augstāka līmeņa digitalizāciju, ieviešot e-rēķinus – datorprogrammas automātiski sagatavotus un saņēmēja datorprogrammas automātiski nolasītus un apstrādātus dokumentus. 4% uzņēmumu izmanto Fitek, Telema, Omniva vai tamlīdzīgus tiešsaistes datu apmaiņas kanālus, 2% dod priekšroku strukturēto rēķinu izsūtīšanai uz e-adresi un 1% apmainās ar XML failiem e-pastā, kamēr 12% izmanto kādu citu e-rēķinu risinājumu. Savukārt 37% turpina strādāt ar papīra rēķiniem.

No aptaujas datiem izriet, ka

visvairāk, 43% respondentu, par galveno e-rēķinu lietošanas ieguvumu uzskata laika ietaupījumu dokumentu apstrādei,

24% novērtē ātrāku dokumentu saņemšanu un 22% ir svarīgi, ka e-rēķini samazina kļūdīšanās risku. Vēl desmitā daļa uzņēmumu par ieguvumu uzskata to, ka e-rēķini nekavējoties tiek iekļauti uzskaites sistēmā, pat ja grāmatvedis nevar uzreiz pieķerties to apstrādei.

jekaterina Tue, 05/25/2021 - 11:07

4 padomi, kā parūpēties par drošību attālinātā darbā

jekaterina — Wed, 24 Feb 2021 07:15:57 +0000

4 padomi, kā parūpēties par drošību attālinātā darbā

Attālinātais darbs lielai daļai strādājošo rūpes par datoru, interneta savienojumu un datu drošību pārlicis uz pašu pleciem. Ne visi uzņēmumi spējuši nodrošināt kvalitatīvu IT atbalstu un pat darbam nepieciešamo tehniku.

Tā kā darbs negaida un tas jācenšas paveikt arī neierastos apstākļos, atliek vien atrisināt ar datortehniku un drošību saistītos jautājumus saviem spēkiem. Skaidrs, ka ne visiem izdosies izveidot bankas līmeņa drošību, taču tas vairumam arī nebūs nepieciešams. Finanšu iestādēs šo darbu paveiks profesionāļi. Visiem pārējiem jāievēro daži svarīgi ieteikumi.

1.Izveidot drošu tīklu

Datu drošība mājās sākas ar droša tīkla izveidošanu. Tas nozīmē mājas WiFi aizsargāt ar paroli, lai tam nevarētu pieslēgties kaimiņi un cilvēki no malas. Bieži vien šo problēmu atrisina interneta pakalpojumu sniedzējs, kurš piešķir rūteri ar paroli, kas, turklāt, ir visnotaļ grūti iegaumējama ciparu un burtu virtene. Līdz ar to lietotāja uzdevums ir vien nenoņemt šo aizsardzību un bez vajadzības nepievienot viesu ierīces savam tīklam.

Nākamais solis - virtuālā privātā tīkla, jeb VPN programmas uzstādīšana. Šie risinājumi, kas parasti jāiegādājas kā vienreizējs pirkums vai jāabonē kā pakalpojums, nošifrē no datora uz darba serveri vai kolēģiem sūtīto informāciju. Pat ja kāds pārtver sūtījumu, izmantot nozagtos datus ir krietni sarežģītāk. VPN būtībā darbojas kā nocietināts tunelis jūsu mājas tīklā. Kamēr pārējie mājinieki apmainās datiem nedrošākā vidē, jūsu informācija ir labāk pasargāta.

Ja uzņēmums nav parūpējies par VPN programmu darbiniekiem un jūs savu naudu nevēlaties investēt, drošākais risinājums ir pieslēgties nevis mājas WiFi tīklam, bet gan darba mobilā telefona nodrošinātajam mobilajam tīklājam. Tajā jau tiek veikta datu aizsardzība un šifrēšana, turklāt daži viedtelefonu zīmoli iestrādājuši VPN risinājumu. Te gan jāpārliecinās, ka pieslēgumā iekļauts neierobežots datu patēriņš, jo jebkurš limits tiks ātri pārsniegts.

2.Regulāri atjaunināt programmas

Tā kā ļaundari nepārtraukti strādā pie jaunu vīrusu izgatavošanas, arī programmu izstrādātāji cenšas savus produktus pasargāt no jaunākajām ļaunprogrammām. Tādēļ ir ļoti svarīgi gādāt ne vien par antivīrusa programmu regulāru atjaunināšanu, bet gan jaunāko versiju iegūšanu pilnīgi visām ikdienā izmantotajām lietotnēm. Tas nenozīmē, ka diena jāsāk, pārbaudot, vai programmu versijas nav novecojušas. Dators parasti pats informē par pieejamo atjauninājumu, turklāt iestatījumos var atļaut, lai tas veic uzlabojumus automātiski, neprasot piekrišanu katrā reizē.

Windows 7 un Windows 8 operētājsistēmu lietotājiem ir pēdējais laiks pāriet uz jaunāku produktu, lai cik ļoti ērts un iemīļots šķistu pašreizējais. Vienkārši izstrādātājs vairs nerūpējas par veco sistēmu drošību, tādēļ tā ir vāji pasargāta pret ļaundaru uzbrukumiem.

Obligāta prasība ir izmantot labu antivīrusa programmu, kas laikus “izķer” uzbrucējus un brīdina, ja esat ieklīdis nedrošā tīmekļa vietnē.

3.Apgūt kiberdrošību

Ikvienam attālināti strādājošajam vajadzētu būt apguvušam kiberdrošības pamatus. Ja tas vēl nav izdarīts, uzņēmumi var nosūtīt darbiniekus uz atbilstošām apmācībām. Šobrīd tās pamatā notiek tiešsaistē, tādēļ strādājošie var papildināt zināšanas, neizejot no mājas. Turklāt ar pakalpojuma sniedzējiem var vienoties, ka apmācības notiek kolektīvam ērtā laikā.

Tikpat svarīgi ir digitālajā telpā ieslēgt kritisko domāšanu un analizēt, vai tiešām viss, ko jums piedāvā vai prasa tīmeklī, ir droši. Tas attiecas gan uz šaubīgām e-pasta vēstulēm no šķietamiem labdariem un «jūsu bankas», gan piedāvājumiem par velti lejupielādēt mūziku, filmas, spēles vai citus «labumus» vietnēs, kas nav produkta īpašnieku oficiālās lapas. Vēsture māca, ka mēģinot ietaupīt dažus eiro, var sanākt iztērēt simtiem un pat tūkstošiem vīrusu nodarīto problēmu novēršanā.

4.Glabāt datu kopijas mākoņos

Pat ja esat parūpējies par datora un tīkla drošību, vislabāk svarīgu datu kopiju noglabāt ārējā datu nesējā vai uzticamā mākoņkrātuvē, kas piedāvā informācijas šifrēšanu. Mākoņkrātuve ir pat labāks variants, jo tajā var uzglabāt vairākas kopijas. Ja ar vienu serveri notiks kaut kas nelāgs, informāciju varēs atgūt no cita. Savukārt ārējā cietā diska bojāejas vai nozaudēšanas gadījumā datus vairs neizdosies atgūt.

jekaterina Wed, 02/24/2021 - 09:15