vadītājs

Kā dati var palīdzēt izsekot jūsu klienta dzīves ciklam

jekaterina — Mon, 17 Apr 2023 11:54:33 +0000

Kā dati var palīdzēt izsekot jūsu klienta dzīves ciklam

Strauji mainīgā ekonomiskā un ģeopolitiskā situācija liek uzņēmumiem pārskatīt ne vien savus kredītriska pārvaldības un pārdošanas procesus, bet arī tuvāk aplūkot savu partneru un klientu biznesa situāciju. Tirgū ir daudz atvērto datu (open data), ko uzņēmumi var izmantot, lai palielinātu pārdošanas apjomu un mazinātu kredītrisku.

Datu meklēšana

Biznesa izaugsme ir svarīga ikvienam uzņēmumam. Atvērti dati var palīdzēt atrast uzņēmumus, kas atbilst gan vienkāršiem, gan arī sarežģītākiem kritērijiem. Piemēram, meklējiet nevis tikai tos uzņēmumus, kuri ir aktīvi, vecāki par gadu un strādā noteiktā darbības jomā, bet iekļaujiet arī kritērijus, kas varētu pārbaudīt to uzticamību: informācija par parādiem, kredītvērtējums, kredītlimits, finanšu rādītāji utt.

Analīze: vai jūsu nākotnes biznesa partneris vai klients ir uzticams?

Pirms jaunu biznesa attiecību uzsākšanas ir jāizdara mājasdarbs – jāsavāc visi iespējamie dati par savu jauno partneri vai klientu. Novērtējot uzņēmuma uzticamību, ir svarīgi pārbaudīt ne tikai finanšu rādītājus, bet arī biznesa saiknes vai pat uzņēmuma esamību publiskos sankciju sarakstos (ES, OFAC, ANO u.c.).

Finanšu rādītāji var būt vāji, un tas jūs var pamudināt atteikties no sadarbības. Taču biznesa saikņu pārbaude var parādīt jaunas iespējas un draudus. Iespējams, jūsu potenciālais biznesa partneris pieder lielai biznesa grupai un tam ir liels potenciāls, tikpat labi tam var būt kāda tumša ēna pagātnē kā bankrota draudi, un jums tas sagādās tikai galvassāpes un riskus, nevis biznesa iespējas.

Potenciālo klientu analīze

Parasti uzņēmumi novērtē savus klientus, pamatojoties tikai uz saviem iekšējiem datiem (galvenokārt, maksājumu vēsturi), taču ārējie dati var sniegt plašāku ieskatu. Jūs uzzināsiet, vai partneris ir iesaistīts tiesvedībā, vai viņam ir nenomaksāti parādi valsts iestādēm un privātiem uzņēmumiem. Savukārt apgrozījuma un darbinieku skaita izmaiņas var norādīt uz biznesa izaugsmi, vai pretēji - sarukumu.

Sadarbības noslēgšana

Parasti sadarbības noslēgšanai ar klientu ir divi scenāriji:

- abas darījuma puses ir apmierinātas – viena saņēma pakalpojumu vai preci, otra – samaksu,

- viens ir nokļuvis parādnieku sarakstā. Parādu piedziņa nav viegls process, un atvērtie dati var būt ļoti noderīgi, izlemjot, vai jums vajadzētu vērsties tiesā vai mēģināt vienoties par parāda samaksu. Finanšu, biznesa saistību, parādu un tiesvedību dati var palīdzēt novērtēt jūsu partnera-parādnieka stāvokli un pieņemt lēmumu.

Mūsu partnera Okredo atvērto datu platforma palīdz pārvaldīt visu klienta dzīves ciklu: atrast jaunus klientus, novērtēt uzticamību un pārdošanas potenciālu, veicināt izaugsmi un piedzīt parādus, pateicoties platformā publicētiem debitoru datiem.

jekaterina Mon, 04/17/2023 - 14:54

Kas jāiekļauj līgumā ar grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju?

jekaterina — Tue, 14 Feb 2023 07:47:11 +0000

Kas jāiekļauj līgumā ar grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju?

Naudas jautājumos jābūt kārtībai. Šo seno patiesību uzņēmēji ātri ielāgo. Pretējā gadījumā kontrole pār biznesu ātri vien var izslīdēt no rokām un uzburtās sapņu pilis pārvērsties maksātnespējā. Tieši tādēļ uzticama grāmatveža vai grāmatvedības pakalpojumu sniedzēja izvēle ir nepārvērtējami svarīga.

Ja izvēle kritusi par labu ārpakalpojuma sniedzējam, tad ne mazāk svarīga kļūst sadarbības nosacījumu nodefinēšana. Galu galā pie šī partnera būs visa svarīgā informācija par uzņēmuma naudas lietām, un no tā prasmēm būs atkarīgs, cik gludi veidosies attiecības ar Valsts ieņēmumu dienestu un citām uzraugošajām valsts iestādēm.

Līgumā – visi sīkumi

Sākot sadarbību ar grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju, ir divas lietas, bez kurām neiztikt – savstarpēja uzticība un izsmeļošs, precīzi uzrakstīts un nepārprotams līgums. Ja uzticība parasti veidojas un nostiprinās sadarbības gaitā, tad nevainojamam līgumam jābūt spēkā jau kopš pirmās kopīgā darba dienas.

Kam tad būtu jābūt šajā līgumā? Īsā atbilde – pilnīgi visiem klientam svarīgajiem sīkumiem. Pat tādiem, kas jums šķiet pašsaprotami. Jo pakalpojuma sniedzējs var pat nenojaust, ka jūs sagaidāt viena vai otra specifiska darba paveikšanu.

Šī iemesla dēļ visprātīgāk būtu līgumā detalizēti aprakstīt visus veicamos darbus. Vienu pēc otra. Kādā formā un kādā termiņā klients iesniedz dokumentus grāmatvedības uzņēmumam? Cik ilgā laikā tie tiek apstrādāti un sagatavotas nepieciešamās atskaites? Kādā formā tās nonāk pie klienta, un kurš tās iesniedz EDS un citu valsts institūciju sistēmās?

Jānodefinē pat komunikācija

Precīzi jāatrunā komunikācijas veids. Līgumā jānorāda kontaktpersonas un to aizvietotāji, jāparedz saziņas kanāli. Tas var būt gan e-pasts, gan dažādas projektu vai vadības vai kopdarba platformas. Jānodefinē, cik ilgā laikā jāatbild uz jautājumiem un kā notiks datu nodošanas un pieņemšanas apstiprināšana. Pretējā gadījumā var rasties situācija, ka viena puse neizpilda savus pienākumus, bet vaino otru, ka tā nav laikus iesniegusi nepieciešamo informāciju vai arī tā bijusi nepilnīga.

Ne mazāk svarīgi pašā sākumā vienoties par to, kāda grāmatvedības programma tiks izmantota un kur tiks glabāta informācija – lokālā krātuvē vai mākoņservisā? Grāmatvedības programmas izvēle ir svarīgāka, nekā varētu sākumā šķist, jo katram jau eksistējošam uzņēmumam ir finanšu datu bagāža no iepriekšējiem gadiem, un tā būs vēl lielāka nākotnē, kad, iespējams, atkal tiks pieņemts lēmums mainīt grāmatvedības pakalpojuma sniedzēju. Tādēļ svarīgi izvēlēties kādu no plaši lietotām programmām, lai datu migrācija nesagādātu grūtības.

Atsevišķos gadījumos klientam var būt nepieciešama piekļuve grāmatvedības sistēmai, ar ko strādā grāmatvedis. Klientam izrakstot rēķinus no šīs programmas, tiek atvieglota informācijas aprite uzņēmumā, jo dokumenti uzkrājas vienuviet un vairs nav atsevišķi jānosūta pakalpojumu sniedzējam. Dažkārt klients vēlas sekot līdzi ieņēmumiem un izmaksām reāllaikā. Arī tāda vēlme jāparedz līgumā.

Būtiski sadalīt atbildību

Ļoti svarīgs jautājums ir par atbildību. Kurš atbild par datu drošību, un kas notiek to noplūdes gadījumā? Kā tiek kontrolēts, vai tiek ievēroti visi drošības protokoli? Kā tiks nodrošināta Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasību ievērošana un kurš būs atbildīgs par pārkāpumiem? Visbeidzot jāparedz arī pakalpojuma sniedzēja atbildība par atskaitēs un aprēķinos pieļautajām kļūdām. Ja tādas radušās un uzņēmumam uzrēķināts sods, līgumā jāparedz, kam tas jāapmaksā. Kam jāveic labojumi atskaitē un vai par to atsevišķi jāmaksā? Tas aiztaupīs savstarpējus pārmetumus un tiesāšanos, jo rīcības shēma būs gana skaidra.

Līgumā būtībā jāizseko visam grāmatvedības ciklam. Proti, kas ko darīs, kāda būs katra pakalpojuma cena un kā tā mainīsies atkarībā no dokumentu vai grāmatojumu skaita? Tā kā pakalpojumu sniedzēji piedāvā atšķirīgu pakalpojumu klāstu, laikus jānoskaidro, kas no tā klientam ir pieejams un nepieciešams. Kāds var veikt pavadzīmju, čeku, rēķinu un citu dokumentu digitalizāciju, tādējādi samazinot datu ievadīšanas apjomu un līdz ar to arī izmaksas.

Jāņem vērā, ka darba apjoms visu sadarbības laiku nebūs konstants. Uzņēmums var augt un darba apjoms palielināties, tādēļ jau laikus jāparedz, kā tas atsauksies uz izmaksām. Tikpat labi var iestāties ekonomiska krīze un sarukt uzņēmējdarbības apjoms. Svarīgi līgumā paredzēt, lai šādos apstākļos nebūtu jāturpina maksāt tikpat augsta cena kā «treknākos» gados.

Jāatrunā arī dažādas svarīgas nianses. Piemēram, vai pakalpojuma sniedzējs arī strādās ar personāla jautājumiem, sagatavos līgumus jaunajiem darbiniekiem un aprēķinās darba algu? Kurš gatavos maksājumu uzdevumus bankā un kurš kontrolēs naudas plūsmu? Kurš uzskaitīs pamatlīdzekļus un rakstīs aktus? Kurš izstrādā kontu plānu un metodiku, un vai tas tiks pārveidots, ja klientam jau šāds plāns ir? Ja jā, vai klientam par to būs jāmaksā?

Satiekoties jārunā par šķiršanos

Jāpatur prātā, ka grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs ir pakļauts Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma novēršanas likumam (NILLTFNL), tādēļ līgumā jābūt punktam arī par tā ievērošanu. Proti, klients nedrīkst atteikties sniegt informāciju. Ne mazāk svarīgi iekļaut punktu par datu neizpaušanu trešajām pusēm.

Lai arī jaunas sadarbības sākumā negribas domāt par nākotnē gaidāmo šķiršanos, tā tomēr līgumā ir jāparedz. Nepietiek ar līguma darbības termiņa noteikšanu. Jānodefinē arī process, kā notiks datu nodošana nākamajam pakalpojumu sniedzējam vai klienta grāmatvedim. Kādā formātā tiks saņemti grāmatvedības pirmdokumenti, reģistri, atskaites un līgumi, ja tie glabāsies pie ārpakalpojumu grāmatveža. Vai ārpakalpojumu sniedzējs grāmatvedības reģistrus izsniegs papīra vai elektroniskā formātā, vai iedos datu bāzes kopiju, ja to iespējams izgūt no grāmatvedības programmas? Noteikti jānoskaidro, vai tas būs par atsevišķu samaksu un cik ilgā laikā uzņēmumam piederošie dokumenti, reģistri un atskaites tiks nodotas. Un, protams, līgumā jābūt iestrādātam scenārijam līguma laušanas gadījumā – kādās situācijās tā ir pieļaujama un kāda procedūra jāveic.

Kad visi šie un vēl citi svarīgie jautājumi ir aprakstīti, dokumenti parakstīti un stājušies spēkā, mierīgu sirdi varat sākt saistību izpildi.

jekaterina Tue, 02/14/2023 - 09:47

Tieksme augt, radošums, empātija – 2023. gada pieprasītākās īpašības darba tirgū

jekaterina — Mon, 06 Feb 2023 07:10:43 +0000

Tieksme augt, radošums, empātija – 2023. gada pieprasītākās īpašības darba tirgū

Ieilgusī krīzes situācija globālajā ekonomikā, kurai gals nav pat saredzams, biznesa pasaulei liek pārskatīt vērtību sistēmu. Apzinoties, ka nemitīga ieņēmumu rādītāju kāpināšana kļūst aizvien izaicinošāka, daudzi uzņēmumi novirza fokusu no finanšu rādītājiem uz kolektīva labsajūtu, un meklē darbiniekus ar iemaņām, kas varētu palīdzēt organizācijai mainīties līdzi laikam un gūt panākumus ilgtermiņā.

Viena no svarīgākajām 2023. gada ar profesiju nesaistītajām prasmēm (soft skills) solās būt uz izaugsmi vērsts domāšanas veids. Proti, uzņēmumi augstāk vērtē tos darbiniekus, kuri ir gatavi mācīties, pielāgoties un nebaidās no neveiksmes. Biznesa vidē valda uzskats, ka šādi cilvēki kolektīvā palīdzēs vieglāk pārdzīvot draudošās ekonomiskās lejupslīdes nestos triecienus.

Goda vietā šogad nonāks arī radošums un komunikācijas spējas, jo konkurences cīņā labāk veiksies tiem, kuri spēs sekmīgi ieviest inovācijas, nelielus, bet efektīvus uzlabojumus un vienoties par izdevīgākiem nosacījumiem.

Tā kā strādāšanu birojā aizstājis hibrīda darba veids ar diezgan lielu attālinātās strādāšanas devu, zelta vērtē ir tie darbinieki, kuri spēj fokusēties uz uzdevumu, kad netiek uzraudzīti. Spēja savākties, pretoties sociālo tīklu un citu uzmanības novērsēju kārdinājumam modernajā pasaulē kļūst aizvien svarīgāka.

Globālo tendenču maiņa nozīmē tikai to, ka no uzņēmumu vadītājiem šogad tiks prasīts vēl vairāk nekā iepriekš. Lai tiktu galā ar šo izaicinājumu, jāparūpējas par uzņēmuma ļoti efektīvu darbību, ieviešot noderīgus digitālos risinājumus. Tas palīdzēs samazināt rutīnas darbu veikšanai nepieciešamo laiku kā darbiniekiem, tā pašiem vadītājiem. Līdz ar to būs vairāk iespēju pievērsties kolektīva mikrovides uzlabošanai. Digitalizācijas jomā darba lauks ir ļoti plašs – no mūsu veiktās aptaujas izriet, ka uz pilnībā digitālu dokumentu apriti pārgājuši tikai 6,3% Latvijas uzņēmumu, bet visi pārējie joprojām sagatavo atskaites un ziņojumus uz papīra lapām. 12,8% vispār nav ieviesuši nevienu digitālo risinājumu, - skaidro Jumis vadītājs Viesturs Slaidiņš.

No vadītājiem tiek sagaidīts, ka viņi kļūs par empātiskiem līderiem, kas spēj saliedēt kolektīvu, uzklausīt darbiniekus un vienlaikus sasniegt finanšu mērķus. Pētījumu centra Gartner 60 valstīs veiktā aptaujā noskaidrots, ka 82% strādājošo vēlas, lai kompānijas vadība viņus uztvertu kā personības, nevis tikai darbaspēku. Tas nozīmē, ka vadītājiem šogad būs jārisina ne vien darbinieku profesionālās problēmas, bet arī ārpusdarba. Tostarp jāpalīdz atgūt motivāciju strādāt, sakārtot finansiālo situāciju un uzlabot labsajūtu.

jekaterina Mon, 02/06/2023 - 09:10

Kā izvēlēties grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju?

jekaterina — Mon, 30 Jan 2023 07:09:28 +0000

Kā izvēlēties grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju?

Uzņēmums bez grāmatvedības mūsdienās nevar pastāvēt. Tas ir pašsaprotami un vairs nav jāpierāda. Taču finanšu uzskaiti var kārtot dažādi. Šo pienākumu var uzticēt algotam grāmatvedim – uzņēmuma darbiniekam, kurš pastāvīgi ir lietas kursā par uzņēmumā notiekošo. Vai arī to var deleģēt grāmatvedības pakalpojumu sniedzējam – uzņēmumam, kas apkalpo vairākus komersantu vienlaikus.

Darbaspēka augstās izmaksas mazos un vidējos uzņēmumus mudina raudzīties grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzēja virzienā. Bet kā gan izvēlēties piemērotāko?

Jāizvērtē vajadzības

Pirms lēmuma pieņemšanas ir svarīgi izanalizēt esošo situāciju. Jaunam uzņēmumam būs mazāk vielas pārdomām, jo vēl nav iestrāžu un pienākumu sadalījuma. Ilgāk strādājošajiem jāsāk ar situācijas novērtējumu. Būtiski saprast, ko līdz šim darījis uzņēmuma algots grāmatvedis vai šo pakalpojumu sniedzējs? Mazajos uzņēmumosgrāmatvedis pilda arī lietveža, personālvadītāja, sekretāra un jurista darbu, bieži uzņemas atbildību arī par darba drošību. Algots grāmatvedis mazos uzņēmumos veic ne tikai finanšu uzskaiti, bet arī nodarbojas ar vadības grāmatvedību, kas nozīmē, ka veic noliktavas uzskaiti, aprēķina ražošanas pašizmaksu. Šādu darbinieku aizstāt nebūs viegli, taču vismaz uzņēmuma vadītājam būs skaidrs, kādas funkcijas jāpārdala citiem darbiniekiem vai kādu ārpakalpojumu sniedzējus jāpiesaista.

Tabula salīdzināšanai

Kad izdevies tikt skaidrībā ar šo daļu, jāķeras pie grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju atlasīšanas un salīdzināšanas. Te būtu svarīgi izveidot tabulu katram pretendentam un aizpildīt to ar salīdzināmiem vērtējumiem – cik gadus darbojas nozarē, cik darbinieku ir uzņēmumā, vai tam ir VID izsniegta licence grāmatvedības pakalpojumu sniegšanai un tamlīdzīgi? Vai ir arī obligātā civiltiesiskā apdrošināšana un kāds ir apdrošināšanas summas apjoms. Šīs pamatlietas palīdzēs apjaust pretendenta pieredzi, kompetenci un ambīcijas. Protams, lielāks un vecāks uzņēmums vēl nenozīmē labāks, taču vismaz skaidrs, ka nebūs darīšana ar nenopietnu viendienīti.

Padziļināta izpēte

Nākamajā solī jāveic padziļināta izpēte. Labs sākums ir atsauksmju palasīšana internetā vai apjautāšanās par sadarbību kādam no grāmatvedības uzņēmuma esošajiem klientiem.

Ne mazāk svarīgi iepazīties ar pakalpojumu sniedzēja pēdējiem gada pārskatiem. Grāmatvedības uzņēmumam jāprot strādāt ar peļņu un sakārtot naudas plūsmu. Ja uzņēmumam ir lieli kredīti vai ķīlas, tas ir trauksmes signāls turēties pa gabalu.

Noderīgu informāciju par kompānijas «nopietnumu» sniegs arī mājas lapa un profils sociālajos tīklos. Vērts uzmest skatienu arī darbinieku profiliem Facebook un citos socializācijas portālos. Arī tie parādīs, ar kādiem cilvēkiem nāksies strādāt. Un to nedrīkst novērtēt par zemu. Galu galā uz spēles ir likti jūsu uzņēmuma finanšu dati.

Pārrunāt gaidāmo sadarbību

Kad potenciālo kandidātu loks ir sašaurinājies līdz minimumam un jāizvēlas uzvarētājs, ir būtiski detalizēti noskaidrot gaidāmos sadarbības nosacījumus. Piemēram, cik un kādi grāmatveži strādās ar jūsu uzņēmumu? Kāda ir viņu izglītība un darba pieredze? Vai viņi ir strādājuši ar līdzīgas specializācijas uzņēmumu un saprot tā darba specifiku? Vēlams noskaidrot, vai ir izveidota iekšējās kontroles sistēma jeb tā dēvētais četru acu princips?

Jāpaprasa informācija arī par pašu grāmatvedības uzņēmumu. Vai tā darbiniekiem ir kompetences sertifikāti, piemēram, Grāmatvežu sertifikācijas centra vai LRGA, vai uzņēmums norīko darbiniekus uz kvalifikācijas celšanas kursiem un apmācībām? Vai tiek sekots līdzi nodokļu likumu izmaiņām un kā tas notiek?

Pārliecināties par atbildību

Noteikti jāpalūdz uzrādīt civiltiesiskās apdrošināšanas polisi, lai problēmu gadījumā nenāktos grāmatvežu kļūdas kompensēt no sava budžeta.

Paprasiet uzrādīt metodikas noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas apkarošanai un personu datu aizsardzībai, kā arī jāvienojas par konfidencialitātes līguma noslēgšanu. Tas ir svarīgāk nekā varētu šķist, jo jūs taču nevēlēsieties, lai informācija par jūsu uzņēmuma klientiem, darbinieku algām un citi finanšu dati bez jūsu ziņas nonāk publiskajā telpā.

Tikai tad, ja pretendents atbilst galvenajām prasībām un apmierina visās pārējās, ir vērts pievērsties sadarbības līguma nosacījumiem.

Un pats pēdējais: uzprasiet pakalpojumu sniedzējam, vai viņš ir gatavs darīt visus tos darbus, ko šobrīd dara algotais grāmatvedis. Un ja darīs, cik tas izmaksās. Iespējams, visi papildu darbi ir par papildu maksu un beigās cena sanāk lielāka, nekā algot grāmatvedi, vai arī būs jāalgo darbinieks, kas veiks visus pārējos darbus.

Mīliet savu grāmatvedi, algoto vai ārpakalpojumu!

jekaterina Mon, 01/30/2023 - 09:09

Jaunā strādāšanas forma - hibrīddarbs

jekaterina — Thu, 05 Aug 2021 06:39:11 +0000

Jaunā strādāšanas forma - hibrīddarbs

Joprojām darbs no mājām? Vai atgriešanās birojā? Vai varbūt kaut kas pa vidu? Pandēmijai aizvien turot sabiedrību neziņā par nākotni, biznesa pasaule sākusi meklēt labāko darba organizācijas risinājumu. Un aizvien skaļāk sevi piesaka hibrīda darba modelis.

Labākais no abām pasaulēm

Kā jau vēsta nosaukums, tas ir krustojums starp darbu no mājām un strādāšanu birojā, kas paredz daļu darba nedēļas pavadīt vienā, daļu otrā vietā. Hibrīdstrādāšanas priekšrocība ir iespēja apvienot abu modeļu priekšrocības. Proti, dot kolektīvam iespēju satikties apspriedēs klātienē un tādējādi atbrīvot no jau apnikušajām video konferencēm, taču strādāšanas rutīnas daļu veikt mājās. Tādējādi darbinieki vairākas dienas nedēļā var ietaupīt ceļam atvēlēto laiku, netraucēti strādāt nu jau ierastajā vidē mājas darbistabā, kā arī brīvāk plānot savu darba laiku.

Par to, ka vairums strādājošo priecātos par šādu modeli, vairs šaubu nav. Pavasarī veiktajā Microsoft Work Trend Index 2021 aptaujā noskaidrots, ka 73% nodarbināto vēlas saglabāt elastīgu darba režīmu un 66% uzņēmumu vadītāju pasaulē ir gatavi atsaukties viņu vēlmēm, tādēļ daudzi jau pārkārto biroju hibrīddarba vajadzībām.

Hibrīda darba modelis nav pandēmijas jaunievedums. Tādu jau vismaz desmitgadi piekopj jaunuzņēmumi, vismaz darbības sākuma stadijā. Taču tagad tas piedzīvo ārkārtīgu popularitātes uzplaukumu, uzņēmumiem mēģinot pielāgoties jaunajai pasaules realitātei.

Satikšanās saliedēšanai

Kas tad ir nepieciešams, lai uzņēmums varētu piekopt šādu modeli? Patiesībā nekas īpašs, jo attālinātā darba veicēju rīcībā jau ir viss vajadzīgais. Tas ir ar darbam nepieciešamajām programmām aprīkots klēpjdators un drošs mobilā interneta pieslēgums. Hibrīdformas strādāšana nenozīmē, ka darbiniekiem obligāti jādodas uz biroju. Tikšanās var notikt kafejnīcās, kopstrādes telpās vai noīrētā viesnīcas konferenču zālē. ASV uzņēmumi aizvien vairāk izmanto īstermiņa biroju nomu, lai sanāktu kopā vien tad, kad tas patiešām vajadzīgs. Līdz ar to šī darba forma ir pieejama arī tiem mazajiem un vidējiem uzņēmumiem, kuri pandēmijas laikā pavisam atteicās no biroja un izvācās no tā telpām.

Satikšanās jēga lielākoties ir komandas gara uzturēšanai un ideju apmaiņai. Tā arī nepieciešama panīkušo darbinieku motivēšanai, kuriem attālinātā darbā radies iespaids, ka par viņiem ir aizmirsts vai ka viņi netiek pienācīgi novērtēti. Tādēļ biznesa līderiem vissvarīgāk ir izplānot kā šajās tikšanās reizēs maksimāli efektīvi veidot komunikāciju un likt komandai strādāt kopā, ciešā mijiedarbībā.

Jāapgūst jaunas prasmes

Hibrīda darba modelis pieprasa jaunu iemaņu apgūšanu kā vadītājiem, tā padotajiem. Pirmajiem profesionālo prasmju arsenāls jāpapildina ar personālvadības un psiholoģijas speciālistu zināšanām, jo nākotnē paralēli komandas darba plānošanai būs arī jādomā, kā elastīgi pārkārtot darbinieku pienākumus un kā viņus motivēt pieņemt jaunos izaicinājumus. Savukārt darbiniekiem jāgatavojas kļūt atvērtākiem jaunu lomu pieņemšanā. Pieprasījums pēc šaura profila speciālistiem sarukšot un augstāk tiks novērtēti tie darbinieki, kuri fleksibli spēs uzņemties jaunus pienākumus. Līdz ar to uzņēmumiem jau laikus jādomā par atbilstošu apmācības programmu sarūpēšanu un rotācijas sistēmas izveidošanu. Darbiniekiem nāksies mācīties aizvien vairāk un kļūt daudzveidīgākiem. Pētījumā 2021 Deloitte Global Resilience Report noskaidrots, ka spēju pielāgoties jauniem apstākļiem 54% vadītāju jau tagad uzskata par kritiski svarīgāko darbinieku izvēlē.

Jauni digitālie risinājumi

Atsaistot darbiniekus no konkrētas strādāšanas vietas, pieaugs vajadzība pēc visaptverošām digitālām sadarbības platformām, jeb virtuāliem birojiem. Ja šobrīd ierasts izmantot atsevišķas projektu vadības, klientu attiecību, biznesa vadības un saziņas sistēmas, tad netālā nākotnē tās varētu aizstāt universāli risinājumi, arī mākonī, kuros būs apvienots viss uzņēmumam nepieciešamais. Tie būšot gluži kā virtuāli biroji, iespējams, pat vizuāli attēlots uzņēmuma fiziskais ofiss, lai darbinieki varētu viegli noorientēties ierastajā kārtībā - ieklikšķināt grāmatveža darbavietā un tikt pie finanšu dokumentiem, sapulču telpā komunicēt ar kolēģiem, gaitenī aplūkot tuvākos darba plānus un vadītāja kabinetā redzēt klientu informāciju. Šādā platformā visu formu komunikācija notiktu vienuviet, līdz ar to ar jaunajām iecerēm un problēmu risinājumiem viegli varēs iepazīties arī tie, kuri nav bijuši klāt apspriedē. Piemēram, noskatoties sapulces ierakstu. Arī no tām apspriedēm, kas notikušas klātienē, jo hibrīda darbs pieprasa maksimālu visas komunikācijas ierakstīšanu un apkopošanu, lai informācija vienmēr būtu pa rokai.

jekaterina Thu, 08/05/2021 - 09:39

Kā motivēt sevi produktīvi strādāt arī vasarā?

jekaterina — Wed, 30 Jun 2021 09:30:08 +0000

Kā motivēt sevi produktīvi strādāt arī vasarā?

Kad aiz loga saule karsē tik vilinoši kā šajā vasarā, domāt par darbu ir ārkārtīgi grūti. Taču biznesā ir savi mērķi, kurus nespēj atcelt pat lieliski laika apstākļi. Tādēļ uzņēmumu vadītājiem jārīkojas vēl gudrāk, lai motivētu darbiniekus ne vien turpināt veikt darba pienākumus, bet arī strādāt patiesi produktīvi.

Kā to panākt pašreizējos apstākļos, kad daļa darbinieku joprojām strādā attālināti un pat nav fiziski sastopami? Personāla speciālistiem ir daži ieteikumi.

Elastīgāks režīms

Attālinātais darbs jau ir iemācījis vadītājiem saprotoši attiekties pret darbinieku atšķirīgo dienas režīmu. Vasarā nenāktu par ļaunu kļūt vēl elastīgākiem. Kādēļ gan nevienoties par atpūtai draudzīgāku režīmu? Piemēram, sākt darbu agri no rīta, kaut drīz pēc saullēkta, dienas vidū izsludināt dienvideiropiešiem raksturīgo «siestu», jeb vairākas stundas ilgu pusdienas pārtraukumu, lai siltākajā laikā varētu paplunčāties ūdens tilpnēs vai vienkārši pagulēt diendusu ārā šūpuļtīklā, un pievakarē atgriezties pie darba. Šāds sadalījums rada īsa darba cēliena ilūziju. Pie tam strādāšana agrā rītā tradicionāli ir ļoti produktīva – smadzenes ir atpūtušās un spēj kvalitatīvi pieņemt svarīgus lēmumus, un apkārt ir maz traucēkļu. Citi mājinieki vēl guļ, aiz loga ir salīdzinoši neliela kustība un arī gaisa temperatūra telpā vēl ir zemāka.

Var arī sākt darbu agri no rīta, strādāt 6-7 stundas un jau agrā pēcpusdienā beigt darbu. Šāds uz atpūtu orientēts grafiks pamudinās darbiniekus mobilizēties un pēc iespējas ātrāk paveikt uzdevumus. Arī zinātniski pētījumi apstiprina, ka īsāka darbadiena spēj paaugstināt produktivitāti pat par 50%, pie nosacījuma, ka šāda atkāpe tiek piekopta salīdzinoši neilgu periodu. Piemēram, divus vasaras mēnešus.

Mērķis, atalgojums, jauns mērķis

Izskatīšanas vērti ir arī citi varianti. Piemēram, pāriet uz četru dienu darba nedēļu, strādājot pa 10 stundām dienā, lai trīs dienas būtu pilnībā brīvas. Vai arī dot strādājošajiem pilnīgu brīvību režīma plānošanā, vien nospraužot iknedēļas sasniedzamos mērķus, pie kuriem stingri jāpieturas. Tas rada neierobežotas brīvības sajūtu, taču vienlaikus palīdz neaizrauties ar brīvības pārspīlētu baudīšanu.

Svarīgi vien laikus vienoties par sapulču laikiem, lai visi tos var ieplānot un attiecīgi pielāgot personīgo grafiku. Ņemot vērā, ka darba nedēļas nogalē prāts vairāk nesas uz atpūtu, labākais apspriežu laiks vasaras apstākļos varētu būt, piemēram, otrdienas vai trešdienas priekšpusdiena.

Personāla speciālisti arī iesaka katram darbiniekam izveidot personīgo apbalvošanas sistēmu. Proti, sadalīt dienas darbus vairākos posmos un pēc katra minimērķa sasniegšanas apbalvot sevi ar īsu atpūtu vai izklaidi. Tas mazinās nepārtrauktas strādāšanas sajūtu. Saņemties palīdz arī kāds lielāks mērķis. Piemēram, ieplānotais atvaļinājums pēc divām nedēļām. Apzinot visus līdz brīvlaikam paveicamos darbus un saplānojot tos pa dienām, ir vieglāk sevi motivēt saņemties. Galu galā priekšā taču gaida iespēja atpūsties.

Vairāk laika ārā

Birojā strādājošo noskaņojuma uzlabošanai vasarās var radīt iespēju strādāt uz terases vai pagalmā, aprīkojot šīs vietas ar saulessargiem, elektrības un interneta pieslēgumu. Saprotams, ka jāparūpējas par visām darba pienākumu veikšanai nepieciešamajām datorprogrammām. Līdz ar to attālinātā darba veicēju vidū būtiski pieaug mākoņpakalpojumu loma. To varēja uzskatāmi redzēt pandēmijas sākumposmā, kad pieprasījums pēc iespējas vadīt uzņēmuma dokumentu apriti auga ārkārtīgi ātri. Arī pēc universālās uzņēmuma vadības sistēmas Jumis Pro.

Vides maiņa spēj radīt īstus brīnumus darbinieku motivācijā. Protams, ja vien laika apstākļi ir patīkami. Tveice, spēcīgs vējš vai lietus drīzāk traucēs nevis palīdzēs strādāt ar prieku.

Ne mazāk svarīgi ir padomāt par izklaides iespējām darba laikā. Nospēlējot dažas novusa partijas ar kolēģiem un apēdot saldējumu no uzņēmuma telpās uzstādītā našķa pagatavošanas automāta, viņi ar skubu metīsies darbos, jo prātu vairs nenomāks domas par to, ka vasara tiek izniekota birojā.

Arī attālināti strādājošajiem jācenšas pēc iespējas biežāk pavadīt laiku ārā, jo emocionāli tieši tā notiek vasaras baudīšana. Atrodoties ārā. Pajautājiet sev – kad jums ir radies iespaids, ka vasaras nemaz nav bijis? Atmiņā nāks tie gadi, kad vasara bija izteikti auksta un lietaina, un arī tie, kad tā aizritējusi logam otrā pusē. Tādēļ pat pilna darba diena ar klēpjdatoru dārzā liks justies, ka jūs dzīvojat vasarā, nevis gaidāt iespēju tikt pie tās. Un, kā pierādīts daudzos zinātniskos pētījumos, atrašanās dabā palīdz samazināt stresa līmeni.

jekaterina Wed, 06/30/2021 - 12:30

Darbinieku noskaņojums jāmēra un jārīkojas

jekaterina — Tue, 20 Apr 2021 06:11:01 +0000

Darbinieku noskaņojums jāmēra un jārīkojas

Attālinātais darbs mums atnesis iespēju rītos ilgāk pagulēt un lietderīgāk izmantot laiku, ko iepriekš izniekojām pucējoties un ceļā uz biroju, taču atņēmis neformālu satikšanos ar kolēģiem, nepiespiestu domu apmaiņu un arī novērtējumu. Jā, tās sīkās, ikdienišķās uzslavas par lielisku ideju, labi paveiktu darbu vai iniciatīvu, kas palīdzējusi uzņēmumam kļūt labākam. Birojā motivējoši vārdi bieži vien tiek izteikti īsās sarunās ar kolēģiem par kādu konkrētu projektu vai priekšniekam ejot garām jūsu darba vietai. Oficiālajās video sapulcēs šādām uzslavām bieži vien nepietiek laika, tādēļ darbiniekiem var rasties sajūta, ka viņu darbs netiek pamanīts un novērtēts. Nemaz nerunājot par apjautāšanos, kā kuram klājas.

Ja īstermiņa šādas problēmas šķiet nenozīmīgas, tad mēnešiem ilga strādāšana ar retu fizisku satikšanos vai pat pilnībā bez tās nepaliek bez sekām. Tomēr arī šādos neparastos apstākļos iespējams parūpēties par darbinieku labsajūtu, uzskata SIA Visma Enterprise personāla direktore Ineta Juškēviča. Viņa iesaka koncentrēties uz diviem būtiskiem elementiem – darbinieka noskaņojuma izzināšanu un reālu palīdzību.

Kā Tev klājas?

Pirmais patiesībā lielas pūles neprasa. Gana daudz uzņēmumu ir izdomājuši vienkāršu veidu, kā sekot līdzi pat lielu kolektīvu labsajūtai, pat nesatiekot viņus klātienē. Šim nolūkam noder pašnovērtējuma anketas, kuras darbinieki ik pa laikam aizpilda un nosūta personāla daļai. Tajās tiek jautāts gan par darbavietas iekārtojumu mājās un tās atbilstību vēlmēm, gan par fiziskās un emocionālas veselības stāvokli, gan par sadarbību ar kolēģiem un vadību.

Darbiniekiem emocionāli daudz nozīmē pati intereses izrādīšana, ja vien anketēšana netiek veikta drakoniskā formā, piemēram, pieprasot īsā laikā sagatavot garus un detalizētus ziņojumus. Draudzīga apjautāšanās par noskaņojumu raisa pozitīvāku skatu uz dzīvi. Personāla daļai ir svarīgi anketas ne vien sagatavot un izsūtīt, bet arī apkopot datus un ņemt vērā tajā esošo informāciju. Darbiniekiem jājūt, ka viņi ir sadzirdēti, ka var uzticēties vadībai. Ja kāds sūdzas, ka darba vieta mājās nav piemērota produktīvam darbam, vadībai vērts meklēt iespēju uzlabot darba apstākļus. Ja kādam internets ir par lēnu, varbūt uzņēmums var rast tehnoloģisku risinājumu problēmai. Mūsu veiktajā uzņēmumu aptaujā noskaidrojām, ka 47% Latvijas uzņēmumu jau palīdzējuši darbiniekiem ar darba vietas iekārtošanu.

Saklausīt un rīkoties

Par ļaunu nenāks arī regulāri apkopot un darīt kolektīvam zināmas svarīgākās anketēšanā iegūtās atziņas. Piemēram, par to kā darbinieki tiek galā ar ilgstošas profesionālās izolācijas izaicinājumiem, kā viņi normē darba laiku un kā tiek galā ar pienākumiem. Šajās atbildēs kolēģi var smelties padomus un iedvesmu savu problēmu risināšanai, un tas ir viens no šā brīža nozīmīgākajiem personāla daļas pienesumiem – būt par starpnieku pieredzes apmaiņā starp darbiniekiem un pārlieku emociju atsijāšanas filtru.

No anketēšanas vai citas formas darbinieku aptaujas rezultātiem lielā mērā izriet nākamais solis – rūpes par darbiniekiem. Cilvēki ir ļoti dažādi un atšķirīga ir viņu psiholoģiskā noturība. Viens var ierakties dzīvoklī kā alā un gūt prieku no tā, ka beidzot vairs nav jāiet uz darbu, bet cits jau pēc nedēļas izjūt pastiprinātu trauksmi un vientulībā strauji tuvojas emocionālam sabrukumam. Līdz ar to uzņēmuma vadībai nemitīgi jātur roka uz darbinieku pulsa, lai nepiedzīvotu brīdi, kad kāds strādājošais vienkārši vairs nav spējīgs pildīt savus pienākumus.

Attālinātas vizītes un nodarbības

Daļa uzņēmumu jau preventīvi noorganizēja darbiniekiem tiešsaistes seminārus ar speciālistiem, kuri palīdz labāk sagatavoties jaunajai realitātei. Citi apmaksājuši darbiniekiem attālinātas psihologa konsultācijas vai vienkārši piešķīruši līdzekļus emocionālās labsajūtas uzlabošanas nodarbībām pēc paša izvēles. Attālināta vingrošana, joga vai meditācija šodien vairs nav nekas neparasts. Tieši tāpat kā «izlādēšanās» tematiskos diskusiju klubiņos vai intelektuālās spēlēs. Aktīviem cilvēkiem pieejamai neskaitāmi sportiski izaicinājumi, neklātienē sacenšoties nostaigāto soļu, ar velosipēdu nobraukto kilometru un pacelto smaguma kilogramu daudzumā.

Jumis Pro kolektīvā katra mēneša pēdējā piektdienā videokonferencē tiek spēlētas galda spēles, - stāsta uzņēmuma vadītājs Viesturs Slaidiņš. Tā ir iespēja neformālā gaisotnē pārrunāt ar darbu tieši nesaistītus jautājumus un sajust, kāds ir katra kolēģa emocionālais stāvoklis. Vai viņš jūtas pārguris, nenovērtēts, nesadzirdēts, satraukts vai varbūt ir ar visu apmierināts un laimīgs.

Gada laikā attālinātās izglītošanās, izklaidēšanās un izkustēšanās piedāvājums ir dramatiski pieaudzis un uzņēmumiem nevajadzētu ignorēt šīs iespējas. Arī tiem, kuru stratēģija ir pārciest šos juku laikus. Tādēļ, ka pēc pandēmijas visi strādājošie birojos vairs neatgriezīsies. Mūsu veiktās aptaujas rezultāti rāda, ka gandrīz desmitā daļa uzņēmumu pēc pandēmijas turpinās strādāt attālināti, savukārt 45,6% pāries uz kombinētu režīmu, ierodoties birojā vien dažas dienas nedēļā. Vērtīga viela pārdomām par darba organizāciju un darbinieku labsajūtas uzturēšanu nākotnē, vai ne?

jekaterina Tue, 04/20/2021 - 09:11

Kas var veicināt darba laika produktīvāku izmantošanu?

jekaterina — Tue, 07 Jul 2020 09:05:15 +0000

Kas var veicināt darba laika produktīvāku izmantošanu?

Datorprogrammas, kas mēra darbam veltīto laiku un palīdz strādāt efektīvāk

Kā veicas ar sevis disciplinēšanu, kad vasarīgi saules stari aicina visu mest pie malas un doties ārā? Vai spējat bez īpašas saņemšanās vai rituāla sākt darbu, neesot ierastajā darba vidē, un “nenovirzīties no pareizā ceļa” līdz pat darba dienas beigām?

Trīs mēnešus ilgušais attālā darba periods, kas daļā uzņēmumu pagarināts līdz pat rudenim, ļāva ikvienam labāk iepazīt sevi un novērtēt savu patstāvības līmeni. Pat ja pašam ar darba organizēšanas spēju viss ir kārtībā, tas vēl negarantē raitu darbu komandā. Attālā strādāšana ne vien prasa vairāk patstāvības, bet arī biežāk atstāj vienatnē ar izaicinājumiem — bez kolēģa spēcīgā pleca, uz ko paļauties grūtos brīžos.

Tildes Jumis pavasarī veica aptauju, kuras rezultāti parāda — 22% aptaujāto visgrūtāk tikt galā ar koncentrēšanās problēmām. Aptuveni 15% aptaujāto atzīst, ka attālajā darbā ir grūti noteikt darba dienas sākumu un beigas. Arī vadītājam nav viegli mobilizēt izkliedēti strādājošo komandu. Te var palīdzēt tehnoloģijas.

Ko kurš dara?

Ne vienā vien uzņēmumā gan birojā, gan attāli strādājošo darbinieku mobilizēšanai tiek izmantotas darba laika uzskaites sistēmas. To galvenais mērķis ir samazināt izniekotā laika apjomu un palīdzēt pašam darbiniekam saprast, ko viņš dienas, nedēļas vai mēneša laikā ir paguvis paveikt.

Vadītājam šādas sistēmas palīdz katrā projektā “turēt roku uz pulsa”. Viņš redz izpildes progresu reāllaikā un var precīzāk prognozēt, vai visus uzdevumus izdosies paveikt laikus. Katru dienu nav jāpārjautā padotajiem, kas paveikts. Atskaitēs viss ir redzams.

Darba uzraudzības sistēmas ir dažādas. Pieejamas gan par velti, gan par maksu. Atzītāko skaitā ir Wrike, JIRA un Asana – universālas, funkcijām bagātas platformas, kurās var apvienot visu komandu, izveidot jaunus projektus, deleģēt uzdevumus dažādiem darbiniekiem un sekot līdzi, kā katram veicas ar to izpildi. Komandai ir sava saziņas telpa un iespēja lūgt kolēģu palīdzību vai pārņemt kāda cita darbu, ja savi jau izdarīti. Par paveikto jāsniedz īsas atskaites, no kurām beigās var iegūt ilustratīvas infografikas par katra ieguldījumu.

No vienkāršākiem risinājumiem ir vērts pieminēt bezmaksas sistēmu ClickUp, kurā ar pāris klikšķiem var deleģēt pienākumus un atzīmēt uzdevuma paveikšanu, kā arī uzdevumu plānotāju GanttPRO. Pēdējais ir īpaši noderīgs attāli strādājošajiem, lai saprastu, cik daudz laika veltīts katram uzdevumam un cik daudz var atvēlēt nākamajiem.

Katra minūte dārga

Produktīvā un neproduktīvā laika uzskaitei ir pieejami arī daudzi citi risinājumi, un katram ir savas priekšrocības. RescueTime mēra, cik minūšu un stundu patiešām izdevies veltīt darbam, Engross sadala dienu 25 minūšu ražīguma periodos, kuros mudina pievērsties tikai tā brīža svarīgākajai lietai. WorkiQ pēta lietotāja uzvedību darba laikā. Cik daudz laika tiek veltīts pienākumu veikšanai, un cik minūšu vai stundu tiek izniekots bezmērķīgā klejošanā tīmeklī vai blakus nodarbēs. DeskTime ikdienas, iknedēļas vai ikmēneša pārskatos atklāj darbinieku neproduktīvos ieradumus, bet ar iebūvētā Pomodoro taimera palīdzību ik pēc 52 minūtēm tiek nosūtīts atgādinājums par īsu pauzi. Programma arī sarēķina katra projekta izmaksas pēc tajā ieguldītā laika.

Disciplīnas uzlabošanai var izmantot sistēmu StayFocused, kas uzskaita lietotāja apmeklētās interneta vietnes, lietotās programmas, katram uzdevumam veltīto laiku un konkrēti izdarītajam. Ar šādas statistikas palīdzību var visai viegli identificēt un neitralizēt galvenos traucēkļus, jo sistēma ļauj uz noteiktu laiku bloķēt piekļuvi izvēlētām vietnēm.

Darba laika uzskaites risinājumus ir izstrādājuši vairāki Latvijas IT uzņēmumi, tādēļ piedāvājums ir visnotaļ plašs. Arī Tildē izmantojam pašu radītu programmu nostrādāto stundu uzskaitei — Tildes Jumis Time Tracking, un no rudens plānojam to piedāvāt arī citiem uzņēmumiem. Šis risinājums ir piemērots visu veidu uzņēmumiem neatkarīgi no to lieluma un izceļas ar plašām pielāgošanas iespējām. Piemēram, Tildes Jumis Time Tracking spēj uzraudzīt maiņu darba darītājus tieši tajā posmā, kad viņiem jāstrādā, vai arī uzskaita darbinieku patērēto laiku atsevišķos projektos.

Var skatīties uz pirkstiem

Autoritāri vadītāji mēdz ņemt talkā programmu Time Doctor, kas darbinieku vidū nepavisam nav iecienīta. Tomēr rūdītu prokrastinācijas meistaru disciplinēšanai reizēm nākas likt lietā arī šādu “pātagu”. Time Doctor ik pēc trīs minūtēm izveido datora ekrānuzņēmumu, lai vadītājs varētu pārliecināties, ka darbinieks patiešām strādā. Viss darba laiks tiek aizvadīts produktīvā darbā. Programma arī aprēķina strādājošā produktivitāti atkarībā no blakus nodarbēs iztērētā laika.

Ne tik radikāls ir bezmaksas rīks TMetric Time Tracker, kurā ar minūtes precizitāti tiek uzskaitīts, cik daudz laika veltīts katram projektam. Vērtīga ir iespēja iestatīt projektam atvēlēto laiku. Kad limits sasniegts, programma sūta ziņu vadītājam, un viņš var izlemt, vai ļaut darbiniekam turpināt darbu pie attiecīgā jautājuma vai nodot to kādam naskākam kolēģim.

jekaterina Tue, 07/07/2020 - 12:05