Kas ir e-rēķins?
E-rēķins jeb elektroniskais rēķins ir digitāls dokuments, kas tiek sagatavots un nosūtīts elektroniskā formātā. Tas ļauj to automātiski apstrādāt dažādām resursu vadības un grāmatvedības sistēmām bez manuālas datu ievades.
E-rēķinu izrakstīšana, nosūtīšana un saņemšana būs obligāta lielākai daļai Latvijas uzņēmumu, tostarp fiziskām personām, kas veic saimniecisko darbību, un pārējiem Grāmatvedības likuma un Pievienotās vērtības nodokļa likuma subjektiem. Jau no 2025. gada 1. janvāra e-rēķini ir obligāti norēķinos starp uzņēmumiem un valsts pārvaldi (arī pašvaldībām). Bet no 2028. gada 1. janvāra tie būs obligāti jāizmanto starp visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem.
Grāmatvedības likums nosaka, ka rēķins noformējams kā strukturēts elektroniskais rēķins un tam jāatbilst Latvijas nacionālajam standartam LVS EN 16931-1: 2017 “Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis” un kuru uzņēmums izraksta atbilstoši tehniskajai specifikācijai LVS CEN/TS 16931-2:2017 "Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts".
Par e-rēķinu nav uzskatāms:
- PDF rēķins, kas nosūtīts e-pastā;
- Word vai Excel fails, kas izmantots rēķina izrakstīšanai;
- rēķina attēls (piemēram, JPG vai PNG);
- skenēts papīra rēķins;
- rēķins, kura dati nav sagatavoti strukturētā, mašīnlasāmā formātā.
Kādi ir e-rēķinu ieguvumi?
Mazāk manuāla darba un zemākas apstrādes izmaksas
Rēķinu datus var automātiski nodot grāmatvedības sistēmai, samazinot manuālu datu ievadi.
Mazāk kļūdu rēķinu apstrādē
Strukturēti dati samazina risku kļūdīties, pārrakstot rēķina numuru, summas, PVN un citus datus.
Ātrāka rēķinu aprite un apmaksa
Rēķins nonāk pie saņēmēja un grāmatvedības sistēmā ātrāk, bez manuālas nosūtīšanas, lejupielādes un datu ievades.
Automātiska rēķinu datu ievade
Rēķina dati nav manuāli jāpārraksta no PDF vai e-pasta uz grāmatvedības sistēmu.
Mazāk rutīnas, vairāk kontroles
Atkārtotu datu ievadi aizstāj automatizēta apstrāde, ļaujot grāmatvedim vairāk laika veltīt datu pārbaudei un izņēmumu risināšanai.
Ērtāka rēķinu pārvaldība
Saņemtie un nosūtītie rēķini nonāk vienotā digitālā apritē, kur tos ir vieglāk atrast, pārbaudīt un apstrādāt.
Kā izskatās e-rēķins?
Mūsu e-rēķinu rīks ļauj jums vienkārši augšupielādēt dokumentu un apskatīt, kā tas izskatās digitāli. Jūsu augšupielādētais fails netiek saglabāts nevienā datubāzē, tādēļ varat būt pārliecināti par tā drošību. Tas ir moderns, ērts un uzticams risinājums, kas pielāgots jūsu vajadzībām. Pamēģiniet jau šodien un pārliecinieties paši!
E-rēķinu terminu skaidrojums
Strukturēts e-rēķins
Rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā (XML), kas ļauj to apstrādāt automātiski.
Mašīnlasāms formāts:
Datu izkārtojums, ko datorprogramma spēj patstāvīgi atpazīt un iegrāmatot bez cilvēka iesaistes vai manuālas ievades.
Eiropas standarts (EN 16931)
Vienots ES noteikts rēķina datu modelis un sintakse, kam obligāti jāatbilst visiem oficiālajiem e-rēķiniem.
Peppol BIS Billing 3.0
Konkrēta tehniskā specifikācija (XML formāts), kas Latvijā ir pieņemta kā pamats e-rēķinu apritei.
Peppol tīkls
Droša, starptautiska infrastruktūra, kas savieno dažādas grāmatvedības sistēmas un ļauj uzņēmumiem droši apmainīties ar e-dokumentiem.
Peppol ID
Unikāls uzņēmuma identifikācijas numurs Peppol tīklā (Latvijā parasti sastāv no koda 9939: un uzņēmuma PVN maksātaja numura vai 0218: un uzņēmuma reģistrācijas numura).
E-rēķinu operators
Privāts pakalpojumu sniedzējs (starpnieks), kas nodrošina tehnisko rēķinu nodošanu un konvertāciju vajadzīgajā formātā starp dažādām sistēmām un programmām.
Oficiālā elektroniskā adrese (E-adrese)
Valsts nodrošināts digitālais pastkastītes kanāls vietnē Latvija.lv, kuru var izmantot arī bezmaksas e-rēķinu saņemšanai no valsts iestādēm.
B2G (Business-to-Government)
Darījumi un rēķinu aprite starp privāto uzņēmumu un valsts vai pašvaldības iestādi.
B2B (Business-to-Business)
Komercdarījumi un rēķinu aprite starp diviem privātiem uzņēmumiem (juridiskām personām).
G2G (Government-to-Government)
Darījumi un rēķinu aprite starp divām valsts vai pašvaldības iestādēm.
Kā ieviest e-rēķinus?
E-rēķinu ieviešana ietver vairākus soļus:
- Izvēlēties e-rēķinu operatoru vai risinājumu;
- Integrēt operatora platformu ar grāmatvedības vai ERP sistēmu;
- Izstrādāt iekšējās vadlīnijas (atbildīgos, termiņus, apstiprināšanas procesus);
- Sākt izmantot e-rēķinus pakāpeniski — no testa grupas līdz pilnīgai ieviešanai.
Sīkāk par to, kā ieviest e-rēķinus, izvēlēties uzņēmumam piemērotāko risinājumu, lasiet Jumis Pro bloga rakstā: Kas ir e-rēķins?
