Darba sākšana

Uzņēmuma informācija Konfigurācijā

Būtiskākie sistēmas darbam nepieciešamie iestatījumi ir apkopoti konfigurācijā. Tajā var norādīt gan informāciju par uzņēmumu, kas tiks izmantota izdrukās, gan iestatījumus, kas tiks izmantoti dažādos sistēmas blokos.

Konfigurācija ir pieejama no sistēmas lentes joslas, kas atrodas ekrāna augšdaļā, cilnē Konfigurēšana, vai pamatformā, izvēloties Sistēmas iestatījumi > Konfigurācija.

Sīkāks apraksts par konfigurēšanu: Lietotāja rokasgrāmata > Sagatavošana darbam un konfigurēšana > Sistēmas iestatījumi.

Sistēmas lietotāji, lomas un tiesības

Katrs risinājuma Jumis lietotājs sistēmai pieslēdzas ar savu lietotājvārdu un paroli. Strādājot ar lokālā datortīklā instalētu risinājuma Jumis versiju, lietotājvārds var būt jebkāds. Pirmo reizi pieslēdzoties sistēmai, gan lietotājvārds, gan parole ir admin, bet pēc pieslēgšanās tie noteikti jānomaina. Nav ieteicams izmantot paroli, kas ir tāda pati kā lietotājvārds. Izmantojot mākoņpakalpojumu Jumis Pro, lietotājvārds noteikti jānorāda kā e-pasta adrese, jo tā var nodrošināt lietotājvārda unikalitāti ne tikai vienā uzņēmumā, bet visiem mākoņpakalpojuma lietotājiem. Katram lietotājam var norādīt viņa lomas un tiesības. Sistēmas administratoram ir visplašākās tiesības sistēmā, bet pārējiem lietotājiem var pēc vajadzības piešķirt tiesības darboties ar katru konkrēto sistēmas daļu. Turklāt var norādīt dažāda līmeņa tiesības konkrētajā sistēmas daļā – tikai lasīt (lietotājs varēs skatīt dokumentus un atskaites, bet nevarēs šos dokumentus rediģēt), veidot jaunus un rediģēt tikai savus dokumentus (lietotājs nevarēs rediģēt citu darbinieku izveidotos dokumentus), kā arī pilnās lasīšanas un rediģēšanas tiesības (lietotājs konkrētajā sistēmas daļā varēs veikt visas nepieciešamās darbības).

Lietotāju lomām ir izveidotas noteiktu to tiesību grupas, kuras varētu būt nepieciešamas konkrētā darba veicējam. Jāatceras, ka, kombinējot vairākas lomas, to tiesības nesummējas, bet ir spēkā zemākā līmeņa tiesības. Piemēram, ja lietotājam tiek piešķirta loma Administrators un loma Noliktavas darbinieks, lietotājs varēs strādāt tikai ar noliktavas darbinieka tiesībām.

Sīkāks apraksts: Lietotāja rokasgrāmata > Sagatavošana darbam un konfigurēšana > Drošība > Kas ir lomas un tiesības.

Partneru saraksta aizpildīšana

Sākot darbu sistēmā, vēlams jau iepriekš ievadīt informāciju par darījumu partneriem. To var izdarīt no sistēmas lentes joslas, kas atrodas ekrāna augšdaļā, cilnē Konfigurēšana, vai pamatformā, izvēloties Partneri, valūtas.

Ja iepriekš jau ir veikta uzskaite kādā citā sistēmā, tad partneru sarakstu vienkārši var importēt no MS Excel formāta faila.

Sīkāks apraksts par partneru saraksta ievadīšanu: Lietotāja rokasgrāmata > Partneri > Kā ievadīt jaunu vai izmainīt esošu informāciju par partneri.

Lai paātrinātu partneru informācijas ievadīšanu un nepieļautu kļūdas, var nolasīt informāciju no interneta. Ievadot daļu informācijas, piemēram, nosaukumu vai uzņēmuma reģistrācijas numuru, un noklikšķinot uz attiecīgās pogas formā, informācija tiks meklēta vietnes firmas.lv vai Lursoft datu bāzē. Atlasīto informāciju pēc tam varēs automātiski iekļaut partnera kartītē.

Katram uzņēmumam mēnesī ir tiesības izmantot noteiktu skaitu bezmaksas izziņu. Ja nepieciešams lielāks skaits, par to ir jāmaksā un attiecīgi jāsazinās ar vietni firmas.lv vai Lursoft.

Sīkāks apraksts: Lietotāja rokasgrāmata > Partneri > Partnera kartītes ātrā aizpildīšana.

Kontu plāna precizēšana

Finanšu uzskaites pamatā ir uzņēmuma kontu plāns. Risinājumā Jumis jau ir iekļauts standarta kontu plāns, ko lietotāji var mainīt un pielāgot savām vajadzībām.

Kontu plāns risinājumā Jumis ir veidots koka veidā, tajā var brīvi pievienot jaunus kontus un apakškontus. No sistēmas viedokļa nav nekādu kontu skaita vai iekļaušanas dziļuma ierobežojumu. Tomēr jācenšas kontu plānu veidot tā, lai tas būtu pēc iespējas ērtāk izmantojams turpmākajā darbā.

Piemēram, nevajadzētu katram darījumu partnerim veidot atsevišķu kontu, jo sistēmā informāciju ērti varēs atrast pēc konta un partnera kombinācijas.

Sīkāks apraksts: Lietotāja rokasgrāmata > Grāmatvedība > Kontu plāns.

Autonumerācija

Lai sistēma dažādu dokumentu veidošanas laikā automātiski piedāvātu numerāciju, var konfigurēt attiecīgos nosacījumus, nosakot unikalitātes pazīmes, numura garumu un veidu, kā arī citus parametrus.

Autonumerācijas iestatījumus var norādīt, pamatformā izvēloties Sistēmas iestatījumi > Autonumerācija un pavadzīmju numerācija vai lentes Joslā izvēloties Konfigurēšana > Numerācija

Sīkāks apraksts: Lietotāja rokasgrāmatā > Sagatavošana darbam un konfigurēšana > Autonumerācija un pavadzīmju numerācija.

Dokumentu un atskaišu noformēšana

Risinājumā Jumis ir plašas iespējas dokumentus sagatavot tā, kā nepieciešams konkrētajam uzņēmumam. Ne tikai ierakstot uzņēmuma rekvizītus, bet arī pievienojot sava uzņēmuma logotipu vai izmantojot speciāli pielāgotas dokumentu veidnes.

Sīkāks apraksts: Lietotāja rokasgrāmatā > Sagatavošana darbam un konfigurēšana > Veidlapu sagatavošana.

Risinājuma Jumis mājaslapas sadaļā “Dokumentu noformēšana, pavadzīmes” ir vairāki dokumenti, kuros izvērsti aprakstīta sistēmas pielāgošana specifiskām vajadzībām. Piemēram, dokumentā “Pavadzīmju veidnes” ir apraksts par uzņēmumam specifisku pavadzīmju sagatavošanu.

Finanšu atlikumu ievadīšana

Uzsākot darbu sistēmā Jumis, ir ievadāmi atlikumi. Finansēs atlikumi ievadāmi veidojot jaunu finanšu dokumentu > kontu atlikumi

Atlikumu ievadīšanas kārtība.

Kontos, kuros tiek uzskaiti norēķini ar partneriem, jāveido konta atlikuma dokumenti katram partnerim atsevišķi. Ja ir vēlme redzēt neapmaksāto dokumentu sarakstu, tad var ievadīt katram dokumentam atsevišķu konta atlikuma dokumentu, norādot parāda dokumenta numuru, dokumenta reālo datumu un apmaksas termiņu, kā arī dokumenta grupu > atbilstošo parādu.

Atlikumiem, kas ir valūtās veidojami atsevišķi konta atlikuma dokumenti. Dokumenti veidojami atbilstošajā valūtā. Ievadot dokumentu valūtā būs jānorāda grāmatvedībā izmantojamais valūtas kurs konkrētajā dokumenta ievades datumā. Valūtu saraksts papildināms ar nepieciešamajiem ierakstiem. Apraksts

Atlikumiem, kuriem nav nepieciešams sadalījums pa partneriem vai valūtām, var veidot vienu kopēju atlikuma dokumentu, atlikumus ievada uz iepriekšējā mēneša pēdējo datumu

Ja ir atlikumi avansa norēķina personām un turpmāk sistēmā tiks veidoti avansa norēķini ar šo personu, tad veidojot atlikuma dokumentu, laukā “darbinieks/aģents” ir norādāma avansa norēķina persona.

Naudas uzskaitei ir jāizveido norēķinu posteņi

Norēķinu posteni veidojams atverot Finanses > Banka vai Finanses > kase. Aizpildot bankas norēķinu posteni, sadaļā “parametri” ir norādāms bankas nosaukums un konts, lai turpmāk veidotu maksājuma uzdevumus.

Ievadīto atlikumu pārbaude

Vienkāršākais variants ir atvērt virsgrāmatu par datumu, uz kuru tiek ievadīti atlikumi. Datums “no” un datums “līdz” norādāms atlikumu ievadīšanas datums. Apraksts

Attiecīgi izveidosies virsgrāmata, kur būs pieejami visi ievadītie atlikumi. Pie nosacījuma, ja atlikumi ir ievadīti visi un tie ir korekti, pirmajā tukšajā rindā neveidosies atlikums. Ja atlikums tomēr veidojas, tad ir jāpārbauda, vai konta atlikumi ir korekti un vai tie ir ievadīti visi.

Noliktavas uzskaitei, lai ievadītu preču atlikumus veidojams jauns noliktavas dokuments > atlikums.

Darba sākšana ar noliktavas sadaļu

Risinājuma Jumis noliktavas sadaļā var veikt ar preču uzskaiti un tirdzniecību saistītas darbības.

Pirms darba sākšanas vajadzētu izveidot preču tipu sarakstu. Pēc preču tipiem vēlāk varēs grupēt informāciju dažādās atskaitēs. Preču tipu sarakstu var veidot arī koka struktūras veidā – tipi ar apakštipiem. Šādā gadījumā atskaišu informācijas atlasē varēs norādīt, vai jāatlasa tikai konkrētais preču tips vai arī visi tā apakštipi.

Preču tipu ievadīšanas sīkāks apraksts: Lietotāja rokasgrāmata > Noliktavas uzskaite > Preces > Preču tipi.

Risinājumā Jumis var izveidot cenu katalogu, kurā norādītas pārdošanas dokumentu izveides laikā izmantojamās cenas. Cenu katalogā jānorāda tikai pārdošanas cenas, jo iepirkšanas cenas sistēma paņems no iepirkšanas dokumentiem.

Cenu tipu veidošanas apraksts: Lietotāja rokasgrāmata > Noliktavas uzskaite > Cenu katalogs.

Pirms darba sākšanas ar noliktavas sadaļu ieteicams aizpildīt preču kartītes. Preču kartīšu veidošanas apraksts: Lietotāja rokasgrāmata > Noliktavas uzskaite > Preces > Kā ievadīt jaunu preci.

Lai paātrinātu sistēmas ieviešanu gadījumos, kad jau iepriekš izmantota kāda cita noliktavas uzskaites sistēma, preču kartītes var arī importēt no MS Excel formāta faila.