VDAR - Vispārīgā datu aizsardzības regula

Kā VDAR ietekmē Jūsu uzņēmumu

Ikvienai organizācijai (uzņēmumam, NVO vai valsts iestādei) būs pienākums pierādīt atbilstību regulas prasībām, ne vien uzrādot formāli aprakstītas procedūras, bet arī veicot ļoti praktiskas darbības, piemēram, nodrošināt datu apstrādes darbību reģistrēšanu, datu pseidonimizāciju, kā arī ziņojumu sniegšanu uzraugošajai iestādei un datu īpašniekam datu noplūdes gadījumos.

Regula nosaka “data minimization and privacy by default” principu. Tas nozīmē, ka pirms tādu produktu un pakalpojumu izstrādes, kuru nodrošināšanai nepieciešami personas dati, uzņēmumiem būs precīzi jāizvērtē un jāparedz datu iegūšanas un apstrādes mērķi un veidi.

Mūsu padomi Jūsu uzņēmumam

Trīs galvenās jomas, kurās uzņēmumam jānodrošina atbilstība:

• Juridiskais aspekts– līgumi ar klientiem un piegādātājiem
• Procedūras – darba plūsma un datu apstrāde
• IT – sistēmas, rīki, auditācija un datu aizsardzība

Svarīgi ir arī saprast, ka līdz ar regulas stāšanos spēkā darbs tikai sākas, jo turpmāk atbilstība regulai būs jānodrošina pastāvīgi visos IT un biznesa projektos.

Tālāk esam apkopojoši dažus praktiskus padomus, kas noderēs, lai ieviestu VDAR prasībām atbilstošu personas datu glabāšanas un apstrādes sistēmu.

Sāciet ar zināšanu apguvi – izlasiet regulu un apmeklējiet apmācības kursus vai seminārus.

Apzinieties situāciju – veiciet iekšējo auditu, pārskatiet produktus un pakalpojumus:

• Pārbaudiet, kuri no jūsu produktiem vai pakalpojumiem apkopo un apstrādā personas datus.
• Apziniet, kādi personas dati ir uzņēmumā, kāpēc un kur tie atrodas.
• Pārliecinieties, vai jums ir juridisks pamats personas datu apstrādei.
• Esiet drošs, vai varat izpildīt saistības pret saviem klientiem, kā nosaka VDAR (piemēram, datu piekļuves un dzēšanas tiesības).
• Pārskatiet līgumus ar klientiem un piegādātājiem.

Svarīgi ir saprast, kā notiek uzņēmuma iekšējie procesi, kā tiek apstrādāti personas dati un kas tiem piekļūst. Prakse rāda, ka audits bieži vien atklāj iepriekš neapzinātus veidus, kā uzņēmums apstrādā dažādus datus.

Sadaliet atbildības lomas:

• Izvēlieties vienu darbinieku savā organizācijā, kas būs atbildīgs par datu aizsardzību un privātumu.
• Apsveriet, vai jums ir nepieciešams datu aizsardzības speciālists.
• Nodrošiniet darbiniekiem apmācību par personas datu aizsardzību.

Parūpējieties par drošību:

• Gādājiet, lai sistēmas, kas vāc, apstrādā un glabā personas datus, būtu drošas. 
• Apsveriet iespēju izmantot mākoņrisinājumus, piemēram, Jumis Pro, lai visi uzņēmuma dati tiktu glabāti sertificētā datu centrā.

Sagatavojiet dokumentāciju – izstrādājiet vai uzlabojiet esošās datu apstrādes politikas.

Uztveriet VDAR kā iespēju uzlabot uzņēmuma konkurētspēju:

• Ieviešot VDAR, jūs pārskatāt esošos datu saņemšanas, glabāšanas un atjaunošanas procesus uzņēmumā, lai padarītu tos efektīvākus un drošākus.
• Izskatiet, kā šobrīd tiek organizēta komunikācija ar esošajiem un iespējamiem klientiem, un ļaujiet viņiem saprast, ka tiešām rūpējaties par viņu datu drošību un sniegto pakalpojumu kvalitāti.