Robotizācija. Automatizācija. Efektivizācija. Šie svešvārdi cilvēkos nereti iedveš neizskaidrojamas bailes par nākotni, jo īpaši, ja tiek piesaukti darba sapulcēs. Šķiet, šefs tūlīt parādīs visiem darbiniekiem ceļu uz ārdurvīm un viņu krēslos sasēdinās mašīnas. Taču tā nav. Patiesībā automatizācija var palīdzēt visās nozarēs strādājošajiem ar mazāku piepūli padarīt garlaicīgus darbus. Tas nozīmē nevis to, ka uzņēmums varēs iztikt bez cilvēkiem, bet gan to, ka darbinieks varēs vairāk laika veltīt svarīgiem darbiem un domām, kā padarīt uzņēmumu vēl labāku, nevis, galvu nepaceldams, steigs pildīt rutīnas darbus.
Automatizācija jeb vienveidīgu, atkārtotu un loģisku domāšanu neprasošu uzdevumu uzticēšana mašīnām pamazām ienāk arī grāmatvedībā. Ņemot vērā citu nozaru pieredzi, tā grāmatvežiem varētu palīdzēt vismaz piecos veidos.
Slodzes samazināšana
Darba stundu ietaupīšana ir viens no vilinošākajiem iemesliem, kādēļ grāmatvedību vajadzētu automatizēt. Grāmatvedības programmas, kas pašas prot paņemt datus no elektroniskajiem rēķiniem, salikt pareizajās ailēs un sarēķināt rezultātu, aiztaupa grāmatvedim stundām ilgu garlaicīgu darbu. Jo īpaši uzņēmumos, kuri apgroza tūkstošiem pavadzīmju un rēķinu. Kad izveidots jauna klienta profils, programma pārņem lielu daļu rutīnas darba un cilvēkam vairs nav jāsēž līdz vēlai naktij pie datora, rakstot ailēs ciparus no papīra dokumentiem. Aplēses rāda, ka procesu automatizācija var ietaupīt līdz pat sešām katra strādājošā darba stundām nedēļā. Grāmatvedībā šis skaitlis varētu būt vēl lielāks.
Darbs bez kļūdām
Lai cik ļoti atbildīgs būtu uzņēmuma grāmatvedis, viņš tomēr ir cilvēks. Nogurdinoša darba cēliena beigu posmā ikvienas dzīvas būtnes uzmanība samazinās un darbā mēdz iezagties kļūdas. Savukārt mašīnas nepagurst nekad. Tās skaitļus nepārraksta, bet gan pārceļ no vienas vietas uz citu, tādēļ kļūda pat teorētiski nav iespējama. Izņēmumi var būt vien gadījumos, ja programma piedzīvojusi tehniskas problēmas vai nesaprot saņemto dokumentu. Taču šādos gadījumos tā brīdinās lietotāju par ķibeli, un grāmatvedis zinās, ka dati jāpārbauda.
Ātra atskaišu sagatavošana
Uzņēmumu vadītāji laiku pa laikam vēlas izvērtēt sadarbības atdevi no dažādiem klientiem, atsevišķu preču vai preču grupu rentabilitāti, kā arī prognozēt cenu vai nodokļu izmaiņu ietekmi uz nākotnes peļņu. Grāmatveži parasti nav sajūsmā, ja pēkšņi «uz galvas uzkrīt» prasības nekavējoties sagatavot atskaites, kas ilgtermiņā varbūt nemaz nenoderēs. Automatizācija šajā gadījumā glābj grāmatveža nervu sistēmu, jo programmas dažu sekunžu laikā var izvilkt datus visdažādākajos griezumos.
Ātrāka dokumentu aprite
Šodienas dokumentu aprite nav salīdzināma ar pagājušā gadsimta nogales grāmatvežu darbu. Toreiz rēķini bija jāsūta pa pastu vai jāved pašiem, tādēļ datu apmaiņa vilkās dienām ilgi. Procesu automatizēšana palīdz apkopot datus, izrakstīt un nosūtīt rēķinus dažu minūšu laikā. Arī rēķinu apmaksā kavēšanos nevar attaisnot ar ierasto frāzi «nebija laika samaksāt», jo grāmatvedības programmas pašas sagatavo maksājumu. Atliek tikai internetbankā to apstiprināt.
Darbu reģistrēšana
Procesu automatizācija ir laba ar to, ka dators nemitīgi reģistrē visu paveikto. Tas sniedz vairākas priekšrocības. Pirmkārt, darbinieks var viegli konstatēt, kas jau ir padarīts un no kuras vietas jāatsāk darbs.
Otrkārt, strādājošais var kontrolēt, cik daudz laika veltījis dažādu uzdevumu veikšanai, cik stundu prasījis viens vai otrs projekts. Tas atvieglo paša darba produktivitātes analizēšanu.
Treškārt, vadītājs ir informēts par darba grupas progresu un projekta gatavības stadiju. Līdz ar to viņš var labāk plānot darbu sadali, nepieciešamos resursus un samērīgāk prognozēt darba paveikšanas termiņus un ieplānot nākamo pasūtījumu.
Visi pieci uzlabojumi ved uz vienu galveno mērķi – grāmatveži beidzot iegūs laiku domāt, analizēt un plānot. Vairāk brīva laika ir svarīgs priekšnoteikums, lai strādājošie sāktu domāt par darba procesa uzlabošanu un jaunievedumiem.