Nu jau otro gadu attālinātais darbs nav tikai veids, kā patīkamāk strādāt siltajos mēnešos. Tas kļuvis par normu, un personāla speciālisti vērš uzmanību uz lielas daļas strādājošo vēlmi saglabāt iespēju veikt darba pienākumus ārpus biroja. Tas nozīmē, ka uzņēmumiem, kuri attālināto darbu uztvēruši kā pagaidu risinājumu, jāpārskata politika un jāpielāgo procesi šādam scenārijam.

Tas ietver arī tehnisko nodrošinājumu. Kas tad īsti uzņēmumam nepieciešams, lai darbinieki pilnvērtīgi varētu strādāt attālināti?

Mākoņrisinājumi

Ņemot vērā, ka katrs strādājošais fiziski atrodas citā vietā, svarīgi, lai vismaz visi dati būtu vienkopus un «satiktos». Līdz ar to kritiski svarīga nozīme ir mākoņrisinājumiem – kā datu krātuvēm, tā lietojumprogrammām, kas ļauj darbiniekiem tiešsaistē apmainīties ar informāciju un papildināt vienam otra paveikto. Šādu programmu nudien netrūkst. Gandrīz visi populārākie biroja programmu, projektu vadības un klientu attiecību pārvaldības risinājumu piedāvā šādu funkcionalitāti. Atliek vien izvēlēties piemērotāko un darbiniekiem saprotamāko. Vērts pievērst uzmanību arī tam, vai izvēlētais risinājums ietver gana apjomīgu datu krātuvi un vai tas piedāvā iespēju veidot datora datu kopijas, lai ierīces «nobrukšanas» gadījumā dati neaizietu zudumā.

Jumis Pro veiktā Latvijas uzņēmumu aptaujā noskaidrots, ka 44,3% uzņēmumiem ieviestie mākoņrisinājumi ļauj šobrīd sekmīgi turpināt darbu attālināti, un tie arī nākotnē plāno organizēt darbu galvenokārt no mājām. 

Interneta pieslēgums

Ja vēl pirms gadiem desmit cilvēkus birojam piesaistīja nepieciešamība pēc interneta kabeļa, tad šodien tas vairs nav nopietns arguments sēdēšanai telpās. Pietiekami ātram internetam var piekļūt arī caur mobilo sakaru tīklu. Visi trīs Latvijā strādājošie lielie operatori piedāvā gan atsevišķus mobilā interneta modemus, gan neierobežotus datu plānus viedteleofnam, ko ar vienu pieskārienu mobilā tīklāja ikonai var pārvērst par rūteri. Tā izplatītajam WiFi signālam no datora var pieslēgties tieši tāpat kā mājas vai biroja bezvadu tīklam. 

Pērkot jaunu klēpjdatoru vai planšeti, var izvēlēties modeli ar integrētu SIM kartes pieslēgvietu un tādējādi nodrošināties ar internetu uzreiz ierīcē. Protams, tad darba devējam nāksies apmaksāt vēl vienu mobilo sakaru operatora datu plānu. Taču produktīvi varēs strādāt arī no dārza, terases vai pludmales.

Saziņas rīki

Vai vēl ir kāds biroja darbinieks, kurš nebūtu izmēģinājis Zoom, Teams, Skype vai kādu citu video saziņas risinājumu? Daļai ekrāns ar daudzām kolēģu galvām droši vien jau sapņos rādās. Taču bez videosaziņas lietotnēm uzturēt pilnvērtīgu komunikāciju būs ļoti grūti, jo tās būtībā aizstāj darba grupu sapulču telpu. Noteikti jāizvēlas programma, kas ļauj koplietot savu datora ekrānu, jo bieži vien vieglāk ir parādīt nekā pastāstīt visus sīkumus. Par ļaunu nenāks arī ekrāna ieraksts, lai nākamajās dienās atsauktu atmiņā pārrunāto.

Svarīgi, lai darbinieku rīcībā būtu arī vienota sarakstīšanās sistēma, kurā var komunicēt kā individuāli, tā grupā. Ne vienmēr par katru sīkumu kolēģi jātraucē ar zvanu. Tieši iespēja noslēgties no apkārtējās vides ir viena no attālināta darba priekšrocībām. 29,7% respondentu novērtē to, ka viņus netraucē biroja kņada. 

Attālinātā piekļuve

Attālinātā darba pirmie mēneši ļoti izaicinoši bija tajos uzņēmumos, kuri nebija radījuši iespēju darba datoriem piekļūt no ārienes. Līdz ar to darbiniekiem pašiem nācās risināt tehniskās ķibeles, ko birojā parasti novērš IT speciālists. Tā dēvētās Remote Desktop programmas ir neizstājamas, lai šis speciālists pieslēgtos daudzu kilometru attālumā esošam datoram un savestu to kārtībā. Šādā veidā viens sistēmadministrators var paveikt vairāk nekā trīs, kuriem jābrauc pie katra grūtībās nonākušā darbinieka uz mājām.

Biroja programmas

Teksta redaktori, izklājlapas, prezentāciju gatavošanas rīki – bez tiem normāls biroja darbs vairs nav iedomājams. Par laimi šajā jomā ir no kā izvēlēties. Ir pieejamas gan datorā instalējamas programmas, gan mākoņrisinājumi, kuros gatavos materiālus nekavējoties var koplietot ar kolēģiem un piešķirt tiem līdzdarbošanās iespējas. Arī izstrādātāji pandēmijas laikā nākuši pretī lietotājiem, piedāvājot izdevīgākus nosacījumus dažādu lielumu kolektīviem. Un ir pat tīri labi bezmaksas risinājumi.

Vadības sistēmas

Mākoņrisinājumā balstītas biznesa, klientu attiecību un projektu vadības sistēmas ir svarīgas kā gaiss ikvienam vidējam un lielam uzņēmumam. Tāpat kā grāmatvedības sistēma. Kurš gan vēlēsies, lai naudas plūsma uzņēmumā un algu izmaksāšana aizkavējas tikai tādēļ, ka grāmatvedis netiek līdz birojam? Tādas programmas kā Jumis Pro ļauj ne vien attālināti veikt visus norēķinus un aprēķinus, bet arī sekot līdzi naudas plūsmai mobilā tālruņa lietotnē. 

Ne mazāk svarīga ir digitāla dokumentu aprite un komunikācija. 50,6% Jumis Pro aptaujas respondentu to nosauc kā vienu no galvenajiem iemesliem, kādēļ tie spēj turpināt attālinātu darbu.

Drošības risinājumi

Lai arī šajā sarakstā minēti kā pēdējie, tomēr vieni no svarīgākajiem uzņēmuma drošā un stabilā funkcionēšanā ir drošības risinājumi. Tā kā katrs dators, planšete un viedtelefons cauru dienu atrodas citā fiziskā vietā un tos nesargā biroja vienotais ugunsmūris, ir svarīgi parūpēties gan par drošu interneta pieslēgumu, izmantojot virtuālā privātā tīkla (VPN) risinājumus, spēcīgas paroles un datu šifrēšanas iespējas, gan pašu ierīču drošību. Bez labas antivīrusa programmas te nekādi neiztikt. Jāpadomā arī par autentifikācijas risinājumiem, lai uzņēmuma datiem varētu piekļūt tikai darbinieki, un arī par datu šifrēšanu, ja jāapmainās ar tiešām sensitīvu informāciju.