Kā izmantot mākslīgo intelektu grāmatveža ikdienā?
Īsumā:
- MI var palīdzēt grāmatvedim ar informācijas meklēšanu un apkopošanu, dokumentu analīzi, tekstu sagatavošanu, datu analīzi un darba procesu strukturēšanu.
- MI vislabāk izmantot kā palīgu, kas sagatavo vai analizē informāciju, kamēr grāmatvedis pārbauda rezultātu un pieņem profesionālos lēmumus.
- Izmantojot MI darbā ar grāmatvedības informāciju, vienmēr jāizvērtē datu drošība un konkrētā rīka izmantošanas nosacījumi.
Mākslīgais intelekts (MI) arvien biežāk nonāk arī grāmatveža ikdienā. Taču tā izmantošana neaprobežojas tikai ar grāmatvedības programmu funkcijām vai automātisku datu apstrādi. MI rīki var palīdzēt arī ar uzdevumiem, kas ikdienā aizņem laiku, bet ne vienmēr prasa paša grāmatveža profesionālo spriedumu - informācijas apkopošanu, dokumentu analīzi, teksta sagatavošanu, datu pārskatīšanu vai darba procesu strukturēšanu.
Nav viena konkrēta MI rīka, kas būtu piemērots visiem uzdevumiem. Atkarībā no vajadzības var izmantot dažādus MI rīkus, datu analīzes risinājumus vai MI funkcijas, kas iekļautas grāmatvedības programmās. Tāpēc galvenais jautājums nav - “kuru MI rīku man izmantot?”, bet gan - kuru sava darba uzdevumu ar MI varu paveikt ērtāk vai ātrāk? Un tikai tad sākt meklēt piemērotāko risinājumu.
Ar ko MI var palīdzēt grāmatvedim?
Runājot par mākslīgo intelektu grāmatvedībā, bieži vispirms iedomājamies automatizētu datu ievadi, rēķinu apstrādi vai citus procesus, kas notiek grāmatvedības sistēmā. Taču MI iespējas ir plašākas.
Ikdienas darbā grāmatvedim ir arī daudz mazu un atkārtotu uzdevumu, kas kopumā patērē ievērojamu laiku. Jāizlasa garš dokuments, jāatrod konkrēta informācija, klientam saprotamā valodā jāizskaidro sarežģīts jautājums, jāsalīdzina divas dokumenta versijas vai jāizveido Excel formula. Šādos gadījumos MI var kļūt par praktisku darba palīgu.
Tas nenozīmē, ka MI pieņem lēmumus grāmatveža vietā. Drīzāk tas palīdz ātrāk nonākt līdz informācijai vai sagatavot darba pirmo versiju, kuru profesionālis pēc tam pārbauda un papildina.
MI nav tas pats, kas grāmatvedības automatizācija
Mākslīgais intelekts un grāmatvedības automatizācija ir saistīti, taču tie nav viens un tas pats. Automatizācija ļauj sistēmai automātiski izpildīt iepriekš definētu darbību vai procesu. Savukārt MI var palīdzēt analizēt informāciju, strādāt ar nestrukturētiem datiem, ģenerēt saturu, pamanīt iespējamās neatbilstības un sagatavot informāciju profesionāla lēmuma pieņemšanai.
Piemēram, automātiska bankas darījumu importēšana grāmatvedības programmā ir automatizācija. Ja MI palīdz analizēt šos darījumus, pamanīt neparastus ierakstus vai sagatavot to kopsavilkumu, tā jau ir MI izmantošana.
Abas tehnoloģijas var papildināt viena otru, taču to uzdevumi nav identiski. Tāpēc arī šajā rakstā ar MI izmantošanu galvenokārt saprotam uzdevumus, kuros MI palīdz analizēt, apkopot, strukturēt vai sagatavot informāciju, nevis vienkārši automātiski izpildīt iepriekš noteiktu darbību.
Informācijas meklēšana un apkopošana
Viens no vienkāršākajiem veidiem, kā MI izmantot ikdienas darbā, ir informācijas apkopošana. Grāmatvedim nav jālūdz MI “izdomāt atbildi” - daudz lietderīgāk ir izmantot to, lai ātrāk saprastu jau pieejamu informāciju. Piemēram, MI var palīdzēt izskaidrot sarežģītu tekstu vienkāršākā valodā, apkopot garu dokumentu vai izveidot jautājumu sarakstu, kas jānoskaidro pirms konkrēta lēmuma pieņemšanas.
Īpaši noderīgi tas var būt, strādājot ar gariem dokumentiem. Tā vietā, lai meklētu tajos informāciju manuāli, var lūgt MI izcelt konkrētas prasības, termiņus vai nosacījumus.
Piemēram:
“Apkopo šo dokumentu piecos galvenajos punktos. Izcel prasības, kas var ietekmēt grāmatvedības darbu, un norādi, kurā dokumenta sadaļā katra prasība atrodama.”
Tomēr ir būtiska atšķirība starp informācijas apkopošanu un informācijas pareizības pārbaudi. Ja runa ir par nodokļu prasībām vai citiem normatīviem jautājumiem, MI sniegto informāciju nevajadzētu uztvert kā gala atbildi. Konkrētā prasība vienmēr jāpārbauda sākotnējā, uzticamā avotā.
Dokumentu analīze un salīdzināšana
MI var būt noderīgs arī tad, ja jāiziet cauri vairākiem dokumentiem vai jāsaprot, kas tajos mainījies. Piemēram, grāmatvedim var būt jāizvērtē līguma jaunā versija, uzņēmuma iekšējās kārtības izmaiņas vai divi dokumenti, kuros ir daudz līdzīgas informācijas. Šādā situācijā MI var palīdzēt atrast atšķirības un strukturēt tās saprotamā veidā.
Var izmantot, piemēram, šādu uzdevumu:
“Salīdzini šīs divas dokumenta versijas. Izveido tabulu ar būtiskākajām izmaiņām un norādi, kurā sadaļā tās atrastas. Neizdari secinājumus par izmaiņu juridisko nozīmi.”
Šeit īpaši svarīgi ir skaidri norādīt, ko MI drīkst un ko nedrīkst darīt. Ja vēlamies tikai atrast atšķirības, nav nepieciešams lūgt rīkam uzreiz interpretēt to nozīmi. Jo precīzāks ir uzdevums, jo vieglāk pēc tam pārbaudīt iegūto rezultātu.
MI var palīdzēt arī pārveidot brīvi strukturētu informāciju ērtākā formātā - piemēram, izveidot tabulu, kontrolsarakstu, darbību secību vai kopsavilkumu. Tas var būt īpaši noderīgi, ja sākotnējā informācija ir gara un neērta tālākai izmantošanai.
E-pastu un citu tekstu sagatavošana
Grāmatveža darbs nav tikai darbs ar cipariem. Būtiska ikdienas daļa ir arī komunikācija ar klientiem, kolēģiem un uzņēmuma vadību. Dažkārt vairāk laika nekā pašas atbildes sagatavošana aizņem mēģinājums sarežģītu informāciju izskaidrot tā, lai otrs cilvēks to patiešām saprastu.
Šeit MI var palīdzēt sagatavot pirmo teksta versiju. Piemēram, ja klientam jāizskaidro, kāpēc nepieciešams iesniegt trūkstošus dokumentus, MI var dot šādu uzdevumu:
“Uzraksti klientam īsu e-pastu, kurā paskaidro, kāpēc nepieciešams iesniegt trūkstošos dokumentus. Saglabā profesionālu, bet ne pārāk formālu toni un izskaidro situāciju vienkāršā valodā.”
Līdzīgi MI var izmantot, lai pārveidotu tehnisku informāciju klientam saprotamā tekstā, saīsinātu pārāk garu skaidrojumu vai sagatavotu vairākus teksta variantus. Tas nenozīmē, ka gatavo e-pastu var vienkārši nokopēt un nosūtīt. Grāmatvedim jāpārbauda fakti, jāpielāgo teksts konkrētajai situācijai un jāpārliecinās, ka MI nav izdarījis pieņēmumus, kas neatbilst faktiskajiem apstākļiem.
Kontrolsaraksti un darba procesu strukturēšana
Ne visi MI pielietojumi ir saistīti ar dokumentiem vai datiem. Tas var palīdzēt arī organizēt paša grāmatveža darbu. Piemēram, no apraksta par kādu procesu var izveidot kontrolsarakstu vai sadalīt lielu uzdevumu mazākos soļos. Tas var būt noderīgi gan ikdienas darbu organizēšanai, gan jaunu procesu aprakstīšanai.
Var lūgt:
“Izveido mēneša noslēguma kontrolsarakstu grāmatvedim mazā uzņēmumā. Sagrupē uzdevumus pa posmiem un atzīmē, kuri no tiem jāveic pirms pārskata sagatavošanas.”
Līdzīgi var strukturēt jauna klienta uzņemšanas procesu, sagatavot jautājumu sarakstu vai pārveidot esošu darba aprakstu par secīgu procesu. Protams, MI nezina konkrētā uzņēmuma darba kārtību tā, kā to zina pats grāmatvedis. Tāpēc šāds kontrolsaraksts ir sākuma punkts, nevis gatava procedūra. Profesionālim tas jāpielāgo savai situācijai.
MI kā “otrs pāris acu”
Vēl viens interesants MI izmantošanas veids ir izmantot to kā sarunu partneri, kas palīdz paskatīties uz problēmu no cita skatpunkta.
Piemēram, ja grāmatvedis saskaras ar neskaidru situāciju, MI var lūgt nevis uzreiz sniegt atbildi, bet palīdzēt saprast, kas vēl būtu jānoskaidro.
“Kādi jautājumi man būtu jāuzdod klientam, lai pilnībā izprastu šo situāciju?”
Vai:
“Kādi vēl aspekti būtu jāizvērtē, pirms pieņemu lēmumu par šo procesu?”
Šāda pieeja var palīdzēt pamanīt jautājumus vai iespējamās alternatīvas, kas sākotnēji nav ienākušas prātā. Taču arī šeit svarīgi saglabāt robežu. MI nav profesionālā lēmuma pieņēmējs. Tas var palīdzēt paplašināt domāšanu, bet grāmatvedis pats izvērtē, kuri jautājumi ir būtiski un kāds risinājums konkrētajā situācijā ir pareizs.
Kā izvēlēties MI rīku konkrētam uzdevumam?
Tā kā MI rīku kļūst arvien vairāk, nav nepieciešams meklēt vienu, kas būtu “labākais grāmatvedim”. Dažādi rīki ir izstrādāti ar atšķirīgām iespējām, un arī viens un tas pats rīks dažādos uzdevumos var būt vairāk vai mazāk piemērots.
Grāmatvedis var izmantot dažādus MI rīkus, piemēram, ChatGPT, Gemini, Claude un citus risinājumus, kā arī MI funkcijas Excel, dokumentu pārvaldības, grāmatvedības un citās profesionālajās sistēmās.
Svarīgāk par konkrēto nosaukumu ir saprast, ko vēlies paveikt. Piemēram, ja nepieciešams analizēt garu dokumentu, svarīgi, lai rīks labi strādātu ar failiem un lielu informācijas apjomu. Ja nepieciešama datu analīze, svarīgas būs tā iespējas darbā ar tabulām un datiem. Savukārt informācijas meklēšanai būtiska var būt iespēja izmantot aktuālus avotus un norādīt to izcelsmi.
Izvēloties MI rīku, vērts pievērst uzmanību arī tam, kā tas apstrādā lietotāja datus, kādas integrācijas piedāvā, kādi ir tā izmantošanas nosacījumi un izmaksas. Tāpēc praktiskāka pieeja ir vispirms definēt uzdevumu un tikai pēc tam izvēlēties rīku.
Kā uzrakstīt labu promptu MI rīkam?
Jo precīzāk MI rīkam izskaidro, ko vēlies panākt, jo lietderīgāks parasti ir rezultāts. Tas nenozīmē, ka katram uzdevumam jāveido sarežģīts prompts. Taču ir vērts norādīt vismaz četras lietas: kontekstu, uzdevumu, ierobežojumus un vēlamo rezultātu.
Piemēram, ja vēlies analizēt izmaksu izmaiņas, nepietiek ar “analizē šos datus”. Daudz noderīgāk būtu paskaidrot, kam analīze paredzēta un kādu rezultātu sagaidi.
- Konteksts: Esmu grāmatvedis un gatavoju informāciju uzņēmuma vadītājam.
- Uzdevums: Izskaidro zemāk redzamās izmaksu izmaiņas.
- Ierobežojumi: Izmanto tikai sniegtos datus un neizdari pieņēmumus par iemesliem, kas datos nav redzami.
- Rezultāts: Sagatavo īsu kopsavilkumu un norādi, kas vēl būtu jāpārbauda.
Šāda pieeja palīdz arī pašam grāmatvedim precīzāk formulēt, ko viņš no MI sagaida.
Ko nedrīkst aizmirst, izmantojot MI grāmatveža darbā?
Jo vairāk MI izmanto profesionālajā darbā, jo svarīgāk kļūst saprast tā ierobežojumus. MI var sniegt pārliecinošu atbildi arī tad, ja tā nav pareiza, un tas var izmantot nepilnīgu vai nepareizi interpretētu informāciju.
Tāpēc īpaši uzmanīgi jāizturas pret atbildēm par nodokļiem, normatīvajiem aktiem, juridiskiem jautājumiem un finanšu aprēķiniem. MI var palīdzēt sameklēt informāciju vai sagatavot sākotnējo analīzi, taču būtiskie secinājumi ir jāpārbauda uzticamos avotos.
Tikpat svarīga ir datu aizsardzība. Pirms klienta vai uzņēmuma informācijas ievadīšanas MI rīkā jāzina, kā konkrētais rīks apstrādā datus un vai šādu informāciju vispār drīkst tajā ievadīt. Īpaši piesardzīgi jāizturas pret personas datiem, komercnoslēpumu un citu konfidenciālu informāciju.
Labs pamatprincips ir vienkāršs: MI var palīdzēt sagatavot darbu, bet grāmatvedim ir jāspēj saprast, pārbaudīt un pamatot gala rezultātu.
Plašāk par MI priekšrocībām, riskiem un tā lomu grāmatvedības nozarē lasi mūsu rakstā par mākslīgo intelektu grāmatvedībā.
Kā sākt izmantot MI grāmatveža ikdienā?
Lai sāktu izmantot MI, nav nepieciešams uzreiz mainīt visu darba procesu vai ieviest vairākus jaunus rīkus. Daudz vienkāršāk ir izvēlēties vienu atkārtotu uzdevumu, kurā ir mazs risks, un izmēģināt, vai MI patiešām palīdz.
Tas var būt e-pasta pirmās versijas sagatavošana, gara dokumenta apkopošana, Excel formulas izskaidrošana vai kontrolsaraksta izveide. Izmanto nekonfidenciālus datus, pārbaudi rezultātu un paskaties, vai uzdevuma veikšanai tiešām nepieciešams mazāk laika.
Ja rezultāts ir noderīgs, nākamais solis var būt sava darba principa vai prompta šablona izveide. Ar laiku no atsevišķiem eksperimentiem var izveidoties praktiska MI izmantošanas pieeja, kas pielāgota tieši tavai ikdienai.
Tas ir arī labākais veids, kā skatīties uz MI grāmatvedībā. Nevis kā uz tehnoloģiju, kas vienā dienā mainīs visu profesiju, bet kā uz vēl vienu darba rīku, kas var palīdzēt grāmatvedim savu darbu paveikt efektīvāk.
Biežāk uzdotie jautājumi
Kā mākslīgais intelekts var palīdzēt grāmatvedim ikdienā?
MI var palīdzēt ar informācijas meklēšanu un apkopošanu, dokumentu analīzi, e-pastu un citu tekstu sagatavošanu, darbu ar datiem un Excel, kontrolsarakstu veidošanu un darba procesu strukturēšanu. Tāpat MI var izmantot kā sarunu partneri, lai apskatītu problēmu no cita skatpunkta.
Kādus MI rīkus var izmantot grāmatvedis?
Grāmatvedis var izmantot dažādus MI rīkus, piemēram, ChatGPT, Gemini, Claude un citus, kā arī MI funkcijas datu analīzes, biroja, grāmatvedības un citās profesionālajās programmās. Rīka izvēle ir atkarīga no konkrētā uzdevuma, nepieciešamajām funkcijām un datu drošības prasībām.
Vai MI var aizstāt grāmatvedi?
MI var automatizēt vai atvieglot atsevišķus uzdevumus, taču tas neaizstāj grāmatveža profesionālo spriedumu, konteksta izpratni un atbildību par gala rezultātu. Pareizāk ir uztvert MI kā darba palīgu, kas palīdz sagatavot, apkopot vai analizēt informāciju.
Vai grāmatvedis drīkst ievadīt klienta datus MI rīkā?
Tas ir atkarīgs no konkrētajiem datiem, MI rīka datu apstrādes nosacījumiem un uzņēmuma iekšējām prasībām. Sensitīvu, personas vai konfidenciālu informāciju nevajadzētu ievadīt MI rīkā, pirms nav pārbaudīts, kā šie dati tiek apstrādāti un vai to drīkst darīt.
Kā sākt izmantot MI grāmatveža darbā?
Visvienkāršāk ir izvēlēties vienu atkārtotu un salīdzinoši zema riska uzdevumu, piemēram, teksta sagatavošanu, dokumenta apkopošanu vai Excel formulas izveidi. Izmēģini MI ar nekonfidenciāliem datiem, pārbaudi rezultātu un izvērtē, vai tas tiešām ietaupīja laiku. Ja pieeja darbojas, to var pakāpeniski ieviest arī citos ikdienas uzdevumos.