Kā izvēlēties grāmatvedības programmu ar noliktavu?

Īsumā:

• Grāmatvedības programma ar noliktavas uzskaiti ļauj vienuviet pārvaldīt finanšu datus, preču atlikumus un preču kustību.
• Izvēloties programmu, svarīgi vērtēt ne tikai noliktavas funkcijas, bet arī to, cik labi tā ir integrēta ar grāmatvedību.
• Būtiskākie kritēriji ir preču uzskaite, noliktavu pārvaldība, inventarizācija, atskaites, automatizācija un iespēja programmai augt kopā ar uzņēmumu.

‍

Uzņēmumam, kas pārdod preces vai savā darbībā izmanto materiālus, izejvielas, rezerves daļas vai citus krājumus, ar finanšu uzskaiti vien nepietiek. Ir jāzina ne tikai, cik daudz uzņēmums ir pārdevis vai iztērējis, bet arī kādi krājumi atrodas noliktavā, cik liels ir to atlikums un kā to kustība ietekmē uzņēmuma finanšu datus.

Tāpēc grāmatvedības programma ar noliktavas uzskaiti var būt praktisks risinājums, jo finanšu un noliktavas dati tiek pārvaldīti vienā sistēmā. Taču ar to vien, ka programmai ir noliktavas modulis, nepietiek. Daudz svarīgāk ir saprast, kā tas darbojas ikdienā un vai pieejamās funkcijas atbilst konkrētā uzņēmuma vajadzībām.

Piemēram, vienam uzņēmumam svarīgākais būs ērti pārvaldīt lielu preču sortimentu, citam – vairākas noliktavas, bet vēl citam - vienkārši un ātri veikt inventarizāciju. Ražošanas uzņēmumam savukārt būs svarīgi uzskaitīt izejvielu patēriņu un gatavo produkciju.

Tāpēc, izvēloties grāmatvedības programmu ar noliktavas uzskaiti, vērts skatīties nevis tikai uz funkciju esamību, bet uz to, cik labi programma atbilst uzņēmuma darba procesiem un palīdz ikdienas darbu padarīt vienkāršāku.

Kādas funkcijas nepieciešamas grāmatvedības programmai ar noliktavu?

Izvēloties programmu, vispirms jāskatās, vai tā spēj nosegt uzņēmuma ikdienas procesus. Mazam uzņēmumam ar vienu noliktavu vajadzības būs citādas nekā vairumtirgotājam ar vairākām noliktavām un lielu preču aprites apjomu.

Tomēr ir vairākas funkcijas, kurām vērts pievērst uzmanību:

• Preču un atlikumu uzskaite - lai jebkurā brīdī varētu redzēt, kādas preces ir noliktavā, cik to ir un kāda ir to vērtība.
• Preču kustības uzskaite - lai sistēmā varētu reģistrēt preču saņemšanu, pārdošanu, norakstīšanu un citas kustības.
• Vairāku noliktavu pārvaldība - ja uzņēmumam ir vairākas noliktavas vai veikali, jābūt iespējai redzēt atlikumus katrā no tiem.
• Preču pārvietošana - lai varētu ērti reģistrēt preču pārvietošanu no vienas noliktavas uz citu.
• Inventarizācija - lai būtu iespējams salīdzināt faktisko preču daudzumu ar uzskaites datiem.
• Atskaites un analītika - lai uzņēmums varētu analizēt preču atlikumus, kustību un noliktavas vērtību.

Taču ar funkciju sarakstu vien nepietiek. Tikpat svarīgi ir saprast, kā šīs funkcijas darbojas praksē. Ja, piemēram, pēc preču pārdošanas noliktavas atlikums tiek atjaunots, bet grāmatvedim šis pats darījums jāievada vēlreiz citā sistēmā, ieguvums no noliktavas moduļa ir daudz mazāks.

Kam pievērst uzmanību izvēloties grāmatvedības programmu ar noliktavu?

Ne katram uzņēmumam nepieciešams vienādi sarežģīts noliktavas risinājums. Uzņēmumam ar dažiem desmitiem preču veidu un vienu noliktavu būs citas prasības nekā uzņēmumam ar tūkstošiem preču un vairākām noliktavām.

Tāpēc pirms programmas izvēles vērts saprast, kā uzņēmumā notiek preču aprite šobrīd. Cik daudz preču jāuzskaita? Cik bieži tās tiek saņemtas un pārdotas? Vai preces tiek pārvietotas starp dažādām vietām? Un cik daudz laika grāmatvedim vai noliktavas darbiniekam aizņem šo datu apstrāde?

Šie jautājumi palīdz saprast, kādas funkcijas patiešām ir nepieciešamas. Programma ar ļoti plašu funkcionalitāti ne vienmēr būs labāka, ja puse no tās iespējām uzņēmumam nav vajadzīga.

No otras puses, nevajadzētu izvēlēties risinājumu tikai šodienas vajadzībām. Ja uzņēmums plāno palielināt preču klāstu, atvērt jaunu noliktavu vai palielināt darbinieku skaitu, ir vērts pārliecināties, ka programma tam būs gatava.

Vai programma ļauj pārvaldīt vairākas noliktavas?

Ja uzņēmumam ir vairākas noliktavas, veikali vai citas preču glabāšanas vietas, svarīgi, lai programma ļautu tās pārvaldīt atsevišķi. Nepietiek ar iespēju redzēt kopējo preču daudzumu. Jābūt iespējai saprast, kur konkrētā prece atrodas un kāds ir atlikums katrā noliktavā. Tāpat svarīgi, lai preču pārvietošana starp noliktavām tiktu korekti atspoguļota sistēmā.

Pat ja uzņēmumam šobrīd ir tikai viena noliktava, ir vērts padomāt par nākotni. Ja uzņēmums paplašināsies, jaunas noliktavas vai tirdzniecības vietas pievienošana nedrīkstētu nozīmēt nepieciešamību mainīt visu grāmatvedības sistēmu.

Cik svarīga ir inventarizācija?

Ja uzņēmumam ir noliktava, svarīgi ir ne tikai sekot līdzi preču kustībai, bet arī periodiski pārbaudīt, vai faktiskais preču daudzums sakrīt ar uzskaites datiem. Pati inventarizācija ir fizisks process - preces ir jāpārskaita un jāfiksē faktiskais atlikums.

Grāmatvedības programma palīdz šos rezultātus salīdzināt ar sistēmā reģistrēto informāciju. Ja tiek konstatēts iztrūkums vai pārpalikums, to iespējams atbilstoši reģistrēt uzskaitē. Tāpēc, izvēloties programmu, ir vērts noskaidrot, kā tā palīdz organizēt inventarizācijas rezultātu apstrādi un atspoguļošanu grāmatvedībā.

Kādas atskaites nepieciešamas noliktavas uzskaitei?

Noliktavas uzskaite nav tikai jautājums par to, cik preču šobrīd atrodas noliktavā. Uzņēmumam ir svarīgi arī saprast, kā preces kustas un kādu vērtību tās veido. Tāpēc, izvēloties programmu, vērts apskatīt, kādas atskaites tajā pieejamas. Atkarībā no uzņēmuma vajadzībām var būt nepieciešama informācija par preču atlikumiem, kustību, iegādes un pārdošanas apjomiem vai noliktavas kopējo vērtību. Jo lielāks ir preču skaits un darījumu apjoms, jo svarīgāk ir šos datus iegūt ātri, nevis katru reizi veidot atskaiti manuāli.

Mākoņprogramma vai datorā instalēta programma?

Izvēloties grāmatvedības programmu ar noliktavas uzskaiti, jāizvērtē arī tas, kā uzņēmums ar to vēlas strādāt.

Mākoņprogramma ļauj piekļūt datiem no dažādām ierīcēm un atrašanās vietām, kas var būt īpaši ērti, ja ar sistēmu strādā vairāki cilvēki. Piemēram, noliktavas darbinieks var veikt savus uzdevumus, kamēr grāmatvedis strādā ar finanšu uzskaiti, un abiem ir pieejama aktuāla informācija vienā sistēmā.

Tomēr jāskatās ne tikai uz piekļuvi programmai. Svarīgi ir arī saprast:

• kā tiek veidotas datu rezerves kopijas;
• kā tiek nodrošināta datu drošība;
• kā notiek programmas atjaunināšana;
• kā tiek pārvaldītas lietotāju piekļuves tiesības;
• vai sistēmai iespējams piekļūt attālināti.

Cik maksā grāmatvedības programma ar noliktavu?

Programmas cena pati par sevi neko daudz nepasaka. Divi risinājumi var maksāt atšķirīgi, taču lētākais variants ne vienmēr būs izdevīgākais, ja tajā trūkst uzņēmumam nepieciešamo funkciju.

Salīdzinot programmas, jāskatās uz kopējām izmaksām. Tās var veidot abonēšanas vai licences maksa, papildu moduļi, lietotāju skaits, ieviešana, datu migrācija un apmācības. Svarīgi arī noskaidrot, vai noliktavas uzskaite ir iekļauta pamatpakā vai par to jāmaksā papildus.

Tāpēc labāk vispirms saprast, kas uzņēmumam nepieciešams, un tikai pēc tam salīdzināt dažādu programmu cenas. Pretējā gadījumā pastāv risks izvēlēties lētāku risinājumu, kuram vēlāk nepieciešams iegādāties vairākus papildu moduļus.

Programma, kas aug kopā ar uzņēmumu

Labākā grāmatvedības programma ar noliktavas uzskaiti nav tā, kurai ir visvairāk funkciju. Tā ir programma, kas atbilst uzņēmuma darba procesiem un palīdz tos veikt vienkāršāk, ātrāk un ar mazāku manuāla darba apjomu.

Izvēloties risinājumu, vispirms apziniet uzņēmuma vajadzības - preču skaitu, noliktavu skaitu, darījumu apjomu un cilvēkus, kuri ar sistēmu strādās. Pēc tam pārbaudiet, kā programma tiek galā ar reāliem darba procesiem un cik labi noliktavas dati tiek sasaistīti ar grāmatvedību.

Svarīgi ir arī skatīties uz priekšu. Uzņēmumam augot, palielinās ne tikai darījumu skaits, bet arī preču, noliktavu un lietotāju skaits. Tāpēc labs grāmatvedības risinājums ir tāds, kas spēj augt kopā ar uzņēmumu, nevis kļūst par ierobežojumu tā attīstībai.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kas ir grāmatvedības programma ar noliktavas uzskaiti?
Tā ir programma, kas vienuviet ļauj veikt grāmatvedības uzskaiti un pārvaldīt informāciju par precēm, to atlikumiem un kustību. Atkarībā no risinājuma tajā var pārvaldīt arī vairākas noliktavas, inventarizāciju un ar precēm saistītās atskaites.

Vai mazam uzņēmumam nepieciešama grāmatvedības programma ar noliktavu?
Ja uzņēmums pārdod vai regulāri iegādājas preces, noliktavas uzskaite var būt noderīga arī nelielam uzņēmumam. Ja uzņēmums sniedz tikai pakalpojumus un neuzskaita preces, šāda funkcionalitāte var nebūt nepieciešama.

Vai grāmatvedības programma var aizstāt atsevišķu noliktavas programmu?
Jā, ja tajā pieejamā noliktavas funkcionalitāte atbilst uzņēmuma vajadzībām. Pirms izvēles jāpārbauda, vai programmā iespējams veikt visas uzņēmumam nepieciešamās darbības un vai noliktavas dati ir integrēti ar grāmatvedības uzskaiti.

Kam pievērst uzmanību, izvēloties grāmatvedības programmu ar noliktavu?
Svarīgākie kritēriji ir preču un atlikumu uzskaite, noliktavu pārvaldība, inventarizācija, atskaites, integrācija ar grāmatvedību, automatizācijas iespējas, datu drošība un kopējās izmaksas. Tikpat svarīgi ir pārliecināties, ka programma atbilst uzņēmuma reālajiem darba procesiem.

‍