E-rēķinu ieviešana uzņēmumā: ar ko sākt?

Īsumā:

• E-rēķinu ieviešana sākas ar prasību izvērtēšanu un izpratni par to, kā rēķini uzņēmumā tiek sagatavoti, saņemti un apstrādāti.
• Risinājuma izvēle atkarīga no uzņēmuma vajadzībām: pieejama gan bezmaksas e-rēķinu funkcionalitāte portālā Latvija.gov.lv, gan grāmatvedības programmās integrēti risinājumi un specializētu pakalpojumu sniedzēju piedāvājumi.
• Lai e-rēķini atvieglotu ikdienas darbu, svarīgi izvērtēt ne tikai to nosūtīšanu un saņemšanu, bet arī datu apriti grāmatvedībā.
• Pirms pārejas uz jauno kārtību ieteicams pārbaudīt izvēlēto risinājumu praksē un vienoties par rēķinu apstrādes kārtību uzņēmumā.

E-rēķinu ieviešana uzņēmumā sākas nevis ar jaunas programmas izvēli, bet gan ar izpratni par to, kā rēķinu aprite notiek pašlaik un kādas izmaiņas būs nepieciešamas. Vienam uzņēmumam pietiks ar iespēju sagatavot un nosūtīt dažus e-rēķinus mēnesī, savukārt citam būtiskākais būs nodrošināt, lai liels rēķinu apjoms bez liekas manuālas apstrādes nonāktu grāmatvedības sistēmā.

Arī pieejamie risinājumi ir atšķirīgi. E-rēķinus iespējams sagatavot bez maksas portālā Latvija.gov.lv, izmantot grāmatvedības programmas iespējas vai izvēlēties specializētu e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju. Tāpēc pirms lēmuma pieņemšanas ir vērts izvērtēt gan uzņēmuma pašreizējos procesus, gan to, kādu ikdienas darbu atvieglotu katrs no šiem variantiem.

Šajā rakstā aplūkosim, kā sagatavoties pārejai uz e-rēķiniem, kā salīdzināt pieejamos risinājumus un kuri jautājumi jāatrisina, lai jaunā kārtība darbotos arī ikdienā.

Kādas e-rēķinu prasības attiecas uz tavu uzņēmumu?

Pirmais solis ir saprast, kādiem darījumiem e-rēķini nepieciešami un kādi pienākumi uzņēmumam jāievēro. Tas ir svarīgi, jo e-rēķinu ieviešana Latvijā notiek pakāpeniski, un prasības atšķiras atkarībā no darījuma partnera un darījuma veida.

No 2025. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini ir obligāti darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm. Savukārt no 2026. gada 1. janvāra noteiktajos darījumos e-rēķinu dati piecu darbdienu laikā jānodod Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Vispārējais pienākums izmantot strukturētus e-rēķinus savstarpējos uzņēmumu darījumos (B2B) paredzēts no 2028. gada 1. janvāra. Līdz tam uzņēmumi B2B darījumos e-rēķinus var izmantot brīvprātīgi. Pirms konkrēta procesa ieviešanas gan jāpārliecinās, vai uz attiecīgajiem darījumiem neattiecas īpaši nosacījumi vai izņēmumi.

Aktuālā informācija par prasībām un ieviešanas termiņiem pieejama VID tīmekļvietnē.

Kā e-rēķini iekļausies pašreizējā darba procesā?

E-rēķina sagatavošana un nosūtīšana ir tikai daļa no visa procesa. Tikpat svarīgi ir saprast, kā rēķina dati nonāk grāmatvedībā, kurš tos pārbauda un kā tiek organizēta saņemto rēķinu apstiprināšana.

Piemēram, uzņēmums pašlaik sagatavo pārdošanas rēķinus grāmatvedības programmā, saglabā tos PDF formātā un nosūta klientiem e-pastā. Savukārt piegādātāju rēķini pienāk dažādās e-pasta adresēs, un grāmatvedim tie jāapkopo un jāievada sistēmā. Pārejot uz strukturētu e-rēķinu apriti, šie procesi var mainīties: rēķina dati var tikt nodoti starp sistēmām automātiski, un samazinās nepieciešamība tos ievadīt atkārtoti.

Tomēr šāds rezultāts nav automātiski garantēts ar pašu e-rēķina formātu. Tas atkarīgs no izvēlētā risinājuma un tā, vai tas ir savienots ar uzņēmuma grāmatvedības sistēmu. Tāpēc ir vērts vispirms izvērtēt trīs jautājumus: 

• kur tiek sagatavoti pārdošanas rēķini; 
• kā tiek saņemti un apstrādāti piegādātāju rēķini;
• kurās darbībās darbiniekiem pašlaik jāievada vai jāpārkopē viena un tā pati informācija.

Šāds izvērtējums palīdzēs saprast, vai uzņēmumam galvenokārt vajadzīgs vienkāršs rīks e-rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai vai arī risinājums, kas ļauj sakārtot visu rēķinu apriti no to izveides līdz iegrāmatošanai.

Kādi e-rēķinu risinājumi ir pieejami?

E-rēķinu apritei nav obligāti jāiegādājas jauna grāmatvedības programma. Izvēle ir atkarīga no rēķinu apjoma, pašreizējās programmatūras un tā, cik lielu daļu procesa uzņēmums vēlas automatizēt.

Bezmaksas iespēja - e-rēķinu funkcionalitāte portālā Latvija.gov.lv

Uzņēmumiem, kuri vēlas sākt izmantot e-rēķinus bez papildu maksas par specializētu pakalpojumu, pieejama e-rēķinu funkcionalitāte portālā Latvija.gov.lv.

Tajā iespējams manuāli sagatavot strukturētu e-rēķinu, nosūtīt un saņemt e-rēķinus, pārskatīt to piegādes statusus un nodrošināt e-rēķinu datu nodošanu VID. Var izmantot arī iepriekš sagatavotu XML datni, ja uzņēmuma rīcībā tāda jau ir. Portāls ir īpaši noderīgs uzņēmumiem, kuriem nav piemērotas programmas vai kuru rēķinu apjoms ir neliels.

Šim risinājumam ir arī savi ierobežojumi. Ja rēķini jāsagatavo bieži vai to apstrādē iesaistīti vairāki darbinieki, manuāls darbs portālā var aizņemt vairāk laika nekā integrēts risinājums. Turklāt uzņēmumam joprojām jānodrošina, lai rēķinu informācija tiktu atspoguļota tā grāmatvedības uzskaitē.

E-rēķini grāmatvedības programmā

Uzņēmumiem, kuri rēķinus jau sagatavo grāmatvedības programmā, vispirms ir vērts noskaidrot, kādas e-rēķinu iespējas tajā pieejamas. Atkarībā no programmas un tās integrācijām, rēķinus var būt iespējams izveidot un nosūtīt tieši no sistēmas vai pieslēgt atsevišķu e-rēķinu pakalpojumu.

Šādas pieejas galvenā priekšrocība ir iespēja saglabāt ierasto darba vidi un mazināt atkārtotu datu ievadi. Taču risinājumi atšķiras, tāpēc jānoskaidro, vai iespējams gan nosūtīt, gan saņemt e-rēķinus, kā notiek datu apmaiņa ar VID un vai saņemto rēķinu informācija ir pieejama grāmatvedības uzskaitē.

Jumis klientiem e-rēķinu apritei ir pieejams Jumis Envoice - risinājums e-rēķinu nosūtīšanai un saņemšanai. Izvērtējot to vai citu risinājumu, būtiski pārliecināties par konkrētajam uzņēmumam nepieciešamajām iespējām un darbības procesu.

Specializēti e-rēķinu pakalpojumu sniedzēji

Vēl viena iespēja ir izmantot specializētu e-rēķinu pakalpojuma sniedzēju jeb operatoru. Šādi pakalpojumi nodrošina strukturētu e-rēķinu izveidi, nosūtīšanu un saņemšanu, bet atkarībā no piedāvājuma var ietvert arī integrācijas ar grāmatvedības programmām un citas automatizācijas iespējas.

VID publicē e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju sarakstu, kas palīdz iepazīties ar Latvijā pieejamajiem risinājumiem. Tajā atrodami, piemēram, Telema, Horizon, dots.365 un Fitek. Saraksts ir informatīvs, tāpēc pirms izvēles ir vērts sazināties ar pakalpojumu sniedzējiem un noskaidrot, vai konkrētais piedāvājums atbilst uzņēmuma vajadzībām.

Salīdzinot risinājumus, svarīgi vērtēt ne tikai cenu, bet arī to, kā tie iekļaujas uzņēmuma ikdienas darbā. Jānoskaidro, vai maksa tiek aprēķināta par katru rēķinu vai noteiktu periodu, vai par integrāciju jāmaksā atsevišķi, kā tiek apstrādāti saņemtie rēķini un kāds atbalsts pieejams tehnisku problēmu gadījumā.

Uzņēmumam ar nelielu rēķinu apjomu piemērotākais var būt bezmaksas risinājums. Savukārt tad, ja rēķinu ir daudz un to dati regulāri jāapstrādā grāmatvedības sistēmā, ieguldījums integrētā risinājumā var atmaksāties ar ietaupīto darba laiku.

Kā sagatavot uzņēmumu pārejai?

Kad piemērotākais risinājums ir izvēlēts, nākamais solis ir vienoties par to, kā jaunā kārtība darbosies praksē. Pat tad, ja e-rēķinu nosūtīšana un saņemšana notiek automātiski, uzņēmumā joprojām ir nepieciešams noteikt atbildības par rēķinu pārbaudi, apstiprināšanu un iegrāmatošanu.

Piemēram, uzņēmumā, kur pārdošanas rēķinus sagatavo projektu vadītāji, bet grāmatvedību kārto ārpakalpojuma grāmatvedis, jāvienojas, kurš nodrošina pareizu rēķina informāciju, kurš pārbauda tā nosūtīšanas statusu un kā dati nonāk pie grāmatveža. Ja šie jautājumi paliek neatrisināti, jauns tehniskais risinājums pats par sevi nenovērsīs neskaidrības darba procesā.

Tikpat svarīgi ir paredzēt situācijas, kad rēķins netiek piegādāts, saņēmējs to noraida vai nepieciešams precizēt tajā norādīto informāciju. Darbiniekiem jāzina, kur pārbaudīt statusu un pie kā vērsties, ja rodas problēma. Lai šo kārtību ieviestu, nav vajadzīga apjomīga iekšējā procedūra. Bieži pietiek ar īsu procesa aprakstu, kurā noteikta darbību secība un atbildīgās personas.

Pārbaudi, kā process darbojas praksē

Pirms e-rēķinu apriti ievieš visos uzņēmuma darījumos, ir lietderīgi izmēģināt to ar dažiem rēķiniem. Tas ļauj pārbaudīt ne tikai tehniskās iespējas, bet arī to, vai jaunais process ir saprotams visiem iesaistītajiem.

Pārbaudes laikā pievērs uzmanību tam, vai rēķinā ir korekti norādīta nepieciešamā informācija, vai tas tiek piegādāts saņēmējam un vai iespējams pārskatīt tā statusu. Ja paredzēta integrācija ar grāmatvedības programmu, pārbaudi arī to, kā saņemtā vai nosūtītā rēķina dati atspoguļojas sistēmā un vai nav vajadzīga papildu manuāla apstrāde.

Šajā posmā var atklāties arī organizatoriski jautājumi. Piemēram, tehniski rēķinu ir iespējams saņemt, taču nav skaidrs, kurš to apstiprina vai nodod grāmatvedim. Šādas nepilnības ir vieglāk novērst pirms jaunās kārtības ieviešanas visā uzņēmumā. Pēc izmēģinājuma perioda iespējams precizēt procesu, papildināt iekšējo instrukciju un vienoties par pāreju uz e-rēķinu apriti plašākā mērogā.

E-rēķinu ieviešana grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem

Grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem e-rēķinu ieviešana nozīmē ne tikai izmaiņas savā darbā, bet arī nepieciešamību palīdzēt klientiem pielāgoties jaunajai kārtībai. Tā kā klienti var izmantot atšķirīgas grāmatvedības programmas un dokumentu aprites procesus, pāreju ir vērts plānot savlaicīgi.

Ieviešanu var organizēt vairākos secīgos soļos:

1. Izvērtēt klientu situāciju. Apkopot informāciju par klientu izmantotajām grāmatvedības programmām, rēķinu apjomu un pašreizējo rēķinu aprites kārtību. Tas palīdzēs noteikt, kuriem klientiem nepieciešamas izmaiņas un kuri jau ir gatavi e-rēķinu izmantošanai.
2. Izvēlēties piemērotākos risinājumus. Pārbaudīt, vai klientu izmantotās programmas atbalsta e-rēķinu sagatavošanu, nosūtīšanu un saņemšanu. Ja nepieciešams, salīdzināt alternatīvas, tostarp bezmaksas risinājumu portālā Latvija.gov.lv un specializētu pakalpojumu sniedzēju piedāvājumus.
3. Vienoties par dokumentu aprites kārtību. Ar katru klientu noteikt, kā rēķini nonāks līdz grāmatvedim, kurš atbildēs par to nosūtīšanu un saņemšanu un kā tiks organizēta datu nodošana grāmatvedības uzskaitei. Īpaši svarīgi vienoties par atbildībām situācijās, kad rēķins nav saņemts vai tajā konstatēta kļūda.
4. Pārbaudīt procesu praksē. Pirms jaunās kārtības pilnīgas ieviešanas izmēģināt e-rēķinu apriti ar dažiem klientiem. Pārbaudīt, vai rēķinu dati tiek saņemti korekti, vai tie ērti nonāk grāmatvedības sistēmā un vai ir skaidrs, kā rīkoties problēmu gadījumā.
5. Sagatavot klientiem norādes un informēt par izmaiņām. Īsi izskaidrot, kas mainīsies rēķinu sagatavošanā un nosūtīšanā, kādas darbības jāveic klienta darbiniekiem un pie kā vērsties neskaidrību gadījumā.

Šāda pieeja ļauj ieviest e-rēķinus pakāpeniski, laikus pamanīt problēmas un izvairīties no situācijas, kurā katrs klients izmanto atšķirīgu, grāmatvedības birojam neērtu dokumentu aprites procesu. Jo skaidrāk sadalītas atbildības un sakārtota datu apmaiņa, jo vieglāk e-rēķinus iekļaut ikdienas darbā.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai e-rēķinu ieviešanai obligāti vajadzīga maksas programma?

Nē. Uzņēmums var izmantot bezmaksas e-rēķinu funkcionalitāti portālā Latvija.gov.lv. Maksas risinājums var būt piemērotāks, ja nepieciešama integrācija ar grāmatvedības programmu, lielāka automatizācija vai ērtāka daudzu rēķinu apstrāde.

Vai PDF rēķins, kas nosūtīts pa e-pastu, ir e-rēķins?

Nē, ne strukturēta e-rēķina izpratnē. Strukturēts e-rēķins tiek sagatavots mašīnlasāmā formātā, piemēram, XML, kas ļauj sistēmām automātiski apstrādāt tajā ietvertos datus. PDF fails ir paredzēts galvenokārt cilvēka lasīšanai, un tā nosūtīšana pa e-pastu pati par sevi nenodrošina strukturēta e-rēķina apriti. Vairāk par atšķirību starp e-rēķinu un PDF lasi - “E-rēķins vs PDF rēķins: kāda ir atšķirība?”

Vai uzņēmumam obligāti jāmaina grāmatvedības programma?

Ne obligāti. Vispirms ir vērts noskaidrot, vai esošā programma atbalsta e-rēķinu apriti vai to iespējams savienot ar atbilstošu risinājumu. Ja rēķinu apjoms ir neliels, var pietikt arī ar portālā Latvija.gov.lv pieejamo e-rēķinu funkcionalitāti.

Vai e-rēķinu dati VID tiek nodoti automātiski?

Tas atkarīgs no izmantotā risinājuma un rēķina aprites kanāla. Piemēram, portālā Latvija.gov.lv sagatavotie e-rēķini tiek automātiski nodoti VID. Izvēloties citu risinājumu, jāpārliecinās, vai tas nodrošina datu nodošanu atbilstoši piemērojamajām prasībām un vai uzņēmumam nepieciešamas papildu darbības.