Uzņēmums bez grāmatvedības mūsdienās nevar pastāvēt. Tas ir pašsaprotami un vairs nav jāpierāda. Taču finanšu uzskaiti var kārtot dažādi. Šo pienākumu var uzticēt algotam grāmatvedim – uzņēmuma darbiniekam, kurš pastāvīgi ir lietas kursā par uzņēmumā notiekošo. Vai arī to var deleģēt grāmatvedības pakalpojumu sniedzējam – uzņēmumam, kas apkalpo vairākus komersantu vienlaikus.

Darbaspēka augstās izmaksas mazos un vidējos uzņēmumus mudina raudzīties grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzēja virzienā. Bet kā gan izvēlēties piemērotāko? 

Jāizvērtē vajadzības

Pirms lēmuma pieņemšanas ir svarīgi izanalizēt esošo situāciju. Jaunam uzņēmumam būs mazāk vielas pārdomām, jo vēl nav iestrāžu un pienākumu sadalījuma. Ilgāk strādājošajiem jāsāk ar situācijas novērtējumu. Būtiski saprast, ko līdz šim darījis uzņēmuma algots grāmatvedis vai šo pakalpojumu sniedzējs? Mazajos uzņēmumosgrāmatvedis pilda arī lietveža, personālvadītāja, sekretāra un jurista darbu, bieži uzņemas atbildību arī par darba drošību.  Algots grāmatvedis mazos uzņēmumos veic ne tikai finanšu uzskaiti, bet arī nodarbojas ar vadības grāmatvedību, kas nozīmē, ka veic noliktavas uzskaiti, aprēķina ražošanas pašizmaksu. Šādu darbinieku aizstāt nebūs viegli, taču vismaz uzņēmuma vadītājam būs skaidrs, kādas funkcijas jāpārdala citiem darbiniekiem vai kādu ārpakalpojumu sniedzējus jāpiesaista. 

Tabula salīdzināšanai

Kad izdevies tikt skaidrībā ar šo daļu, jāķeras pie grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju atlasīšanas un salīdzināšanas. Te būtu svarīgi izveidot tabulu katram pretendentam un aizpildīt to ar salīdzināmiem vērtējumiem – cik gadus darbojas nozarē, cik darbinieku ir uzņēmumā, vai tam ir VID izsniegta licence grāmatvedības pakalpojumu sniegšanai un tamlīdzīgi? Vai ir arī obligātā civiltiesiskā apdrošināšana un kāds ir apdrošināšanas summas apjoms. Šīs pamatlietas palīdzēs apjaust pretendenta pieredzi, kompetenci un ambīcijas. Protams, lielāks un vecāks uzņēmums vēl nenozīmē labāks, taču vismaz skaidrs, ka nebūs darīšana ar nenopietnu viendienīti. 

Padziļināta izpēte

Nākamajā solī jāveic padziļināta izpēte. Labs sākums ir atsauksmju palasīšana internetā vai apjautāšanās par sadarbību kādam no grāmatvedības uzņēmuma esošajiem klientiem. 

Ne mazāk svarīgi iepazīties ar pakalpojumu sniedzēja pēdējiem gada pārskatiem. Grāmatvedības uzņēmumam jāprot strādāt ar peļņu un sakārtot naudas plūsmu. Ja uzņēmumam ir lieli kredīti vai ķīlas, tas ir trauksmes signāls turēties pa gabalu.

Noderīgu informāciju par kompānijas «nopietnumu» sniegs arī mājas lapa un profils sociālajos tīklos. Vērts uzmest skatienu arī darbinieku profiliem Facebook un citos socializācijas portālos. Arī tie parādīs, ar kādiem cilvēkiem nāksies strādāt. Un to nedrīkst novērtēt par zemu. Galu galā uz spēles ir likti jūsu uzņēmuma finanšu dati. 

Pārrunāt gaidāmo sadarbību

Kad potenciālo kandidātu loks ir sašaurinājies līdz minimumam un jāizvēlas uzvarētājs, ir būtiski detalizēti noskaidrot gaidāmos sadarbības nosacījumus. Piemēram, cik un kādi grāmatveži strādās ar jūsu uzņēmumu? Kāda ir viņu izglītība un darba pieredze? Vai viņi ir strādājuši ar līdzīgas specializācijas uzņēmumu un saprot tā darba specifiku? Vēlams noskaidrot, vai ir izveidota iekšējās kontroles sistēma jeb tā dēvētais četru acu princips?

Jāpaprasa informācija arī par pašu grāmatvedības uzņēmumu. Vai tā darbiniekiem ir kompetences sertifikāti, piemēram, Grāmatvežu sertifikācijas centra vai LRGA, vai uzņēmums norīko darbiniekus uz kvalifikācijas celšanas kursiem un apmācībām? Vai tiek sekots līdzi nodokļu likumu izmaiņām un kā tas notiek?

Pārliecināties par atbildību

Noteikti jāpalūdz uzrādīt civiltiesiskās apdrošināšanas polisi, lai problēmu gadījumā nenāktos grāmatvežu kļūdas kompensēt no sava budžeta. 

Paprasiet uzrādīt metodikas noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas apkarošanai un personu datu aizsardzībai, kā arī jāvienojas par konfidencialitātes līguma noslēgšanu. Tas ir svarīgāk nekā varētu šķist, jo jūs taču nevēlēsieties, lai informācija par jūsu uzņēmuma klientiem, darbinieku algām un citi finanšu dati bez jūsu ziņas nonāk publiskajā telpā.

Tikai tad, ja pretendents atbilst galvenajām prasībām un apmierina visās pārējās, ir vērts pievērsties sadarbības līguma nosacījumiem.

Un pats pēdējais: uzprasiet pakalpojumu sniedzējam, vai viņš ir gatavs darīt visus tos darbus, ko šobrīd dara algotais grāmatvedis. Un ja darīs, cik tas izmaksās. Iespējams, visi papildu darbi ir par papildu maksu un beigās cena sanāk lielāka, nekā algot grāmatvedi, vai arī būs jāalgo darbinieks, kas veiks visus pārējos darbus. 

Mīliet savu grāmatvedi, algoto vai ārpakalpojumu!