E-rēķini Latvijā

E-rēķini Latvijā

E-rēķins ir strukturēts elektronisks dokuments, kas izveidots un apstrādājams mašīnlasāmā veidā. Viens no visbiežāk izmantotajiem e-rēķinu formātiem ir XML (Extensible Markup Language). Šajā formātā e-rēķina saturs tiek aprakstīts tā, lai IT sistēmas to varētu apstrādāt automatizēti. IT nespeciālistiem tas būtu labāk saprotams pēc analoģijas ar bankas konta izrakstu. Internetbankā iegūtais bankas konta izraksts pēc savas formas ir tāds pats kā e-rēķins. Arī tas ir veidots XML formātā, tikai tā satura aprakstīšanai tiek izmantots cits standarts.

Vēl joprojām gan grāmatvežu, gan uzņēmumu vadītāju vidū pastāv nepareizs priekšstats, ka e-rēķini ir arī PDF, Microsoft Word vai Excel formātā sagatavots rēķins vai rēķina attēlojums PNG vai JPEG failā. Lai arī šie rēķini ir sagatavoti elektroniski un ir elektroniski dokumenti, tie nesatur strukturētus datus un nav mašīnlasāmi, tāpēc tie nav e-rēķini.

Eiropas Savienības (ES) direktīvā 2014/55/ES noteikts, ka valsts tiešās pārvaldes iestādēm publiskajos iepirkumos jāspēj pieņemt elektroniskos rēķinus. Līdz ar to 2019. gada 9. aprīļa Ministru kabineta noteikumos Nr. 154 “Piemērojamais elektroniskā rēķina standarts un tā pamatelementu izmantošanas specifikācija un aprites kārtība” ir noteikts, ka “pasūtītājs, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējs, kā arī publiskais partneris vai tā pārstāvis pieņem elektroniskā veidā sagatavoto un izsniegto rēķinu, kas atbilst piemērojamajam elektroniskā rēķina standartam”, turklāt e-rēķinu sintakšu saraksts tiek noteikts kā “piemērojamais elektroniskā rēķina standarts šo noteikumu izpratnē ir dokumentu kopums, uz kuru atsauce publicēta Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī un ko veido Latvijas nacionālā standarta statusā adaptētais Eiropas Savienības standarts LVS EN 16931-1:2017 “Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis” un ar to saistītā tehniskā specifikācija LVS CEN/TS 16931-2:2017 “Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts””.

Arī Ministru kabineta noteikumos Nr. 585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” ir izveidota atsauce uz Latvijā pieņemto e-rēķinu standartu. 7.7 pantā norādīts: “Sagatavojot elektronisko rēķinu atbilstoši Eiropas Savienības standartam LVS EN 16931-1:2017 “Elektroniskie rēķini. 1. daļa. Elektronisko rēķinu pamatelementu semantisko datu modelis”, uzņēmums to izraksta atbilstoši tehniskajā specifikācijā LVS CEN/TS 16931-2:2017 “Elektroniskie rēķini. 2. daļa: Standartam EN 16931-1 atbilstošo sintakšu saraksts” noteiktajai ISO/IEC 19845 (UBL 2.1) sintaksei.”

Kādi ir ieguvumi

Kļūdu riska samazināšana

Rēķina saņēmējs informāciju vairs neievada manuāli, to automātiski izdara grāmatvedības sistēma, līdz ar to ir mazāk noraidīto rēķinu.

Ievērojams laika ietaupījums visos posmos – no nosūtīšanas līdz samaksai

Grāmatvedības sistēma e-rēķina datus nolasa 100 000 reižu ātrāk nekā visātrāk strādājošais grāmatvedis.

Izmaksu ietaupījums

Rēķina izdrukāšana un piegāde pa pastu nav lēta. Aprēķini rāda, ka e-rēķinu sūtīšana samazina tēriņus par 59%, bet saņemšana un apstrāde – par 64%.

Uzlabota naudas plūsma

E-rēķinus var piegādāt un apstrādāt daudz ātrāk, turklāt to samaksāšana var tikt pat automatizēta.

Sociālā atbildība

Tiek saudzēta daba, netērējot papīru un neizmantojot autotransportu.

Krāpšanas riska samazināšana

Elektroniskā sistēma automātiski nolasa datus no biznesa vadības programmas un konstatē, vai sadarbība ir notikusi. Nav jātērē laiks, lai pārliecinātos, vai rēķins ir nonācis līdz adresātam, un samaksas brīdī sistēma iegrāmato no bankas saņemtos datus. Līdz ar to uzreiz ir redzami nemaksātāji un maksājumu kavētāji.

Ērtāka samaksas kontrole

Kā jau minēts, papīra dokumenti mēdz pazust vai grāmatvedībā tiek iesniegti ar nokavēšanos, un rezultāts ir kavēti maksājumi. E-rēķinu savlaicīga apstrāde, jo saņemšana ir daudz ātrāka un ērtāka, palīdzēs nekavēt maksājumus un laikus analizēt debitoru parādus.

Ērtāka parādu analīze

Sūtot e-rēķinus saviem klientiem, mēs varam būt droši, ka klients rēķinu apstrādās daudz savlaicīgāk un precīzāk, jo par e-rēķinu saņemšanu varam iegūt atgriezenisko saiti, līdz ar to partneris par savlaicīgu parāda nesamaksāšanu nevar attaisnoties ar nesaņemtu rēķinu.

Savlaicīgums, atskaišu precizitāte

Rēķini un pavadzīmes grāmatvedībā reizēm nonāk novēloti vai pat pazūd, līdz tai nemaz nenonākot. Tas rada neprecizitātes likumdošanas un finanšu atskaitēs. E-rēķini tiek saņemti uzreiz grāmatvedībā, laikus apstrādāti un iegrāmatoti.

Stresa mazināšana

Grāmatveža darbā ir daudz stresa, un stresa avoti ir arī atskaišu sagatavošanas savlaicīgums, neprecizitātes atskaitēs un saziņa ar VID, lai izlabotu kļūdas nodokļu deklarācijās. Laikus saņemtie un precīzi iegrāmatotie e-rēķini samazinās stresu!

Savlaicīga kļūdu vai neprecizitāšu pamanīšana

E-rēķins tiek nosūtīts vai nu uzreiz pēc tā sagatavošanas vai sagatavošanas dienā, tātad arī saņemšana un apstrāde ir gandrīz tūlītēja. Tas palīdz ātri un operatīvi akceptēt rēķinā iekļautās informācijas pareizību vai ziņot darījuma partnerim par neprecizitātēm dokumentā.

Kļūdu riska samazināšana un laika ietaupījums

E-rēķina saņēmējam katrs dokumenta ieraksts programmā nav jāievada manuāli, to automātiski izdara grāmatvedības programma. Importēšanas brīdī atliek tikai precizēt datus, ja programma kādus no tiem neatpazīst, piemēram, jaunu klientu, kas vēl nav ievadīts programmā, jaunu preci u.tml. Automātiskie procesi samazina neuzmanības, pārrakstīšanās un citu cilvēciskā faktora kļūdu riskus.

Izmaksu ietaupījums un sociālais aspekts

E-rēķinu izmantošana ļauj ietaupīt izmaksas un dabas resursus – dokuments nav jāizdrukā, jo tas ir elektronisks.

Kā nosūtīt un saņemt e-rēķinu

Apmaiņu ar e-rēķiniem var realizēt dažādi:

  • Izmantojot e-pastu: e-rēķins tiek nosūtīts partnerim uz līgumā norādīto e-pasta adresi.
  • Izmantojot e-adresi: e-rēķinu apmaiņa notiek, izmantojot oficiālo e-adreses kontu.
  • Izmantojot speciālus datu apmaiņu kanālus, kas nodrošina e-rēķinu apmaiņas procesus.

Izmantojot e-pastu, jāatceras, ka e-pastā jāieslēdz paziņojuma pieprasīšana par e-pasta saņemšanu un izlasīšanu, lai garantēti saņemtu informāciju, ka darījuma partneris rēķinu ir saņēmis un vismaz apskatījies. Apmaiņas process tiek paātrināts, ja grāmatvedības programmā ir iespēja nosūtīt e-rēķinu pa e-pastu automātiski.

Izmantojot e-adresi vai citus datu apmaiņas kanālus, e-rēķina apstrāde grāmatvedības programmā ir daudz ērtāka, jo dokuments uzreiz tiek nosūtīts un saņemts no programmas programmā, – dokuments nav vispirms jāsaglabā datu nesējā un pēc tam jāimportē programmā.

Kā ieviest e-rēķinus

E-rēķinu ieviešanas ātrums un vieglums uzņēmumā ir atkarīgs no vairākiem faktoriem.

  • Vai uzņēmumā lietotā sistēma, kurā tiek izrakstīti un apstrādāti e-rēķini, spēj sagatavot un apstrādāt e-rēķinus Latvijā noteiktajā formātā (PEPPOL BIS 3.0).
  • Cik uzņēmuma darbinieku ir iesaistīti rēķinu izrakstīšanā un apstrādē.
  • Kāds ir uzņēmuma darījumu partneru skaits un spēja izrakstīt vai apstrādāt e-rēķinus.

E-rēķinu ieviešanas process katrā uzņēmuma var atšķirties, tomēr kopumā piedāvājam vadīties pēc tālāk norādītajiem soļiem un tos pielāgot sava uzņēmuma vajadzībām.

  1. Apzināt, kuri darbinieki uzņēmumā ir iesaistīti rēķinu izrakstīšanas vai apstrādes procesā, kas apstrādā ienākošos un izejošos rēķinus. Viens no e-rēķinu ieviešanas stūrakmeņiem ir darbinieki, viņiem ir jāsaprot e-rēķinu būtība un jāapgūst darbs ar tiem.
  2. Apzināt darījumu partnerus, kuri spēj nosūtīt un saņemt e-rēķinus. Ja uzņēmums izraksta e-rēķinus, bet darījumu partneris nespēj šos e-rēķinus apstrādāt, tad zūd jēga e-rēķinu ieviešanai. Lai gūtu vislielāko labumu no e-rēķinu ieviešanas, abām darījumu pusēm ir jāspēj izrakstīt un apstrādāt e-rēķinus. Jāpārliecinās arī par preču un pakalpojumu klasifikatoriem un citiem datiem, lai tie būtu salāgojami starp abām darījumu pusēm.
  3. Izvērtēt, kuri ir atbilstošākie piegādes kanāli e-rēķinu saņemšanai un sūtīšanai: e-adrese, e-pasts, e-rēķinu apmaiņas sistēma. Ir svarīgi vienoties ar katru sadarbības partneri par ērtāko e-rēķinu piegādes kanālu.
  4. Iespējot un lietot grāmatvedības sistēmas vai citas sistēmas funkcionalitāti, kas nodrošina e-rēķinu izsūtīšanu un saņemšanu. Vairāk informācijas par e-rēķinu izsūtīšanu un saņemšanu sistēmā Jumis ir pieejama šeit .
  5. Izveidot un izpildīt e-rēķinu ieviešanas plānu.

Ja jūsu grāmatvedības sistēma nepiedāvā iespēju nosūtīt un saņemt e-rēķinus, tad iesakām izvēlēties sistēmu Jumis vai arī izveidot integrāciju savā grāmatvedības sistēmā, izmantojot mūsu izveidoto kodu bibliotēku izstrādātājiem .

Kas to var izmantot

E-rēķinu izmantošana atvieglo ne tikai grāmatvedības, bet arī preču uzskaites darbinieku darbu. Cik laika un resursu tiek ietaupīts, izmantojot e-rēķinu!

Noliktavā tiek saņemta pavadzīme ar desmitiem preču ierakstu – manuāli ievadot dokumentu, laika patēriņš būs vismaz 10 minūtes, bet e-rēķina automātiskā apstrāde ilgs ne vairāk par minūti. Turklāt – un tas ir svarīgi – līdz minimumam samazinās pārrakstīšanās kļūdu risks.