Naudas jautājumos jābūt kārtībai. Šo seno patiesību uzņēmēji ātri ielāgo. Pretējā gadījumā kontrole pār biznesu ātri vien var izslīdēt no rokām un uzburtās sapņu pilis pārvērsties maksātnespējā. Tieši tādēļ uzticama grāmatveža vai grāmatvedības pakalpojumu sniedzēja izvēle ir nepārvērtējami svarīga. 

Ja izvēle kritusi par labu ārpakalpojuma sniedzējam, tad ne mazāk svarīga kļūst sadarbības nosacījumu nodefinēšana. Galu galā pie šī partnera būs visa svarīgā informācija par uzņēmuma naudas lietām, un no tā prasmēm būs atkarīgs, cik gludi veidosies attiecības ar Valsts ieņēmumu dienestu un citām uzraugošajām valsts iestādēm.

Līgumā – visi sīkumi

Sākot sadarbību ar grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju, ir divas lietas, bez kurām neiztikt – savstarpēja uzticība un izsmeļošs, precīzi uzrakstīts un nepārprotams līgums. Ja uzticība parasti veidojas un nostiprinās sadarbības gaitā, tad nevainojamam līgumam jābūt spēkā jau kopš pirmās kopīgā darba dienas.

Kam tad būtu jābūt šajā līgumā? Īsā atbilde – pilnīgi visiem klientam svarīgajiem sīkumiem. Pat tādiem, kas jums šķiet pašsaprotami. Jo pakalpojuma sniedzējs var pat nenojaust, ka jūs sagaidāt viena vai otra specifiska darba paveikšanu.

Šī iemesla dēļ visprātīgāk būtu līgumā detalizēti aprakstīt visus veicamos darbus. Vienu pēc otra. Kādā formā un kādā termiņā klients iesniedz dokumentus grāmatvedības uzņēmumam? Cik ilgā laikā tie tiek apstrādāti un sagatavotas nepieciešamās atskaites? Kādā formā tās nonāk pie klienta, un kurš tās iesniedz EDS un citu valsts institūciju sistēmās?

Jānodefinē pat komunikācija

Precīzi jāatrunā komunikācijas veids. Līgumā jānorāda kontaktpersonas un to aizvietotāji, jāparedz saziņas kanāli. Tas var būt gan e-pasts, gan dažādas projektu vai vadības vai kopdarba platformas. Jānodefinē, cik ilgā laikā jāatbild uz jautājumiem un kā notiks datu nodošanas un pieņemšanas apstiprināšana. Pretējā gadījumā var rasties situācija, ka viena puse neizpilda savus pienākumus, bet vaino otru, ka tā nav laikus iesniegusi nepieciešamo informāciju vai arī tā bijusi nepilnīga.

Ne mazāk svarīgi pašā sākumā vienoties par to, kāda grāmatvedības programma tiks izmantota un kur tiks glabāta informācija – lokālā krātuvē vai mākoņservisā? Grāmatvedības programmas izvēle ir svarīgāka, nekā varētu sākumā šķist, jo katram jau eksistējošam uzņēmumam ir finanšu datu bagāža no iepriekšējiem gadiem, un tā būs vēl lielāka nākotnē, kad, iespējams, atkal tiks pieņemts lēmums mainīt grāmatvedības pakalpojuma sniedzēju. Tādēļ svarīgi izvēlēties kādu no plaši lietotām programmām, lai datu migrācija nesagādātu grūtības.

Atsevišķos gadījumos klientam var būt nepieciešama piekļuve grāmatvedības sistēmai, ar ko strādā grāmatvedis. Klientam izrakstot rēķinus no šīs programmas, tiek atvieglota informācijas aprite uzņēmumā, jo dokumenti uzkrājas vienuviet un vairs nav atsevišķi jānosūta pakalpojumu sniedzējam. Dažkārt klients vēlas sekot līdzi ieņēmumiem un izmaksām reāllaikā. Arī tāda vēlme jāparedz līgumā.

Būtiski sadalīt atbildību

Ļoti svarīgs jautājums ir par atbildību. Kurš atbild par datu drošību, un kas notiek to noplūdes gadījumā? Kā tiek kontrolēts, vai tiek ievēroti visi drošības protokoli? Kā tiks nodrošināta Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasību ievērošana un kurš būs atbildīgs par pārkāpumiem? Visbeidzot jāparedz arī pakalpojuma sniedzēja atbildība par atskaitēs un aprēķinos pieļautajām kļūdām. Ja tādas radušās un uzņēmumam uzrēķināts sods, līgumā jāparedz, kam tas jāapmaksā. Kam jāveic labojumi atskaitē un vai par to atsevišķi jāmaksā? Tas aiztaupīs savstarpējus pārmetumus un tiesāšanos, jo rīcības shēma būs gana skaidra. 

Līgumā būtībā jāizseko visam grāmatvedības ciklam. Proti, kas ko darīs, kāda būs katra pakalpojuma cena un kā tā mainīsies atkarībā no dokumentu vai grāmatojumu skaita? Tā kā pakalpojumu sniedzēji piedāvā atšķirīgu pakalpojumu klāstu, laikus jānoskaidro, kas no tā klientam ir pieejams un nepieciešams. Kāds var veikt pavadzīmju, čeku, rēķinu un citu dokumentu digitalizāciju, tādējādi samazinot datu ievadīšanas apjomu un līdz ar to arī izmaksas.

Jāņem vērā, ka darba apjoms visu sadarbības laiku nebūs konstants. Uzņēmums var augt un darba apjoms palielināties, tādēļ jau laikus jāparedz, kā tas atsauksies uz izmaksām. Tikpat labi var iestāties ekonomiska krīze un sarukt uzņēmējdarbības apjoms. Svarīgi līgumā paredzēt, lai šādos apstākļos nebūtu jāturpina maksāt tikpat augsta cena kā «treknākos» gados. 

Jāatrunā arī dažādas svarīgas nianses. Piemēram, vai pakalpojuma sniedzējs arī strādās ar personāla jautājumiem, sagatavos līgumus jaunajiem darbiniekiem un aprēķinās darba algu? Kurš gatavos maksājumu uzdevumus bankā un kurš kontrolēs naudas plūsmu? Kurš uzskaitīs pamatlīdzekļus un rakstīs aktus? Kurš izstrādā kontu plānu un metodiku, un vai tas tiks pārveidots, ja klientam jau šāds plāns ir? Ja jā, vai klientam par to būs jāmaksā?

Satiekoties jārunā par šķiršanos

Jāpatur prātā, ka grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs ir pakļauts Noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma novēršanas likumam (NILLTFNL), tādēļ līgumā jābūt punktam arī par tā ievērošanu. Proti, klients nedrīkst atteikties sniegt informāciju. Ne mazāk svarīgi iekļaut punktu par datu neizpaušanu trešajām pusēm. 

Lai arī jaunas sadarbības sākumā negribas domāt par nākotnē gaidāmo šķiršanos, tā tomēr līgumā ir jāparedz. Nepietiek ar līguma darbības termiņa noteikšanu. Jānodefinē arī process, kā notiks datu nodošana nākamajam pakalpojumu sniedzējam vai klienta grāmatvedim. Kādā formātā tiks saņemti grāmatvedības pirmdokumenti, reģistri, atskaites un līgumi, ja tie glabāsies pie ārpakalpojumu grāmatveža. Vai ārpakalpojumu sniedzējs grāmatvedības reģistrus izsniegs papīra vai elektroniskā formātā, vai iedos datu bāzes kopiju, ja to iespējams izgūt no grāmatvedības programmas? Noteikti jānoskaidro, vai tas būs par atsevišķu samaksu un cik ilgā laikā uzņēmumam piederošie dokumenti, reģistri un atskaites tiks nodotas. Un, protams, līgumā jābūt iestrādātam scenārijam līguma laušanas gadījumā – kādās situācijās tā ir pieļaujama un kāda procedūra jāveic. 

Kad visi šie un vēl citi svarīgie jautājumi ir aprakstīti, dokumenti parakstīti un stājušies spēkā, mierīgu sirdi varat sākt saistību izpildi.