Strādāšana ārpus darbavietas un darba roku trūkums mudina uzņēmējus izmantot ikvienu iespēju padarīt darba procesus maksimāli efektīvus. Viens no praksē pārbaudītiem un sekmīgiem ceļiem šajā virzienā ir dokumentu digitalizēšana un to aprites automatizācija. Ne jau tikai tādēļ, ka digitalizācija ir moderna un interneta laikmetam atbilstoša. Tā sniedz vismaz piecus praktiskus ieguvumus.

Lai gan uzņēmējdarbības vidē joprojām spēcīgas pozīcijas saglabā iesīkstējušais uzskats, ka vislabākais dokumentu glabāšanas veids ir to izdrukāšana uz papīra lapas un ieslēgšana seifā, modernajā pasaulē tas vairs neatbilst patiesībai. Apkopojot daudzu automatizētu dokumentu apriti izmantojošu uzņēmumu pieredzi, identificētas vismaz 5 dokumentu automatizācijas priekšrocības.

Ātrāka datu apstrāde

Datu apstrādāšanas ātrums neapšaubāmi ir viens no digitalizācijas redzamākajiem ieguvumiem. Ja uzņēmumā ir izveidota digitāla dokumentu aprite, tad dokumentu pārvaldes datorsistēma pati paveiks ienākošo dokumentu sortēšanu, iegrāmatošanu un to noglabāšanu vajadzīgajā arhīva mapē. Tas notiks ātrāk nekā spēj izdarīt cilvēks, turklāt precīzāk. Lai cik grūti grāmatvedim vai citam finanšu dokumentu apstrādātājam to būtu pieņemt, statistika rāda, ka datorsistēma pieļauj mazāk kļūdu dokumentu apstrādā. Tā vienīgi mēdz apjukt retajos gadījumos, ja saņem nestandarta dokumentu, un tad ir vajadzīga cilvēka iesaiste. Taču šādu situāciju ir ļoti maz, tādēļ grāmatvedim vairs nav jātērē laiks datu ievadīšanai, un viņš var pievērsties svarīgākiem darbiem. Uzņēmuma tas ļauj efektīvāk izmantot katru darbinieku, kas darbaspēka trūkuma apstākļos ir ārkārtīgi svarīgi. 

Uzlabota komandas sadarbība

Dokumentu pārvaldības sistēmas ievērojami atvieglo komandas sadarbošanos. Ikviens dokuments acumirklī nonāk tieši tā darbinieka datora ekrānā, kuram tas ir nepieciešams. Visi apspriedes dalībnieki var vienlaikus izlasīt nepieciešamos materiālus savās ierīcēs, nevis «laist pa apli» vienu izdruku. Līdz ar to vairs nav nozīme, vai sapulce notiek klātienē, vai attālināti. Ikviens var iegūt visu vajadzīgo informāciju, jebkurā brīdī ielūkoties iepriekšējo gadu materiālos un vairs neviens nav jāsūta uz arhīvu pēc papīru ķīpām. Pie tam iesaistītie darbinieki digitālajos dokumentos var veikt piezīmes, rediģēt tos un saglabāt, nesabojājot oriģinālu. Daudzas dokumentu pārvaldības sistēmas pat nodrošina iebūvētas komandas sadarbības funkcijas. Izmantojot šīs funkcijas, projektus ir vieglāk pārvaldīt un tiek uzlabota sadarbība uzņēmumā. Turklāt iespēja piekļūt failiem mākonī un strādāt ar tiem nozīmē, ka ikviens darbinieks var piekļūt līgumiem un projektu failiem, pat ja viņi dzīvo dažādās vietās vai nevar strādāt vienā birojā.

Augstāka dokumentu drošība

Lai arī kiberuzbrukumi valsts iestādēm un uzņēmumiem ir aktuāla tēma, drošās digitālās noliktavās glabātie dokumenti patiesībā ir lielākā drošībā nekā papīra kopijas, kas laiku pa laikam noskenētas vai nofotografētas tiek pārsūtītas pa elektronisko pastu. Lieta tāda, ka dokumentu pārvaldības sistēmas piedāvā labāku slepenu dokumentu kontroli. Dažādas grupas un personas var kontrolēt piekļuvi dažādās mapēs ievietotiem materiāliem, kā arī aplūkot kurš un kad ir skatījies katru saturu. Līdz ar to katrs neautorizētas piekļuves mēģinājums tiek dokumentēts un uzņēmuma vadītāji precīzi zina, kāda informācija varētu būt nonākusi nepiederošu cilvēku rīcībā. Līdz ar to viņi var atbilstoši rīkoties, lai samazinātu risku, ka iegūtā informācija nodara kaitējumu uzņēmumam. Dokumentu pārvaldības sistēmas arī spēj reālā laikā brīdināt saimniekus, ja kāds svešais atvēris slepenu dokumentu. 

Savukārt papīra dokumentus var pasargāt vienīgi arhīva telpā uzstādīta signalizācija vai apsarga nolīgšana. Bet ja nu kādam nepiederošajam izdevies iekļūt šajā telpā, tad uzņēmuma pārstāvji var tikai minēt, kādus dokumentus viņš ir redzējis vai paņēmis. Nozagtos vēl uzrādīs masīva revīzija, bet aplūkotos vai nofotografētos neizdosies uzzināt nekad. Pie tam papīra dokumenti var neatgriezeniski ciest nelaimes gadījumos kā ugunsgrēks vai plūdi. Tiem var kaitēt pat ilgstoša atrašanās pārāk mitrā telpā vai pārlieku spilgta gaisma, jo tinte gadu gaitā izbalē.

Datu analīze pārdomātākiem lēmumiem

Datu «izvilkšana» no papīra dokumentiem ir laikietilpīgs un sarežģīts uzdevums. Vispirms jāatrod vajadzīgās lapas, tad jāsameklē pareizās ailes un jāizraksta dati. Tikai pēc tam var ķerties pie to analizēšanas. Mašīnlasāmiem digitāliem dokumentiem šādu problēmu nav. Daži uzsitieni pa taustiņiem un ekrānā jau ir visi vajadzīgie dati, kaut par pēdējiem 10 vai 20 gadiem. Datorsistēma tos izanalizē dažādos griezumos un sagatavo pārskatāmus, vizuāli glītus grafikus. Veroties tajos, uzreiz rodas priekšstats par tendencēm un dažādu lēmumu ietekmi uz uzņēmuma darbību. Ja vēl kaut kas nav skaidrs, var pievienot papildu parametrus un «izvilkt» datus mazliet citādā griezumā. Un tas viss notiek dažās minūtēs, kamēr pie papīra dokumentiem jāsēž stundām un pat dienām. Skaidrs, ka tik plašas analizēšanas iespējas sniedz iespēju pieņemt pārdomātākus, informācijā balstītus lēmumus, kas var nospēlēt būtisku lomu uzņēmuma nākotnē. Analizējot datus un galvenos darbības rādītājus, organizācijas var uzlabot savus procesus, lai novērstu vājās vietas un neefektīvu darbošanos.

Vietas taupīšana

Kamēr uzņēmums ir jauns, par dokumentu uzglabāšanu «galva nesāp». Sākumā papīra loksnes aizpilda vienu plauktu, tad skapi, taču pēc kāda laika nākas uzturēt jau veselu arhīva telpu. Turklāt parasti dokumenti tiek sašķiroti un ievietoti mapēs, kuru iegāde ik gadu izmaksā desmitiem vai simtiem eiro. Tas jau kļūst izaicinoši. Mainot uzņēmuma telpas, visa šī bagātība jāpārved uz jaunu mājvietu un atkal dokumentiem jāiekārto īpaša telpa, kurā jāuztur papīra glabāšanai labvēlīga temperatūra. 

Dokumentu digitalizācija atbrīvo no šīm neērtībām. Pat desmitiem tūkstošus lapu var digitālā formātā var ievietot vienā ārējās atmiņas kastītē vai serverī. Pat vairākas atsevišķas iekārtas rezerves kopiju glabāšanai aizņems salīdzinoši maz vietas, un par datu nesējiem vispār nevajadzēs uztraukties, izvēloties uzticama datu centra mākoņpakalpojumu. Tad atliek vien turēt prātā piekļuvei nepieciešamās paroles.

Pilnīga digitalizācija 6,3% uzņēmumu

Neraugoties uz to, ka datori uzņēmumos ir ikdiena vairāk nekā 20 gadus, dokumentu digitalizācija Latvijā joprojām ir visnotaļ zemā līmenī. Mūsu veiktā aptauja liecina, ka uz pilnībā digitālu dokumentu apriti pārgājuši tikai 6,3% Latvijas uzņēmumu, bet visi pārējie joprojām sagatavo atskaites un ziņojumus uz papīra lapām, lai arī grāmatvedības likums to vairs nepieprasa. 12,8% vispār nav ieviesuši nevienu digitālo risinājumu.

Vispopulārākie digitālie risinājumi ir elektroniski sagatavoti rēķini – ar tādiem pērn apmainījās jau 66,2% uzņēmumu, elektronisko parakstu lietoja 60,8% aptaujāto kompāniju un 52,6% respondentu arī līgumus parakstīja un uzglabāja datorsistēmā.