Sākums
 /
E-rēķins

E-rēķini Latvijā

E-rēķins ir strukturēts elektronisks dokuments, kas izveidots un apstrādājams mašīnlasāmā veidā. Viens no visbiežāk izmantotajiem e-rēķinu formātiem ir XML (Extensible Markup Language). Šajā formātā e-rēķina saturs tiek aprakstīts tā, lai IT sistēmas to varētu apstrādāt automatizēti. IT nespeciālistiem tas būtu labāk saprotams pēc analoģijas ar bankas konta izrakstu. Internetbankā iegūtais bankas konta izraksts pēc savas formas ir tāds pats kā e-rēķins. Arī tas ir veidots XML formātā, tikai tā satura aprakstīšanai tiek izmantots cits standarts.

Ieguvumi

Kļūdu riska samazināšana

<p class="p-md">Rēķina saņēmējs informāciju vairs neievada manuāli, to automātiski izdara grāmatvedības sistēma, līdz ar to ir mazāk noraidīto rēķinu.</p>

Ievērojams laika ietaupījums visos posmos – no nosūtīšanas līdz samaksai

<p class="p-md">Grāmatvedības sistēma e-rēķina datus nolasa 100 000 reižu ātrāk nekā visātrāk strādājošais grāmatvedis.</p>

Izmaksu ietaupījums

<p class="p-md">Rēķina izdrukāšana un piegāde pa pastu nav lēta. Aprēķini rāda, ka e-rēķinu sūtīšana samazina tēriņus par 59%, bet saņemšana un apstrāde – par 64%.</p>

Uzlabota naudas plūsma

<p class="p-md">E-rēķinus var piegādāt un apstrādāt daudz ātrāk, turklāt to samaksāšana var tikt pat automatizēta.</p>

Sociālā atbildība

<p class="p-md">Tiek saudzēta daba, netērējot papīru un neizmantojot autotransportu.</p>

Krāpšanas riska samazināšana

<p class="p-md">Elektroniskā sistēma automātiski nolasa datus no biznesa vadības programmas un konstatē, vai sadarbība ir notikusi. Nav jātērē laiks, lai pārliecinātos, vai rēķins ir nonācis līdz adresātam, un samaksas brīdī sistēma iegrāmato no bankas saņemtos datus. Līdz ar to uzreiz ir redzami nemaksātāji un maksājumu kavētāji.</p>

Lietošana

Kā nosūtīt un saņemt e-rēķinu

Apmaiņu ar e-rēķiniem var realizēt dažādi:

  • izmantojot e-pastu: e-rēķins tiek nosūtīts partnerim uz līgumā norādīto e-pasta adresi

  • izmantojot e-adresi: e-rēķinu apmaiņa notiek, izmantojot oficiālo e-adreses kontu

  • izmantojot speciālus datu apmaiņu kanālus, kas nodrošina e-rēķinu apmaiņas procesus

Izmantojot e-pastu, jāatceras, ka e-pastā jāieslēdz paziņojuma pieprasīšana par e-pasta saņemšanu un izlasīšanu, lai garantēti saņemtu informāciju, ka darījuma partneris rēķinu ir saņēmis un vismaz apskatījies. Apmaiņas process tiek paātrināts, ja grāmatvedības programmā ir iespēja nosūtīt e-rēķinu pa e-pastu automātiski.


Izmantojot e-adresi vai citus datu apmaiņas kanālus, e-rēķina apstrāde grāmatvedības programmā ir daudz ērtāka, jo dokuments uzreiz tiek nosūtīts un saņemts no programmas programmā, – dokuments nav vispirms jāsaglabā datu nesējā un pēc tam jāimportē programmā.

Kā ieviest e-rēķinus

E-rēķinu ieviešanas ātrums un vieglums uzņēmumā ir atkarīgs no vairākiem faktoriem.

E-rēķinu ieviešanas process katrā uzņēmuma var atšķirties, tomēr kopumā piedāvājam vadīties pēc tālāk norādītajiem soļiem un tos pielāgot sava uzņēmuma vajadzībām.

Ja jūsu grāmatvedības sistēma nepiedāvā iespēju nosūtīt un saņemt e-rēķinus, tad iesakām izvēlēties sistēmu Jumis vai arī izveidot integrāciju savā grāmatvedības sistēmā, izmantojot mūsu izveidoto kodu bibliotēku izstrādātājiem.

Kas to var izmantot

E-rēķinu izmantošana atvieglo ne tikai grāmatvedības, bet arī preču uzskaites darbinieku darbu. Cik laika un resursu tiek ietaupīts, izmantojot e-rēķinu!


Noliktavā tiek saņemta pavadzīme ar desmitiem preču ierakstu – manuāli ievadot dokumentu, laika patēriņš būs vismaz 10 minūtes, bet e-rēķina automātiskā apstrāde ilgs ne vairāk par minūti. Turklāt – un tas ir svarīgi – līdz minimumam samazinās pārrakstīšanās kļūdu risks.