Tehnoloģiju attīstība un paradumus mainošu notikumu virtene nenovēršami tuvina pavērsiena punktu, pēc kura uzņēmuma sekmīga darbošanās bez digitālajiem risinājumiem būs vienkārši neiedomājama. Visas pazīmes rāda, ka robežlīnija tiks sasniegta jau šajā desmitgadē. Apzinīgākie uzņēmumu vadītāji jau to ir sapratuši un veikuši vai īsteno digitalizācijas procesu, pārējie tiem agrāk vai vēlāk pievienosies. 

Ar modernajām tehnoloģijām mazāk saistītus uzņēmējus visaptverošā digitalizācijas termina skandināšana drīzāk mulsina. Ko gan tas īsti ietver? Vai digitalizācija jāveic vienā piegājienā visā uzņēmumā, vai jādala pa soļiem? Un ar ko īsti sākt?

Pārmaiņas soli pa solim

Labās ziņas ir tādas, ka visaptverošo procesu var saskaldīt daudzos mazos un sākt ar vienkāršāko vai nepieciešamāko. Atkarībā no darbības specifikas, katram tas var būt kaut kas cits. Svarīgākais ir sākt ar rutīnas darbiem, kuru automatizēšana vai digitalizēšana atvieglos darbiniekiem dzīvi un padarīs uzņēmuma darbu efektīvāku. Kādam tā var būt pasūtījumu uzskaites sistēma, citam atteikšanās no simtiem lapu biezu līgumu un citu dokumentu ķīpu drukāšanas. 

Pārbaudīts un drošs pakāpiens ceļā uz aptverošu digitalizāciju ir grāmatvedības pārcelšana no papīra loksnēm uz datoru. Daudzos uzņēmumos jau sen tiek izmantotas grāmatvedības programmas, taču pieraduma vai līdz galam neizprastu likuma prasību dēļ lielā daļā no tiem katrs dokuments tiek dublēts uz papīra lapas. Ja no tā atteiktos, varētu grāmatvedim ik mēnesi ietaupīt desmitiem darba stundu. 

Likums nosaka: uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē. Un šī norma ir apsveicama, jo palīdz samazināt papīra daudzumu uzņēmumā, ietaupa resursus papīra, printera tintes iegādei, izslēdz pasta izdevumus un tamlīdzīgi. Nemaz nerunājot par zaļāku dzīvi un dabas resursu taupīšanu.

Sākt ar vienkāršāko

Vieglais ceļš uz digitalizāciju paredz sākt procesu ar vienkāršākajām un vienlaikus nepieciešamākajām lietām. Piemēram, ar biznesa klientiem strādājošie var ieviest elektroniski sagatavojamu un mašīnlasāmu rēķinu apriti. To saturs automātiski tiek «ievilkts» grāmatvedības programmā, atbrīvojot darbinieku no datu ievadīšanas un novēršot iespējamās pārrakstīšanās kļūdas. Pie tam dati automātiski tiek apstrādāti un ir izmantojami visa veida atskaišu sagatavošanā. 

Savukārt mazumtirgotājiem jau vairākus gadus ir pieejami digitālie čeki, kas agrāk vai vēlāk pilnībā izskaudīs no tirgus ierastās papīra strēmeles. Tas ir neizbēgami gan zaļā kursa ietekmē, gan arī tādēļ, ka digitālajiem čekiem piemīt vairāk priekšrocību nekā drukātajiem – tie nepazūd, nesaburzās, neizbalē, kas klientiem palīdz gadījumos, ja jāvēršas pie ražotāja vai tirgotāja ar pretenzijām ar preces kvalitāti. Šos čekus ir viegli sameklēt kā pircējam, tā pārdevējam, kas paātrina domstarpību risināšanu. Otrkārt, digitālie čeki ir viegli atrodami un pieejami – atliek vien ievadīt meklētājā tirgotāja nosaukumu, un sistēma automātiski parāda vajadzīgos. No grāmatveža skatupunkta, protams, ārkārtīgi svarīgi, ka dati bez palīdzības no malas nonāk grāmatvedības sistēmā un nav jāievada manuāli. 

Glabāšanu uzticēt speciālistiem

Digitalizācija risina arī arhīva jautājumu. Vairs nav nepieciešama vesela telpa vai vairāki plaukti gada pārskatiem un citiem finanšu dokumentiem, jo tos var digitālā formātā noglabāt mākoņkrātuvē. Par tās priekšrocībām jau stāstīts simtiem reižu. Grāmatvedības datu izvietošana «mākonī» dod iespēju datiem piekļūt no jebkuras vietas pasaulē ar interneta pieslēgumu, ir iespējams veidot risinājumus, kas datus atspoguļo tīmekļa pārlūkā vai viedtālrunī. Pie tam «mākonī» dati nevar pazust, jo tiem pakalpojuma sniedzējs veido rezerves kopijas, ko glabā dažādos serveros. Pareizi izvēlēts pakalpojuma sniedzējs izmanto sertificētus datu centrus, kuros ir augsts drošības līmenis, dati tiek šifrēti un nepiederošajiem nemaz nav tik viegli tiem piekļūt.

Lai arī uzskaitītie risinājumi iesākumā var šķist mulsinoši, realitātē viss ir daudz vienkāršāk. Pakalpojumu sniedzēji šobrīd jau ir izveidojuši kompleksus risinājumus, kuros par visu ir padomāts. Piemēram, mākoņrisinājums Jumis būtībā sniedz visu, kas uzņēmumam grāmatvedībā nepieciešams: sākot ar attālinātas piekļuves iespēju un automātiskiem atjauninājumiem un beidzot ar visas informācijas noglabāšanu drošos, apsargātos datu centros. Vienā līgumā iekļauti visi nepieciešamie pakalpojumi, un par tiem vairs nav jālauza galva.