Kāpēc grāmatvedības darbi sakrājas mēneša beigās un kā novērst pārslodzi?

Īsumā:

• Grāmatvedības pārslodze mēneša beigās visbiežāk neveidojas viena perioda laikā, bet gan uzkrājas visa mēneša garumā.
• Mēneša slēgšanas laikā vienlaikus sakrīt vairāki svarīgi finanšu procesi, tāpēc jebkuras aizkaves informācijas apritē kļūst īpaši pamanāmas un rada papildu slodzi grāmatvedības komandai.
• Darba apjomu palīdz izlīdzināt savlaicīga dokumentu aprite, regulāra finanšu datu pārbaude, procesu automatizācija un mazāka atkarība no manuālām darbībām vai viena atbildīgā darbinieka.

Daudziem uzņēmumiem mēneša beigas asociējas ar steigu, papildu slodzi un saspringtu darbu grāmatvedībā. Nereti rodas priekšstats, ka tas ir pilnīgi normāli un no tā nav iespējams izvairīties. Daļēji tā ir taisnība - mēneša slēgšana vienmēr prasīs noteiktu darbu apjomu. Tomēr daudzos gadījumos problēma nav pats mēneša noslēgums.

Patiesībā mēneša beigās reti kad pēkšņi rodas vairāk darba. Daudz biežāk šajā brīdī kļūst redzams viss tas, kas uzņēmumā ir uzkrājies iepriekš - neiesniegti čeki, neapstiprināti rēķini, nesakārtoti dokumenti, neatbildēti jautājumi un atlikti uzdevumi. Tāpēc mēneša beigu pārslodze bieži nav tikai grāmatvedības problēma. Tā bieži ir uzņēmuma procesu problēma.

Grāmatvedība ir pēdējais posms informācijas ķēdē

Daudzos uzņēmumos mēneša beigu saspringums tiek uztverts kā grāmatveža darba specifika. Taču praksē grāmatvedība parasti ir pēdējais posms garākā informācijas plūsmā. Darījumu veic pārdošanas komanda. Izdevumus iesniedz darbinieki. Dokumentus apstiprina vadītāji. Maksājumus veic finanšu speciālisti. Tikai pēc tam informācija nonāk grāmatvedībā.

Ja kādā no šiem posmiem rodas aizkave, tā nepazūd. Tā vienkārši uzkrājas sistēmā. Rezultātā mēneša beigās grāmatvedis bieži vien nesaņem viena mēneša darbu. Viņš saņem vairāku nedēļu laikā uzkrātu uzdevumu kopumu, kas jāapstrādā salīdzinoši īsā laikā. Tieši tāpēc grāmatvedības slodze bieži vien ir visas organizācijas darba disciplīnas un procesu efektivitātes spogulis.

Kas rada darbu uzkrāšanos?

Informācija uzņēmumā pārvietojas lēnāk nekā nauda

Piemēram:

darījums notiek šodien → rēķins tiek nosūtīts pēc dažām dienām → apstiprinājums notiek vēl vēlāk → dokuments grāmatvedībā nonāk mēneša beigās.

Tas nozīmē, ka grāmatvedība nestrādā ar reāllaika informāciju. Tā strādā ar notikumiem, kas jau ir notikuši. Kad simtiem šādu nelielu kavējumu sakrīt vienā periodā, rodas pārslodze.

Mēneša slēgšana apvieno vairākus kritiskus procesus

Neatkarīgi no uzņēmuma lieluma mēneša beigās ir jāveic virkne darbību, kuras nav iespējams pārcelt uz citu periodu.

Parasti šajā laikā notiek:

• iegrāmatošana;
• banku saskaņošana;
• PVN aprēķini;
• algu aprēķini;
• debitoru un kreditoru pārbaude;
• uzkrājumu aprēķināšana;
• vadības atskaišu sagatavošana;
• finanšu rezultātu analīze.

Pat tad, ja uzņēmumā ir modernas grāmatvedības sistēmas, šie procesi joprojām prasa laiku, uzmanību un datu kvalitātes kontroli.

Manuālie procesi rada sastrēguma efektu

Lai gan uzņēmumi arvien vairāk digitalizē procesus, daudzviet joprojām sastopami:

• Excel faili;
• PDF rēķini e-pastā;
• manuāla datu ievade;
• manuāla dokumentu saskaņošana;
• dokumentu pārsūtīšana starp vairākiem cilvēkiem.

Katrs šāds papildu solis pats par sevi šķiet nenozīmīgs. Taču mēneša beigās simtiem dokumentu un manuālu darbību veido ievērojamu darba apjomu, kas jāapstrādā ierobežotā laikā.

Grāmatvedība joprojām daudzviet darbojas periodiski, nevis plūsmā

Tradicionāli grāmatvedības procesi tika veidoti laikā, kad dati bija papīra formā, banku integrācijas nepastāvēja un lielākā daļa darba tika veikta manuāli. Tāpēc visa sistēma tika organizēta ap noteiktiem periodiem - mēnesi, ceturksni un gadu.

Taču mūsdienu uzņēmējdarbība darbojas citādi. Maksājumi notiek reāllaikā, e-komercija strādā nepārtraukti, un dati rodas katru dienu. Rezultātā veidojas pretruna - bizness darbojas kā nepārtraukta plūsma, bet daudzi grāmatvedības procesi joprojām ir organizēti ap periodisku datu apkopošanu.

Cilvēki dabiski atliek administratīvos darbus

Lielākā daļa darbinieku ikdienā prioritizē klientus, pārdošanu, projektus, piegādes un citus operatīvos uzdevumus.

Savukārt administratīvie darbi bieži tiek atlikti:

• čeku iesniegšana;
• rēķinu apstiprināšana;
• izmaksu klasifikācija;
• dokumentu sakārtošana.

Tas ir saprotami, taču rada blakusefektu - grāmatvedībai nepieciešamā informācija sistēmā nonāk vēlāk, nekā vajadzētu. Tāpēc mēneša beigu noslodze bieži vien ir ne tikai finanšu procesu, bet arī organizācijas disciplīnas rezultāts.

Kā izlīdzināt grāmatvedības slodzi?

Ja mēneša beigu pārslodze rodas no darba uzkrāšanās, tad risinājums nav strādāt vairāk stundas mēneša pēdējās dienās. Risinājums ir samazināt darbu, kas uzkrājas visa mēneša garumā. Jo ātrāk informācija nonāk grāmatvedībā, jo vienmērīgāk sadalās darba apjoms.

Saīsināt laiku starp darījumu un grāmatvedību

Jo ilgāks laiks paiet starp darījuma veikšanu un tā nonākšanu grāmatvedībā, jo lielāks kļūst mēneša beigu darba apjoms.

Piemēram:

darbinieks iztērē naudu komandējumā pirmdien → čeku iesniedz pēc divām nedēļām → vadītājs to apstiprina mēneša beigās → grāmatvedība apstrādā pēdējās dienās.

Šādās situācijās darbs sistēmā ir eksistējis visu mēnesi, taču redzams kļūst tikai pašās beigās. Lai to samazinātu, uzņēmumi var noteikt skaidrus termiņus dokumentu iesniegšanai un apstiprināšanai.

Neļaut vienam cilvēkam kļūt par "pudeles kaklu"

Ļoti bieži visa procesa ātrums ir atkarīgs no viena cilvēka:

• viens vadītājs apstiprina visus rēķinus;
• viens grāmatvedis pārzina konkrētu procesu;
• viens darbinieks ievada visus dokumentus;
• viena persona kontrolē maksājumus.

Kamēr darba apjoms ir neliels, tas var šķist pieņemami. Taču mēneša beigās šādi procesi kļūst par būtisku šķērsli.

Tāpēc efektīvākās finanšu komandas:

• sadala atbildības;
• standartizē procesus;
• dokumentē zināšanas;
• samazina atkarību no viena cilvēka.

Mēneša beigas nedrīkst būt vienīgais kontroles punkts

Daudzos uzņēmumos problēmas tiek atklātas tikai mēneša beigās:

• trūkst dokumentu;
• nesakrīt summas;
• ir kļūdas iegrāmatojumos;
• nav veikti apstiprinājumi.

Tas automātiski rada krīzes režīmu. Savukārt uzņēmumos ar vienmērīgāku darba plūsmu kontrole notiek nepārtraukti. Bankas ieraksti tiek pārskatīti regulāri, debitori tiek uzraudzīti ikdienā, bet dati tiek pārbaudīti procesa laikā.

Automatizācija samazina darbu, kas uzkrājas mēneša beigās

Liela daļa mēneša beigu slodzes rodas nevis sarežģītu finanšu uzdevumu dēļ, bet gan atkārtotu manuālu darbību dēļ. Dokumenti tiek pārsūtīti starp cilvēkiem, dati tiek ievadīti vairākās sistēmās, informācija tiek pārkopēta un pārbaudīta atkārtoti.

Tieši tāpēc arvien vairāk uzņēmumu izmanto:

• banku integrācijas;
• e-rēķinus;
• dokumentu digitalizāciju;
• automatizētas saskaņošanas plūsmas;
• integrācijas starp biznesa un grāmatvedības sistēmām.

Jo mazāk manuālu darbību nepieciešams ikdienā, jo mazāk darba uzkrājas mēneša noslēgumā. Mērķis nav panākt, lai mēneša beigās darba nebūtu vispār. Mērķis ir nodrošināt, lai lielākā daļa darba būtu paveikta jau pirms mēneša slēgšanas.

Mēneša beigu pārslodze grāmatvedībā bieži tiek uztverta kā normāla uzņēmuma ikdienas sastāvdaļa. Tomēr vairumā gadījumu tā nav neizbēgama. Tā parasti ir sekas procesiem, kuros informācija nonāk grāmatvedībā ar aizkavi, dokumenti tiek iesniegti pēdējā brīdī un kontrole notiek tikai periodiski.

Uzņēmumi, kuri spēj saīsināt laiku starp darījumu un tā uzskaiti, automatizēt rutīnas procesus un ieviest regulāru datu pārbaudi visa mēneša garumā, pakāpeniski samazina mēneša noslēguma slodzi. Rezultātā grāmatvedības komanda mazāk laika pavada krīzes režīmā un vairāk var koncentrēties uz datu kvalitāti, finanšu analīzi un uzņēmuma attīstības atbalstu. Jo vienmērīgāk organizēta informācijas plūsma uzņēmumā, jo mazāk darba uzkrājas mēneša beigās un jo efektīvāks kļūst viss grāmatvedības process.

Biežāk uzdotie jautājumi

Kas ir mēneša slēgšana grāmatvedībā?

Mēneša slēgšana ir process, kura laikā uzņēmums apkopo un pārbauda visus attiecīgā mēneša finanšu datus. Tas ietver iegrāmatojumus, bankas kontu saskaņošanu, algu aprēķinus, PVN uzskaiti, debitoru un kreditoru pārbaudi, kā arī vadības atskaišu sagatavošanu. Mēneša slēgšanas mērķis ir nodrošināt precīzu priekšstatu par uzņēmuma finanšu situāciju.

Kā samazināt darbu apjomu grāmatvedībā mēneša beigās?

Lai samazinātu pārslodzi mēneša beigās, svarīgi dokumentus un finanšu datus apstrādāt regulāri visa mēneša garumā. To palīdz nodrošināt automatizācija, banku integrācijas, elektroniska dokumentu aprite un skaidri uzņēmuma iekšējie procesi. Jo mazāk darbu tiek atlikti līdz mēneša noslēgumam, jo vienmērīgāka kļūst grāmatvedības slodze.

Kāpēc uzņēmumos rodas kavējumi grāmatvedības procesos?

Kavējumi visbiežāk rodas tad, kad dokumenti tiek iesniegti novēloti, rēķini netiek savlaicīgi apstiprināti vai uzņēmuma finanšu procesi ir pārāk atkarīgi no viena cilvēka. Problēmas var radīt arī manuāla datu ievade un nepietiekama sistēmu integrācija. Rezultātā informācija grāmatvedībā nonāk ar aizkavi, un liela daļa darba koncentrējas mēneša beigās.