Jaunākie raksti

Kā mazam uzņēmumam pārvaldīt grāmatvedību: programma vai grāmatvedības birojs?

Īsumā: Mazs uzņēmums var izvēlēties starp četriem grāmatvedības modeļiem - no pilnīgas pašapkalpošanās līdz ārpakalpojuma grāmatvedības birojam vai algotam grāmatvedim. Grāmatvedības programma ir labs risinājums, ja vēlies ietaupīt laiku un automatizēt procesus, bet saglabāt kontroli. Grāmatvedības birojs ir piemērotāks, ja darījumu skaits pieaug vai nepieciešamas regulāras nodokļu konsultācijas. Nav viena pareizā risinājuma - svarīgākais ir izvēlēties modeli, kas atbilst uzņēmuma izmēram, budžetam un attīstības plāniem. Dibināt savu uzņēmumu ir daudzu cilvēku sapnis un, kad tas kļūst par īstenību, tad pilnā jaudā gribas mesties iekšā. Un kamēr produkta vai pakalpojuma radīšana ir tas, kas aizrauj, nevar izbēgt arī no tā, ka uzņēmējdarbība sevī ietver dažādu likumu ievērošanu, nodokļu maksāšanu un atskaišu iesniegšanu. Bez grāmatvedības biznesā nevar un par tās pārvaldīšanu ir jādomā jau no pirmās dienas. Kā mazs uzņēmums var organizēt grāmatvedību? Mazie uzņēmumi Latvijā grāmatvedību var organizēt vairākos veidos atkarībā no darījumu skaita, uzņēmuma struktūras un uzņēmēja iesaistes līmeņa. Tos var iedalīt četros dažādos modeļos: Uzņēmējs pats veic grāmatvedību bez specializētas programmas; Uzņēmējs pats veic grāmatvedību ar grāmatvedības programmu; Algots grāmatvedis uzņēmumā; Grāmatvedības birojs (ārpakalpojums). Katrs no šiem modeļiem ir lieliska izvēle, ja tiek pareizi novērtēts uzņēmums un tā ikdienas vajadzības. Tāpēc aplūkosim, kad katrs no tiem ir vispiemērotākais un kam ir jāpievērš uzmanība pirms gala lēmuma. Uzņēmējs pats veic grāmatvedību bez programmas Šis modelis ir bieža izvēle mikrouzņēmumos vai vienkāršos pakalpojumu biznesos, kur darījumu skaits ir ļoti neliels. Uzskaiti var veikt Excel tabulās, Google Sheets vai pat papīra formā, saglabājot rēķinus un kvītis mapēs. Kad tas der: 1–2 darījumi dienā vai mazāk; nav darbinieku; uzņēmējs vēlas minimizēt izmaksas. Plusi: ļoti lēti (tikai uzņēmēja laiks); pilnīga kontrole pār datiem; elastība veidlapu un formātu izvēlē. Mīnusi: viegli pieļaut kļūdas nodokļos; grūti sagatavot VID atskaites; laika patēriņš pie darījumu pieauguma. Uzņēmējs pats veic grāmatvedību ar programmu Šis modelis jau ir nākamais līmenis grāmatvedībā, kur daudzus procesus un atskaites veic programma. Piemēram, ir iespējams automatizēt rēķinu izrakstīšanu, izdevumu ievadi, atskaites, PVN aprēķinu u.c. Kad tas der: neliels vai vidējs darījumu skaits; uzņēmumā nav darbinieku vai ir pāris darbinieku; uzņēmējs vēlas saglabāt kontroli, bet vienlaikus automatizēt uzskaiti. Plusi: laika ietaupījums salīdzinot ar manuālo uzskaiti; samazināts kļūdu risks; dati pieejami jebkurā laikā. Mīnusi: joprojām nepieciešamas grāmatvedības pamatzināšanas; var būt nesamērīga programmas abonementa vai licences maksa. Grāmatvedības birojs (ārpakalpojums) Šajā modelī uzņēmums uzticas ārpakalpojuma grāmatvedim, kurš strādā ar profesionālām grāmatvedības sistēmām. Tas ir īpaši noderīgi uzņēmumiem, kuri vēlas fokusēties uz biznesa attīstību, nevis grāmatvedību. Kad tas der: vidēji un lielāki darījumu apjomi; uzņēmumam ir vairāki darbinieki; nepieciešama nodokļu optimizācija un regulāras konsultācijas. Plusi: profesionāla kompetence; mazāks kļūdu risks; ietaupīts laiks; ietver nodokļu konsultācijas. Mīnusi: regulāras un dažreiz mainīgas izmaksas; mazāka ikdienas kontrole pār uzskaiti. Algots grāmatvedis uzņēmumā Šis modelis ir lieliska izvēle tiem mazajiem uzņēmumiem, kam ir resursi turēt grāmatvedību pie sevis un algot zinošu grāmatvedi. Parasti to izvēlas strauji augoši uzņēmumi, kuriem ir daudz darījumu, darbinieku un nepieciešama regulāra finanšu analīze. Kad tas der: liels darījumu skaits; nepieciešama pilna laika finanšu pārvaldība; uzņēmumam svarīga detalizēta uzskaite un analīze. Plusi: grāmatvedis pilnībā pārzina uzņēmuma procesus; ātra komunikācija un atskaišu sagatavošana; iespēja veikt detalizētu finanšu analīzi. Mīnusi: visaugstākās izmaksas (alga, nodokļi, darba vieta); nepieciešama administratīvā vadība. Kā izvēlēties grāmatvedības programmu mazam uzņēmumam? Ja esi izsvēris visas sava uzņēmuma vajadzības un nonācis pie secinājuma, ka vēlies grāmatvedību veikt ar programmu, tad ir svarīgi saprast, kā izvēlēties sev vispiemērotāko. Tas, ka pieņemot darbā grāmatvedi, ir kāda programma, kam tiek dota priekšroka, nav iemesls to pašu arī izmantot - izvēlies to, kas ir vislabākā tieši tavam uzņēmumam. Bet neatkarīgi no tā, vai veiksi grāmatvedību ar programmu pats vai uzticēsi to štata grāmatvedim, aplūkosim pašus pamatus, kam jāpievēršs uzmanība. Pareiza programma samazina kļūdu risku, ietaupa laiku un ļauj viegli sagatavot atskaites. Lietošanas vienkāršība Mazajiem uzņēmumiem bieži nav profesionāla grāmatveža, tāpēc programmai jābūt intuitīvai un viegli saprotamai. Tas atvieglos darbu arī gadījumos, kad ir savs iekšējais grāmatvedis - darbu būs iespējams veikt ātrāk un efektīvāk. Pievērs uzmanību: rēķinu un kvīšu ievadei; automātiskai PVN aprēķināšanai; pārskatu ģenerēšanai ar vienu klikšķi. Atbilstība Latvijas likumdošanai Grāmatvedības programma, kas neatbilst Latvijas likumdošanai, sagādās vairāk problēmu kā ieguvumu. Programmai jābūt pielāgotai Latvijas grāmatvedības un nodokļu prasībām, piemēram: PVN uzskaite un deklarāciju sagatavošana; Gada pārskatu ģenerēšana; Algu un sociālās apdrošināšanas aprēķini, ja nepieciešams. Un programmas uzturētājam ir nepārtraukti jāatjauno funkcijas atbilstoši likuma izmaiņām. Automatizācija un integrācijas Mūsdienās tiek piedāvātas daudz un dažādas sistēmas, kas ievāc datus, automatizē procesus ar vienu mērķi - radīt pārskatāmu biznesa pārvaldību. Tāpēc ir svarīgi, ka konkrēto grāmatvedības programmu ir iespējams integrēt ar dažādām citām sistēmām: Bankas – automātiska ienākošo un izejošo maksājumu importēšana; E-rēķinu sistēmas – rēķini automātiski pievienojas uzskaitē; E-komercijas platformas – tieša datu pārnešana no veikala. Cena un mērogojamība Mazajiem uzņēmumiem cena ir ļoti svarīgs faktors, tāpēc ir jāpievērš uzmanība katram elementam, par ko tiks prasīta maksa. Izvērtē gan sākotnējās, gan ilgtermiņa izmaksas: abonements vai licences maksa; papildus moduļu izmaksas (piemēram, noliktava vai algas); svarīgi - programmai jāspēj augt kopā ar uzņēmumu. Atbalsts un dokumentācija Ar programmas iegādi vēl nekas nebeidzas - tā ir jāuzstāda, ikdienā jālieto, un gadās arī tehniskas problēmas. Laba programma piedāvā: klientu atbalstu e-pastā vai čatā; pamācības, video un atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem. Lietotāju atsauksmes un pieredze Noderīgs informācijas avots ir citu lietotāju pieredze un sniegtās atsauksmes. Ne vienmēr tas, kas tiek teikts reklāmas saukļos vai minēts mājaslapā, saskan ar realitāti. Pirms izvēles: aplūko atsauksmes internetā vai Facebook grupās; pajautā citiem uzņēmējiem, kā viņiem darbojas programma. Kā izvēlēties grāmatvedības biroju mazam uzņēmumam? Grāmatvedības birojs (ārpakalpojums) ir labs risinājums, ja uzņēmējs vēlas fokusēties uz biznesa attīstību, nevis grāmatvedību. Pareiza izvēle palīdz samazināt kļūdu risku, ietaupīt laiku un saņemt profesionālas konsultācijas par nodokļiem un finanšu jautājumiem. Bet arī šeit ir svarīgi veikt izpēti, lai saņemtais pakalpojums atbilst gaidītājam. Pieredze un specializācija Vai birojs strādā ar līdzīgiem uzņēmumiem vai nozarēm (piemēram, e-komercija, pakalpojumu uzņēmumi, ražošana)? Cik ilgi birojs darbojas Latvijā? Vai grāmatveži ir sertificēti? Pakalpojumu apjoms Vai birojs sagatavo tikai grāmatvedības uzskaiti vai arī gada pārskatus? Vai tiek aprēķinātas arī algas un sociālās iemaksas? Vai birojs sniedz proaktīvas nodokļu konsultācijas? Cena un maksājumu modelis Cik maksā mēnesī? Vai cena ir fiksēta vai mainās pēc darījumu skaita? Vai papildu pakalpojumi (konsultācijas, deklarācijas) tiek iekļauti cenā vai jāmaksā papildus? Komunikācija un pieejamība Vai birojs atbild ātri uz jautājumiem? Vai ir konkrēts kontakts, pie kura vērsties? Vai komunikācija ir saprotama un skaidra arī uzņēmējam bez grāmatvedības pieredzes? Atsauksmes un reputācija Pārbaudi citu uzņēmēju atsauksmes internetā Pajautā draugiem vai kolēģiem, kurus birojus viņi iesaka Grāmatvedība, kas palīdz augt, nevis bremzē Lielākā daļa mazo uzņēmumu grāmatvedības pārvaldību sāk ar manuālu uzskaiti, izmantojot Excel, un ar laiku pāriet uz programmu vai grāmatvedības biroju. Nav viena universāla risinājuma, kas derēs jebkuram uzņēmumam. Un nav teikts, ka sākotnējā izvēle būs aktuāla arī uzņēmumam augot. Svarīgi ir izvērtēt, cik daudz laika un resursu esi gatavs veltīt grāmatvedībai, un tad meklēt tam piemērotāko risinājumu. Biežāk uzdotie jautājumi Vai mazs uzņēmums var pats kārtot grāmatvedību? Jā, mazs uzņēmums var pats kārtot grāmatvedību, īpaši, ja darījumu skaits ir neliels un nav darbinieku. To var darīt gan manuāli (piemēram, Excel), gan ar grāmatvedības programmas palīdzību. Tomēr jāņem vērā, ka uzņēmējam ir jāizprot grāmatvedības pamati un jāseko līdzi nodokļu prasībām. Vai grāmatvedības programma var aizstāt grāmatvedi? Grāmatvedības programma var būt lielisks palīgs, bet tā pilnībā neaizstāj grāmatvedi. Programma automatizē aprēķinus un atskaites, taču atbildība par datu pareizību un nodokļu piemērošanu joprojām ir uzņēmēja vai grāmatveža ziņā. Sarežģītākos gadījumos (piemēram, ar darbiniekiem vai lielāku apgrozījumu) bieži ir nepieciešama profesionāla konsultācija. Cik maksā grāmatvedība mazam uzņēmumam? Grāmatvedības izmaksas mazam uzņēmumam var būt ļoti dažādas atkarībā no izvēlētā risinājuma. Ja uzņēmējs grāmatvedību kārto pats, izmaksas var būt tikai grāmatvedības programmas abonements (aptuveni 15–50 EUR mēnesī). Savukārt grāmatvedības biroja pakalpojumi parasti maksā no 100 līdz 300 EUR mēnesī, atkarībā no darījumu skaita un pakalpojuma apjoma. Algots grāmatvedis ir dārgākais risinājums, jo jāsedz alga un nodokļi.