Desmit gadu laikā termins “mākoņpakalpojums” no amizanta, nesaprotama dīvaiņa pāraudzis biznesa pasaulē ikdienā bieži piesauktā vārdā. Tas nav svešs arī grāmatvežiem, jo mākoņkrātuves jau kļuvušas par uzņēmumu vadītāju un grāmatvežu iecienītāko finanšu datu glabāšanas vietu. Arī mēs 2015. gadā izveidojām mākoņpakalpojuma produktu Jumis Pro, un šobrīd jau vairāk nekā divas trešdaļas no visiem uzņēmuma grāmatvedības risinājuma Jumis lietotājiem ir pārgājuši no lokālajiem risinājumiem uz mākoni.

Datu glabāšanai ārpus uzņēmuma ir daudz priekšrocību. Uzņēmumam nav jāuztur serveru telpas un serveri, nav jārūpējas par datu rezerves kopijām, un informācijai var piekļūt gan no datora, gan viedtālruņa. Nav pat svarīgi, kur tobrīd atrodaties, — kaut vai pludmalē. Vajadzīgs vien interneta pieslēgums.

Par spīti ērtībām daudzus uzņēmumus no mākoņrisinājuma ieviešanas attur iesīkstējuši mīti, kuri sen vairs neatbilst patiesībai, tomēr joprojām mājo cilvēku prātos. Lūk, populārākie no tiem, kā arī mītu atspēkojums.

“Datus glabāt datorā ir drošāk nekā mākonī”

Šis, iespējams, ir viens no visbiežāk sastopamajiem mītiem par mākoņpakalpojumiem. Drošība mākoņpakalpojumu sniedzējiem ir viens no būtiskākajiem faktoriem sekmīgai pakalpojumu piedāvāšanai. Ne velti tiek ieguldīti milzīgi līdzekļi darbinieku apmācībā un datu centru izveidē, lai tie atbilstu visiem Eiropas Savienībā un pasaulē noteiktajiem drošības standartiem. Par datu drošību mākonī gādā profesionāli IT speciālisti, kas apzinās riskus un ir apmācīti izmantot visdrošākās tehnoloģijas. Mākoņpakalpojumos tiek izmantotas speciālas datu dublēšanas sistēmas, kas nodrošina regulāru datu rezerves kopiju veidošanu. Tas nozīmē, ka mākonī dati vienmēr glabājas vismaz divās kopijās. Ja kāda iemesla dēļ oriģinālie dati tiek bojāti, tos nekavējoties var atjaunot no rezerves kopijas. Grāmatvedim tas nozīmē, ka kļūdainas datu ievades vai izdzēšanas gadījumā vienmēr var atgriezties pie iepriekšējās datu versijas. Mākonī tiek uzturētas arī speciālas piekļuves drošības sistēmas jeb ugunsmūri, kas aizsargā to no hakeru un vīrusu uzbrukumiem.

Tā kā mākoņpakalpojumā dati ir pieejami, izmantojot interneta savienojumu, ir jāgādā arī par drošu datu kanālu starp datu bāzi, kas izvietota mākonī, un klienta datoru. Visbiežāk tiek izmantoti SSL (Secure Sockets Layer) šifrēšanas algoritmi, kas pasargā datus pat tad, ja kāda nepiederoša persona vai interneta pakalpojumu sniedzējs tos pārtver. Piemēram, neaizsargāta bezvadu tīkla gadījumā dati netiek šifrēti, un pārraidītos datus var pārtvert kāds hakeris vai negodprātīgs darbinieks.

Praksē ir daudz gadījumu, kad tiek pazaudēti datorā vai uzņēmuma serverī glabātie dati. Iemesli visbiežāk ir bojāti cietie diski, pazaudēts vai nozagts dators, netīša datora sabojāšana, retāk — ugunsgrēks, plūdi vai citas stihijas. Hakeri un krāpnieki arvien vairāk interesējas par uzņēmumu datu piesavināšanos izspiešanas nolūkos. Nesen pasauli pāršalca “izspiedējvīrusu” vilnis, kas radīja milzīgus zaudējumus neskaitāmiem uzņēmumiem visā pasaulē. Šie vīrusi skāra arī Latvijas uzņēmumus, un dati, kas tika glabāti uzņēmumu datoros vai serveros, tika zaudēti.

“Datiem mākonī brīvi var piekļūt kontrolējošās iestādes”

Grūti iedomāties, kā šāds mīts ir radies, bet jau kādu laiku klejo baumas, ka kontrolējošajām iestādēm Latvijā varētu būt brīva piekļuve mākoņos glabātiem datiem. Realitātē tas nav iespējams ne juridiski, ne praktiski, ne no morāli ētiskā aspekta. Visas juridiskās nianses ir iekļautas līgumā, kas tiek noslēgts starp mākoņpakalpojuma sniedzēju un klientu.

Mākonī glabātie uzņēmuma dati ir uzņēmuma īpašums, līdz ar to piekļuvi tiem nosaka uzņēmuma atbildīgie darbinieki. Viena no retajām situācijām, kurā kontrolējošās iestādes var piekļūt uzņēmuma datiem, ir tad, ja pārbaudes laikā uzņēmuma darbinieki sniedz šo piekļuves atļauju. Pārējās situācijas regulē Latvijas Republikas likumdošana.

Vairāk nekā četru gadu ilgajā laikā, kopš darbojas mūsu mākoņpakalpojums, apkalpojot vairāk nekā 6000 uzņēmumu mākonī, esam saņēmuši vien pāris pieprasījumu sniegt piekļuves atļauju. Pieprasījumi netika akceptēti, jo tiem nebija pamatojuma.

   “Mākoņpakalpojumi ir pārāk dārgi”

Šis mīts nav skaidrojams tikai ar vienu konkrētu atbildi, jo dažiem uzņēmumiem mākoņpakalpojumi var izmaksāt dārgāk par savas IT infrastruktūras uzturēšanu, bet citiem — krietni lētāk.

Uzņēmuma izmaksas par mākoņpakalpojumiem vai savu IT infrastruktūru ir atkarīgas no uzņēmuma datu drošības stratēģijas, biznesa modeļa un vajadzībām. Ir svarīgi identificēt visas tās izmaksu pozīcijas, kuras ir saistītas ar IT infrastruktūru, un saprast, cik nopietni uzņēmums vēlas attiekties pret saviem grāmatvedības un finanšu datiem. Pēc principa — jo vairāk ir ko zaudēt, jo sarežģītāk un dārgāk ir nodrošināt pilnvērtīgu drošības sistēmu.

Mākoņpakalpojumu izmaksas no ierastajām IT infrastruktūras izmaksām atšķiras pēc būtības. Mākoņpakalpojumu izmaksas ir operatīvas (OPEX), savukārt tad, ja uzņēmums būvē savu iekšējo IT infrastruktūru, visbiežāk ir nepieciešami kapitālieguldījumi (CAPEX). Ir būtiski izvērtēt, vai uzņēmumam ir jāiegādājas savi serveri (jo varbūt tajos tiks darbinātas ne tikai grāmatvedības, bet arī citas sistēmas) vai IT serveru infrastruktūra tomēr jāuztic mākoņpakalpojumu sniedzējiem.

Katra uzņēmuma situācija ir citāda. Piemēram, uzņēmums, kas sniedz IT pakalpojumus, izvēlēsies būvēt pats savu IT infrastruktūru, jo IT ir uzņēmuma pamata nodarbošanās. Tas plāno izmantot dažādas sistēmas, un uzņēmumam ir pietiekami daudz IT speciālistu, kuri var apkalpot šīs sistēmas. Savukārt uzņēmums, kurš nodarbojas ar tirdzniecību, nevis IT, aprēķinās, ka izdevīgāk ir izmantot mākoņpakalpojumus un neuztraukties par IT speciālistu algošanu un investīcijām serveros.

Viena no būtiskajām mākoņpakalpojumu izmaksu priekšrocībām ir elastība. Piemēram, ja uzņēmuma bizness ir sezonāls, tad mākoņpakalpojumu izmaksas veidojas tikai par patērētajiem resursiem.

Piemērs. Uzņēmums SIA MSG nodarbojas ar būvniecības projektiem, kas galvenokārt tiek veikti vasarā. Līdz ar to vasarā uzņēmumā tiek pieņemti papildu darbinieki, algu grāmatveži, noliktavu pārziņi, projektu vadītāji, kuriem nepieciešama piekļuve uzņēmuma vadības sistēmai. Mākoņpakalpojuma gadījumā vasaras periodā sistēmā var pieslēgt papildu lietotājus un attiecīgi katru mēnesi maksāt par konkrēto lietotāju skaitu. Pēc aktīvās sezonas beigām uzņēmums atsakās no papildu lietotājiem un par tiem vairs nemaksā.

Reizēm mākoņpakalpojumu izmaksas var šķist augstākas, jo tiek rēķinātas tikai izmaksas par licenci, nevis kopējās izmaksas. Lai objektīvi izvērtētu jautājumu, vai uzturēt savu serveri ar datu bāzēm vai izmantot mākoņpakalpojumu, ir jāņem vērā kopējās izmaksas par datu glabāšanu uzņēmumā, un tās ir:

• Datu servera vai datora iegāde
• Programmatūras iegāde un uzturēšana
• Datortīkla infrastruktūra
• Papildu elektrības izmaksas datu serverim
• IT speciālista pakalpojumi.