Visaptverošas uzņēmuma digitalizācijas ideālais galaprodukts ir bezpapīra dokumentu aprite. Taču līdz tai var nonākt pa dažādiem ceļiem un arī pati aprite var būt atšķirīga – sākot no vienkāršas papīra lapu «pārcelšanas» datorā, tos būtībā pārfotografējot, un beidzot ar mašīnlasāmu un analizējamu dokumentu izveidi.
Svarīgi paturēt prātā, ka nav pareiza vai nepareiza digitalizācija. Ir tāda, kādu izveidot nolemj uzņēmuma vadība. Lēmumu var ietekmēt daudz un dažādi faktori, ieskaitot tobrīd pieejamos cilvēkresursus, paredzamās izmaksas un digitalizēto dokumentu pielietojumu. Nav izslēgts, ka kādam mazam uzņēmumam pilnīgi pietiks ar noskenētiem līgumiem un elektroniski sagatavotiem rēķiniem, jo tos uzglabāt mākoņkrātuvē ir ērtāk un drošāk nekā mapēs kaut kur biroja stūrī vai īpašnieka mājās. Savukārt kādam citam būs ārkārtīgi nepieciešama iespēja meklēt informāciju katru dienu strauji pieaugošā dokumentu gūzmā, tādēļ būs jāizvēlas pavisam cita pieeja.
Saprotami cilvēkiem un mašīnām
Jāņem vērā, ka digitalizācija ir ne tikai papīra formāta dokumentu pārvēršana elektroniskajos, bet tas ir process, kurā uzņēmums apņemas pāriet uz tā saucamo «bezpapīra grāmatvedību». Tas nozīmē, ka uzņēmums turpmāk izvairās izsniegt jebkādus dokumentus papīra formātā. Tajā pat laikā jāpatur prātā, ka uzņēmumam ir jāizpilda Grāmatvedības likuma prasības, kurās teikts, ka, ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu vai grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru, tad grāmatvedības dokumentus datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot šo dokumentu atvasinājumus papīra formā jeb izdrukāt. Cilvēklasāms formāts ir elektronisks datu attēlošanas veids, ko fiziskā persona var izmantot kā informāciju bez jebkādas papildu apstrādes. Tātad tam jābūt izlasāmam un saprotamam gluži kā papīra laikmetā.
Ir dažādi veidi, kā tikt pie šāda rezultāta: gan vienkārši ieskenējot, gan nofotografējot, gan izmantojot speciālas programmas. Grāmatvedībā digitalizēšanai ir vairāki posmi: viens – papīra formāta dokumentu pārvērst elektroniskā, otrs – elektronisko dokumentu apstrādāt.
Ja papīra dokumenti elektroniskā formātā tiks pārvērsti dažādos veidos, piemēram, fotografēti vai ieskenēti, jāvienojas par dokumenta elektronisko formātu. Tas var būt PDF vai kāds no attēla formātiem, piemēram, JPG vai PNG. Drīkst izmantot arī atšķirīgus formātus, vienīgi vispirms jāsaprot, kā dokuments tiks apstrādāts grāmatvedībā un vai uz tā varēs veikt nepieciešamās atzīmes. Iespējams, nāksies iegādāties speciālu datorprogrammu vajadzīgo darbību veikšanai.
No attēla par apstrādājamu dokumentu
Ja datus no dokumenta nepieciešams ievadīt uzskaites sistēmā, svarīgi jau laikus saprast, kā tas notiks. Ne visas programmas spēj nolasīt datus no PDF formāta, kur nu vēl automātiski pārkopēt. Tādēļ šķietami nenozīmīgais jautājums var novest pie tā, ka beigās kādam ar roku visi dati jāpārraksta, un labā digitalizācijas ideja pagaist. Vai vēl trakāk – darbinieks drukā šos dokumentus uz papīra, lai no tā ievadītu datorā.
Iespējams, saprātīgāk uzreiz veidot dokumentus mašīnlasāmā formātā, kas būtiski atvieglos grāmatvedības darbu. Līdz ar to iespējams saņemt attaisnojuma dokumentus strukturētā formātā kā XML. Šim nolūkam var izmantot datu tiešsaistes apmaiņas kanālus, tostarp e-adresi, kas dod iespēju no partnera saņemt dokumentus, kas uzreiz no datu tiešsaistes portāla tiek ieimportēti grāmatvedības sistēmā un tur arī glabāsies elektroniskā formātā. Ja dati tiek saņemti datu tiešsaistes kanālos, tad ir iespējams, ka dokumenta dati tiek ieimportēti programmā un ir papildu iespēja iegūt šo dokumentu arī cilvēklasāmā formātā, piemēram, PDF. Arī šajā situācijā ir divi varianti – saglabāt PDF savā datu serverī vai uzglabāt to tiešsaistes kanālā.
Svarīgākais gan ir fakts, ka šādi dokumenti ir viegli apstrādājami, momentāli koplietojami un samazina cilvēka ieguldīto darba apjomu. Tas arī ir galvenais digitalizācijas mērķis.