Datorprogrammas, kas mēra darbam veltīto laiku un palīdz strādāt efektīvāk
Kā veicas ar sevis disciplinēšanu, kad vasarīgi saules stari aicina visu mest pie malas un doties ārā? Vai spējat bez īpašas saņemšanās vai rituāla sākt darbu, neesot ierastajā darba vidē, un “nenovirzīties no pareizā ceļa” līdz pat darba dienas beigām?
Trīs mēnešus ilgušais attālā darba periods, kas daļā uzņēmumu pagarināts līdz pat rudenim, ļāva ikvienam labāk iepazīt sevi un novērtēt savu patstāvības līmeni. Pat ja pašam ar darba organizēšanas spēju viss ir kārtībā, tas vēl negarantē raitu darbu komandā. Attālā strādāšana ne vien prasa vairāk patstāvības, bet arī biežāk atstāj vienatnē ar izaicinājumiem — bez kolēģa spēcīgā pleca, uz ko paļauties grūtos brīžos.
Tildes Jumis pavasarī veica aptauju, kuras rezultāti parāda — 22% aptaujāto visgrūtāk tikt galā ar koncentrēšanās problēmām. Aptuveni 15% aptaujāto atzīst, ka attālajā darbā ir grūti noteikt darba dienas sākumu un beigas. Arī vadītājam nav viegli mobilizēt izkliedēti strādājošo komandu. Te var palīdzēt tehnoloģijas.
Ko kurš dara?
Ne vienā vien uzņēmumā gan birojā, gan attāli strādājošo darbinieku mobilizēšanai tiek izmantotas darba laika uzskaites sistēmas. To galvenais mērķis ir samazināt izniekotā laika apjomu un palīdzēt pašam darbiniekam saprast, ko viņš dienas, nedēļas vai mēneša laikā ir paguvis paveikt.
Vadītājam šādas sistēmas palīdz katrā projektā “turēt roku uz pulsa”. Viņš redz izpildes progresu reāllaikā un var precīzāk prognozēt, vai visus uzdevumus izdosies paveikt laikus. Katru dienu nav jāpārjautā padotajiem, kas paveikts. Atskaitēs viss ir redzams.
Darba uzraudzības sistēmas ir dažādas. Pieejamas gan par velti, gan par maksu. Atzītāko skaitā ir Wrike, JIRA un Asana – universālas, funkcijām bagātas platformas, kurās var apvienot visu komandu, izveidot jaunus projektus, deleģēt uzdevumus dažādiem darbiniekiem un sekot līdzi, kā katram veicas ar to izpildi. Komandai ir sava saziņas telpa un iespēja lūgt kolēģu palīdzību vai pārņemt kāda cita darbu, ja savi jau izdarīti. Par paveikto jāsniedz īsas atskaites, no kurām beigās var iegūt ilustratīvas infografikas par katra ieguldījumu.
No vienkāršākiem risinājumiem ir vērts pieminēt bezmaksas sistēmu ClickUp, kurā ar pāris klikšķiem var deleģēt pienākumus un atzīmēt uzdevuma paveikšanu, kā arī uzdevumu plānotāju GanttPRO. Pēdējais ir īpaši noderīgs attāli strādājošajiem, lai saprastu, cik daudz laika veltīts katram uzdevumam un cik daudz var atvēlēt nākamajiem.
Katra minūte dārga
Produktīvā un neproduktīvā laika uzskaitei ir pieejami arī daudzi citi risinājumi, un katram ir savas priekšrocības. RescueTime mēra, cik minūšu un stundu patiešām izdevies veltīt darbam, Engross sadala dienu 25 minūšu ražīguma periodos, kuros mudina pievērsties tikai tā brīža svarīgākajai lietai. WorkiQ pēta lietotāja uzvedību darba laikā. Cik daudz laika tiek veltīts pienākumu veikšanai, un cik minūšu vai stundu tiek izniekots bezmērķīgā klejošanā tīmeklī vai blakus nodarbēs. DeskTime ikdienas, iknedēļas vai ikmēneša pārskatos atklāj darbinieku neproduktīvos ieradumus, bet ar iebūvētā Pomodoro taimera palīdzību ik pēc 52 minūtēm tiek nosūtīts atgādinājums par īsu pauzi. Programma arī sarēķina katra projekta izmaksas pēc tajā ieguldītā laika.
Disciplīnas uzlabošanai var izmantot sistēmu StayFocused, kas uzskaita lietotāja apmeklētās interneta vietnes, lietotās programmas, katram uzdevumam veltīto laiku un konkrēti izdarītajam. Ar šādas statistikas palīdzību var visai viegli identificēt un neitralizēt galvenos traucēkļus, jo sistēma ļauj uz noteiktu laiku bloķēt piekļuvi izvēlētām vietnēm.
Darba laika uzskaites risinājumus ir izstrādājuši vairāki Latvijas IT uzņēmumi, tādēļ piedāvājums ir visnotaļ plašs. Arī Tildē izmantojam pašu radītu programmu nostrādāto stundu uzskaitei — Tildes Jumis Time Tracking, un no rudens plānojam to piedāvāt arī citiem uzņēmumiem. Šis risinājums ir piemērots visu veidu uzņēmumiem neatkarīgi no to lieluma un izceļas ar plašām pielāgošanas iespējām. Piemēram, Tildes Jumis Time Tracking spēj uzraudzīt maiņu darba darītājus tieši tajā posmā, kad viņiem jāstrādā, vai arī uzskaita darbinieku patērēto laiku atsevišķos projektos.
Var skatīties uz pirkstiem
Autoritāri vadītāji mēdz ņemt talkā programmu Time Doctor, kas darbinieku vidū nepavisam nav iecienīta. Tomēr rūdītu prokrastinācijas meistaru disciplinēšanai reizēm nākas likt lietā arī šādu “pātagu”. Time Doctor ik pēc trīs minūtēm izveido datora ekrānuzņēmumu, lai vadītājs varētu pārliecināties, ka darbinieks patiešām strādā. Viss darba laiks tiek aizvadīts produktīvā darbā. Programma arī aprēķina strādājošā produktivitāti atkarībā no blakus nodarbēs iztērētā laika.
Ne tik radikāls ir bezmaksas rīks TMetric Time Tracker, kurā ar minūtes precizitāti tiek uzskaitīts, cik daudz laika veltīts katram projektam. Vērtīga ir iespēja iestatīt projektam atvēlēto laiku. Kad limits sasniegts, programma sūta ziņu vadītājam, un viņš var izlemt, vai ļaut darbiniekam turpināt darbu pie attiecīgā jautājuma vai nodot to kādam naskākam kolēģim.