Vai manuāla grāmatvedība uzņēmumam tiešām ir lētāka?

Īsumā:

• Manuāla grāmatvedība ne vienmēr ir dārgāka, taču, uzņēmumam augot, pieaug arī slēptās izmaksas.
• Grāmatvedības digitalizācija nav tikai izmaksu samazināšanas jautājums. Tā palīdz uzņēmumam apstrādāt lielāku dokumentu apjomu, nepieņemot darbā papildu administratīvos darbiniekus, un nodrošina labāku procesu mērogojamību.
• Lielākā digitalizācijas vērtība ir ātrāka piekļuve finanšu datiem un kvalitatīvāki lēmumi.

Daudzi uzņēmumu vadītāji ir pārliecināti, ka viņu grāmatvedības procesi darbojas labi. Rēķini tiek apstrādāti, maksājumi veikti laikā, atskaites sagatavotas un finanšu dati ir pieejami, kad tie nepieciešami. No pirmā acu uzmetiena problēmu nav.

Tieši tāpēc grāmatvedības digitalizācija bieži nonāk prioritāšu saraksta beigās. Salīdzinot ar pārdošanu, klientu piesaisti vai jaunu produktu attīstību, finanšu procesu automatizācija reti šķiet steidzams jautājums.

Tomēr šāda pieeja slēpj būtisku risku. Lielākā daļa uzņēmumu ļoti labi zina, cik izmaksā grāmatvedības programma, ārpakalpojuma sniedzējs vai finanšu speciālista alga. Taču daudz retāk uzņēmumi spēj atbildēt uz šķietami vienkāršu jautājumu: cik patiesībā izmaksā viņu grāmatvedības process?

Nevis cilvēks. Nevis sistēma. Process.

Cik ilgu laiku aizņem viena rēķina apstrāde? Cik cilvēki ir iesaistīti dokumenta saskaņošanā? Cik bieži informācija tiek ievadīta vairāk nekā vienu reizi? Cik stundas mēnesī tiek pavadītas, meklējot dokumentus, precizējot informāciju vai labojot kļūdas?

Kamēr šie jautājumi netiek uzdoti, manuāli procesi šķiet lēti. Un dažos gadījumos tie patiešām ir. Uzņēmumam ar nelielu dokumentu apjomu un vienkāršiem procesiem manuāla pieeja var būt pilnīgi pietiekama. Taču situācija mainās brīdī, kad uzņēmums aug. Pieaugot dokumentu skaitam, klientu bāzei un prasībām pēc operatīviem finanšu datiem, sāk pieaugt arī manuālo procesu slēptās izmaksas.

Kāpēc manuāla grāmatvedība šķiet lēta?

Viens no iemesliem ir tas, ka izmaksas ir izkaisītas pa visu organizāciju. Nevienā budžeta pozīcijā neparādās ieraksts "zaudētais laiks". Nav arī atsevišķas pozīcijas ar nosaukumu "datu dubulta ievade" vai "manuāla dokumentu saskaņošana".

Piemēram, ienākošais rēķins tiek saņemts e-pastā, kāds to pārsūta kolēģim, kāds pārbauda informāciju, kāds to saskaņo. Pēc tam dati tiek ievadīti sistēmā, dokuments saglabāts arhīvā un vēlāk izmantots atskaitēm. Neviena no šīm darbībām atsevišķi neaizņem daudz laika. Taču, ja uzņēmums mēnesī apstrādā simtiem vai tūkstošiem dokumentu, kopējais patērētais laiks kļūst ievērojams.

Dažādos finanšu procesu efektivitātes pētījumos norādīts, ka manuāla ienākošo rēķinu apstrāde var aizņemt no dažām minūtēm līdz pat 15 minūtēm vai vairāk, īpaši gadījumos, kad procesā iesaistīta dokumentu saskaņošana, datu ievade un informācijas pārbaude. Tas nozīmē, ka pat šķietami nelielas darbības, kas tiek atkārtotas simtiem reižu mēnesī, uzņēmumam rada būtisku administratīvo slogu.

Pieņemsim, ka viena rēķina pilna apstrāde aizņem vidēji 8 minūtes. Uzņēmumam, kas mēnesī apstrādā 1000 rēķinus, tas nozīmē vairāk nekā 130 darba stundas mēnesī. Gada laikā tās ir vairāk nekā 1500 stundas. Tas ir gandrīz pilns darba gads vienam darbiniekam. Ja pieņemam, ka viena administratīvā vai grāmatvedības darbinieka pilnās izmaksas uzņēmumam ir aptuveni 1800-2500 EUR mēnesī, šāda darba apjoma nodrošināšana gada laikā uzņēmumam var izmaksāt vairāk nekā 20 000 EUR. Un tas ir tikai viens process.

Kā manuāli grāmatvedības procesi ierobežo uzņēmuma izaugsmi?

Tradicionāli grāmatvedības automatizācija tiek pasniegta kā izmaksu samazināšanas projekts. Taču mūsdienās tas vairs nav galvenais arguments. Daudz svarīgāks jautājums ir uzņēmuma spēja augt.

Patiesībā uzņēmumiem vajadzētu sev uzdot vienkāršu jautājumu: ja rīt dokumentu apjoms dubultotos, vai mēs spētu to apstrādāt ar esošo komandu? Ja atbilde ir "nē", tad problēma, iespējams, nav darbinieku skaits. Problēma ir procesa spēja mērogoties.

Viena no būtiskākajām digitalizācijas priekšrocībām ir spēja atdalīt uzņēmuma izaugsmi no administratīvo izmaksu pieauguma. Uzņēmumam augot, nav obligāti jāpieaug cilvēku skaitam, kas ievada datus, pārsūta dokumentus un pārbauda informāciju. Daudzas no šīm darbībām iespējams automatizēt.

Tāpēc uzņēmumi, kas digitalizē finanšu procesus, bieži iegūst ne tikai zemākas izmaksas, bet arī lielāku kapacitāti. Viņi spēj apstrādāt lielāku dokumentu apjomu bez proporcionāla administratīvā personāla pieauguma.

Kāpēc aktuāli finanšu dati ir svarīgāki par kļūdām?

Runājot par manuālu grāmatvedību, bieži tiek pieminēts kļūdu risks. Tas ir pamatoti, taču patiesībā lielākā problēma ir cita. Lielākā problēma ir informācijas pieejamība. Vadītājiem nepieciešami aktuāli dati, lai pieņemtu lēmumus. Viņiem jāspēj saprast, kā mainās izmaksas, kāda ir naudas plūsma, kuri klienti ir rentablākie un kurās jomās rodas riski.

Ja šādas informācijas iegūšanai nepieciešamas vairākas dienas vai nedēļas, uzņēmums zaudē spēju reaģēt pietiekami ātri. Šī ir izmaksu kategorija, kuru ir gandrīz neiespējami precīzi izmērīt. To neveido kļūdaini ievadīti cipari vai zaudēti dokumenti. To veido nokavētas iespējas. Konkurences apstākļos, kur lēmumu pieņemšanas ātrums kļūst arvien svarīgāks, šāds kavējums var maksāt daudz vairāk nekā viena kļūdaini ievadīta rēķina labošana.

Kāpēc grāmatvedības digitalizācija ir biznesa jautājums?

Pirms desmit gadiem digitalizācija bieži tika uztverta kā tehnoloģisks projekts. Tika vērtētas sistēmu izmaksas, ieviešanas termiņi un tehniskās prasības. Šodien situācija ir mainījusies. Darbaspēka izmaksas turpina pieaugt. Kvalificētu finanšu speciālistu piesaiste kļūst arvien sarežģītāka. Vienlaikus pieaug dokumentu apjoms un nepieciešamība pēc operatīvas informācijas.

Šādos apstākļos jautājums vairs nav par to, vai uzņēmums vēlas izmantot modernākas tehnoloģijas. Jautājums ir par to, kā uzņēmums plāno attīstīties nākamajos gados. Ja uzņēmuma izaugsmei nepieciešams arvien vairāk cilvēku, kas nodarbojas ar administratīvu darbu, ilgtermiņā tas kļūst par konkurētspējas problēmu.

Savukārt uzņēmumi, kas investē grāmatvedības automatizācijā, finanšu procesu digitalizācijā un e-rēķinu izmantošanā, iegūst pavisam citu priekšrocību. Viņi spēj augt efektīvāk.

Kā saprast vai uzņēmums jau ir gatavs digitalizācijai?

Daudzi vadītāji uzdod nepareizo jautājumu. Viņi jautā: "Vai mums jau vajag digitalizāciju?" Daudz lietderīgāk būtu jautāt: "Kādas pazīmes liecina, ka esošie procesi sāk kavēt uzņēmuma attīstību?" Parasti tās ir diezgan viegli pamanāmas.

• Rēķinu apjoms aug straujāk nekā komandas kapacitāte.
• Finanšu dati nav pieejami pietiekami ātri.
• Dokumentu saskaņošana regulāri aizkavējas.
• Darbinieki arvien vairāk laika pavada administratīvos uzdevumos.
• Vadība nevar iegūt nepieciešamo informāciju bez manuālas datu apkopošanas.

Ja uzņēmumā novērojama kaut daļa no šīm pazīmēm, digitalizācijas jautājums vairs nav teorētisks. Tas jau ir biznesa efektivitātes jautājums.

Uzņēmumu vadītāji bieži domā par izaugsmi klientu, pārdošanas vai tirgus daļas kategorijās. Taču aiz katra veiksmīga uzņēmuma stāv procesi, kas spēj atbalstīt šo izaugsmi.

Vēlies uzzināt vairāk par grāmatvedības digitalizāciju?

Lasi mūsu blogā:

• Kā mazam uzņēmumam pārvaldīt grāmatvedību: programma vai grāmatvedības birojs?
• Kas ir e - rēķins?
• Lokāls, mākonī bāzēts vai web risinājums - kāda ir atšķirība?
• Mākoņrisinājumi grāmatvedībā: ieguvumi un drošība

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai manuāla grāmatvedība vienmēr ir dārgāka par digitalizētu grāmatvedību?

Nē. Uzņēmumiem ar nelielu dokumentu apjomu un vienkāršiem procesiem manuāla grāmatvedība var būt pilnīgi pietiekama un ekonomiski pamatota. Tomēr, pieaugot uzņēmumam, dokumentu skaitam un nepieciešamībai pēc operatīviem finanšu datiem, manuālo procesu uzturēšana kļūst arvien laikietilpīgāka un dārgāka.

Kā saprast, ka uzņēmumam ir pienācis laiks digitalizēt grāmatvedības procesus?

Parasti par to liecina vairāki signāli: pieaug rēķinu apjoms, dokumentu saskaņošana aizņem pārāk daudz laika, finanšu dati nav pieejami pietiekami ātri, bet darbinieki arvien vairāk laika pavada administratīvos uzdevumos. Ja procesu apjoms aug straujāk nekā komandas kapacitāte, ir vērts apsvērt grāmatvedības digitalizāciju.

Kādi ir galvenie ieguvumi no grāmatvedības digitalizācijas?

Grāmatvedības digitalizācija palīdz samazināt manuālu datu ievadi, paātrina dokumentu apstrādi un uzlabo finanšu datu pieejamību. Tas ļauj uzņēmumiem efektīvāk pārvaldīt resursus, pieņemt ātrākus lēmumus un augt bez nepieciešamības būtiski palielināt administratīvo personālu.